LA AMBIGÜEDAD DEL CONCEPTO ORGANIZARSE
No salió bien. Para la próxima ocasión, tendremos que ‘organizarnos’ mejor.
Una frase muy recurrente que se escucha en muchos equipos de trabajo. Cuando alguien dice que una tarea o un proceso deberían haberse organizado mejor, es porque considera que existe ‘algo’ por mejorar.
Pero… ¿qué es ese ‘algo’? ¿Es algo tangible o es abstracto?
Te doy la bienvenida a una de las mayores incógnitas de la organización:
¿Qué significa ser una persona organizada?
Lo cierto es que confundimos organización con otros conceptos: orden, productividad, procedimientos, protocolos, comunicación, liderazgo… y así una lista infinita.
Es verdad que todos los conceptos se cruzan entre ellos, y que a veces no resulta sencillo acotarlos con exactitud.
Pues bien, cuando hablamos de organización nos referimos a la creación de uno o varios sistemas para lograr una meta determinada.
La organización depende mucho de las expectativas personales y del significado que le atribuimos a cada cosa, ya que ambos elementos determinarán por completo el nivel de organización de cada persona.
Ejemplo: Si a una persona no le gusta poner carpetas a su gestor de correo, no tiene por qué considerarse como una persona desorganizada. A lo mejor prefiere organizar los correos marcándolos como importantes, para saber qué prioridad tienen cada uno de ellos. En cambio, otra persona puede tener un sistema de carpetas que le permita organizar cada correo que recibe. Para él/ella, es el mejor sistema de organización porque de esta manera sabe dónde está toda la información que necesita en cada momento.
En ambos casos estamos hablando de ‘organización personal’, aunque cada uno con unas reglas particulares que le permiten tener un nivel satisfactorio de ‘eficiencia subjetiva’. No hay ninguna mejor que otra, la clave está en conocer si le funciona o no a la persona que las usa.
La organización es una competencia que, bien trabajada, nos permite superar numerosos escollos. Estos son algunos de los problemas principales de las personas poco organizadas:
Tienen menos autocontrol y se ‘perturban’ más: la desorganización suele venir precedida por el exceso de estímulos en nuestro entorno, por lo que, si además no los organizamos de una forma eficiente, entonces nos genera una alteración inconsciente a nivel emocional. Si no encuentras lo que buscas, es fácil que te enfades (intensidad emocional) y que termine repercutiendo en tu nivel de autocontrol. El autocontrol es la semilla interior más potente de la atención, la antesala imprescindible de tu productividad. Si por ejemplo no encuentras los documentos que necesitas para elaborar una presentación, es muy probable que te pongas nervioso y termines desconcentrándote de tu actividad principal. Al final, es muy probable que tu entorno más cercano acabe pagando tu nerviosismo.
Aumentan considerablemente su nivel de estrés (sobre todo distrés): si bien generar estrés no tiene por qué ser nada maligno, lo cierto es que una exposición constante a factores estresantes sí que puede conllevar a verdaderos problemas de salud (no es casualidad que el estrés esté muy arriba en el ranking de enfermedades laborales). La desorganización es una fuente de estrés, no sólo a nivel personal, sino para todas las personas de tu entorno. Encontrar el equilibrio entre estrés y bienestar no es tarea fácil. Si las carpetas de tu archivo están mal organizadas, esto provocará que muchas personas se estresen cuando vean que los documentos no están en su lugar, generando futuros conflictos en el equipo.
Empequeñecen su capacidad de atención: a mayor cantidad de estímulos, mayor será probabilidad de distraerse. Tu atención queda especialmente dañada ante la ausencia de claridad, y justamente la desorganización es un foco de caos y distracción. Si por ejemplo anotaste las tareas pendientes en diferentes post-it y no recuerdas dónde están, es muy probable que estés pensando más de la cuenta sobre cuáles son las próximas tareas que debes hacer. Esta ausencia de claridad provocará muchas distracciones en forma de pensamientos repetitivos.
Reducen su nivel de eficiencia: el objetivo número 1 de la organización es la eficiencia. Si cada vez que tienes que clasificar una tarea, documento o proyecto inviertes más tiempo de lo deseable, lo más seguro es que tu productividad caiga en picado. En definitiva, no es un sistema eficiente. Anotar todas tus tareas en una única lista puede parecer muy práctico, pero quizá cuando tengas que escoger qué debes hacer entre más de 50 ítems, observarás que es un sistema poco eficiente y que no te ayuda a tomar decisiones ágiles.
Limitan su creatividad: a pesar de que se rumorea que las personas desorganizadas son más creativas, la neurociencia se empeña en demostrarnos todo lo contrario. Cuanto más desorganizado seas, más energía consumirás en buscar los recursos que necesitas. Y justamente es esta energía la que fomenta nuestra creatividad, ya que cualquier proceso creativo requiere de energía y atención para sacarle el máximo rendimiento. Si tienes muchas tareas pendientes y todas son demasiado grandes, es bastante probable que te quedes encallado al no saber cuál es la siguiente acción concreta que debes hacer. Esta indefinición provoca distracciones e impide que te centres en el proceso creativo que quieres llevar a cabo.
Disminuyen la calidad de sus relaciones personales: la desorganización no sólo es un tema de ámbito profesional, sino que también influye en la calidad de nuestras relaciones personales. Si nunca te acuerdas de tu entorno más cercano, si tampoco no prestas atención a las señales de tu entorno, entonces seguro que tus relaciones personales se verán afectadas negativamente. Cuidar de cualquier relación requiere de atención y organización, por lo que la ausencia de estos dos elementos no nos ayudará a fortalecer la salud de nuestras relaciones (tanto en el ámbito personal como profesional). Si siempre dices que ayudarás a un amigo a orientarle en su carrera profesional y no te acuerdas nunca de hacerlo, la calidad de la amistad seguramente se vea afectada.
Les cuesta más implementar hábitos nuevos: implementar nuevos hábitos requiere atención y constancia. La desorganización provoca un ‘vacío improductivo’ que se traslada en la incorporación de nuevos hábitos ya que, como no tienes los hábitos bien organizados en tu agenda, al final terminas por desistir y romper la constancia. Si cuando termina la jornada laboral quieres empezar a correr unos minutos al día, deberías tener cierta organización para sacar el tiempo necesario de hacerlo. Si tu desorganización te hace terminar tarde tu jornada laboral y además no te acordaste de traer la ropa deportiva para salir a correr después del trabajo, ya puedes intuir el destino final de este nuevo hábito.
Resumiendo: la desorganización genera muchas fugas de productividad.
Ahora bien, creo que a partir de ahora la pregunta está clara…
¿Te gustaría ser una persona un poco más organizada?
Después de casi una década en el ámbito de la Productividad Personal, me gustaría compartir contigo los 5 hábitos de la persona más organizada del mundo según mi experiencia:
1) SABE GESTIONAR SUS PROPIAS EXPECTATIVAS
El ‘nivel de organización’ es totalmente personal. No existe un nivel de organización perfecto, cada persona decide dónde pone el listón. Lo más importante es que la organización funcione en base a los objetivos marcados.
Hay personas que supuestamente viven sumidas en el caos más absoluto, pero en cambio aseguran tenerlo todo organizado. Les podríamos llevar la contraria, cierto, pero difícilmente le podremos discutir si tiene razón o no.
Además, hay que resaltar que existe un factor cultural muy importante: así como a las personas no les importa reconocer que son poco ordenadas (la manera de guardar las cosas), no sucede lo mismo con la organización (el sistema de guardar las cosas). Si alguien abiertamente reconoce que su sistema de organización funciona, ¿quiénes somos nosotros para argumentar lo contrario?
Esta última idea genera verdaderas guerras en las empresas, ya que cuesta encontrar un criterio uniforme que encaje con todas las partes implicadas.
Aquí tienes 3 ideas para gestionar mejor las expectativas de la forma de organizarnos:
La honestidad es el punto de partida: la introspección es el punto inicial de cualquier mejora. Sin ella, todos los cambios propuestos quedarían en agua de borrajas. Analiza cómo te estás organizando hasta ahora e identifica qué áreas son mejorables. Puede ser que en tu trabajo lo tengas todo súper organizado, mientras que en casa te resulte muy complicado llevarlo a cabo. O viceversa. En vez de áreas tan grandes como casa/trabajo, también lo podríamos analizar en base a las distintas categorías que manejas en el trabajo: lista de proyectos y tareas, contabilidad, archivos, comunicación interna… ¿en qué área crees que deberías mejorar tu organización?
Tres preguntas básicas para conocer tus expectativas: a) ¿Qué significado tiene para mí la organización?; b) ¿Qué cambiaría si mi vida/un área concreta estuviera más organizada?; c) ¿Qué necesitaría por mi parte (o de otros) para mejorar mi organización? Organizar por organizar supone un desgaste mental estéril, ya que primero debería existir una convicción personal sobre por qué queremos hacerlo.
Qué expectativas vas a cubrir gracias a la organización: la organización, como concepto, no nos genera un disparador emocional que incremente nuestras ganas de ser más organizados. Como a casi todas las palabras de productividad, hay que añadirle un significado personal detrás. Ser una persona organizada nos puede permitir: trabajar menos horas y poder disfrutar más de mi tiempo libre, evitar conflictos con otros colaboradores debido a la desorganización, cometer menos errores en mis tareas, no duplicar tareas con otras personas de mi equipo… ¿cuál de estos puntos (u otros) podrían verse optimizados por una buena organización?
2) EMPIEZA A NIVEL INDIVIDUAL Y LUEGO SE INTEGRA AL EQUIPO
Primer punto: una cosa es la organización personal, y otra muy distinta es la organización en equipo. Cualquier proceso de organización deben empezar primero con una introspección personal, ya que a nadie le gusta que le impongan ciertas reglas sin conocer muy sus beneficios.
Una vez realizada esta introspección personal para conocer nuestro nivel de organización (leer primer punto), entonces ya estamos preparados para integrar la organización en equipo a nuestros hábitos de productividad.
Hacerlo al revés suele ser contraproducente, ya que el ego productivo se encargará de boicotear cualquier procedimiento externo que nos obligue a actuar de cierta manera en contra de nuestra voluntad.
Un segundo punto clave tiene que ver con la circunstancias que está viviendo nuestro equipo: ¿en qué punto se encuentra ahora mismo nuestro equipo a nivel de organización? ¿Qué ‘momentum’ profesional está atravesando nuestro equipo? ¿Cuál es la carga de trabajo que está afrontado el equipo?
Aquí tienes 3 pasos imprescindibles para garantizar que la organización funcione a nivel de equipo:
a) Crea un recopilatorio de buenas prácticas: aprovechar lo que ya funciona es preferible a crear un sistema nuevo. Suele pasar que muchas de estas buenas prácticas no suelen estar escritas en ninguna parte, así que sería recomendable que cada miembro del equipo hiciera una pequeña lista de las mejores acciones de organización para luego compartirlas conjuntamente. Por ejemplo: dónde se almacenan las tareas delegadas, dónde guardamos el material de los proyectos compartidos, qué carpetas se emplean en el servidor interno para lograr la máxima organización…
b) Redacta las reglas de organización en una Wiki corporativa: después de haber acordado las mejores prácticas en equipo, sin duda hay que recopilarlas en un espacio compartido y fácilmente accesible para todos. Mi sugerencia favorita sería la de crear una wiki (o manual de procesos), un documento donde se estructura la información principal de todo el equipo y las reglas básicas de organización a seguir. Además, sirve también para conocer los procedimientos repetitivos de la empresa (qué hacer en caso de emergencia, cómo deberían ser las publicaciones en redes sociales, personas especialistas en ciertas temáticas…).
c) Asigna a un/a responsable rotativo para un buen seguimiento: igual que las necesidades de los equipos y las empresas cambian, los patrones de organización también. Lo que una vez fue útil para el equipo, ahora puede requerir de una actualización según el contexto. Para este cometido, es interesante contar con una figura responsable de los criterios de organización que garantice su fiabilidad (se recomienda que sea un rol rotativo).
3) GESTIONA LISTAS DE TAREAS FLEXIBLES Y CENTRALIZADAS
Uno de los indicadores más fidedignos de una mala organización son las fugas. Estas fugas pueden ser de tareas, eventos, información, material, comunicación… en fin, agujeros de eficiencia que terminan en quebraderos de cabeza.
Uno de los problemas más habituales es la dispersión de la organización. Cada persona guarda su información en diferentes sitios, complicándole al resto la posibilidad de colaborar en equipo. Si no hay un patrón básico de organización, la inercia hará que se generen conflictos y duplicidades de tareas.
Con el objetivo de configurar un sistema de productividad fiable y centralizado, mi recomendación es que integres, como mínimo, los siguientes 3 documentos:
a) Lista de proyectos actuales y pendientes: en este documento anotaríamos todos los proyectos activos y pendientes que tienes, y lo ideal es que fuera un documento compartido para que todo el equipo pudiera ver la evolución de cada proyecto. Es importante destacar qué proyectos están activos ahora mismo y cuáles no, ya que un exceso de información sólo genera ruido mental y no aporta agilidad.
b) Lista de tareas puntuales e indefinidas: aquí anotaremos todas aquellas tareas que, siendo a corto y medio plazo, todavía no sabemos muy en qué día las haremos. Esto ocurre habitualmente cuando alguien nos dice que: ‘esta tarea habría que hacerla relativamente pronto’. La palabra relativamente no indica urgencia, pero sí que podemos adivinar que en 1-2 semanas debería estar hecha. Esta lista justamente es para anotar este tipo de tareas, para posteriormente activarlas cuando sepamos cuándo las vamos a hacer (entonces pasarán al plan semanal).
c) Plan semanal: en este documento anotaremos las tareas que sean exclusivas de la semana en cuestión, tanto las planificadas como las imprevistas. Trabajar con el marco temporal de 1 semana nos ayuda a ganar claridad y hacer pequeños esprints semanales para ir avanzando nuestros proyectos por fases.
4) ENTRENA A CONSCIENCIA SU TOLERANCIA A LA FRUSTRACIÓN
La organización es como un castillo de naipes, se cae rápido ante cualquier soplo de ineficiencia.
Es menester comprender la organización perfecta no existe, sólo nos podemos aferrar a la que ya funciona. Tanto nosotros como nuestro equipo, tendremos momentos de colapso total y el sistema de organización se quebrará.
Vivir sumido en el caos de la desorganización provoca grandes dosis de frustración y rabia, así que alimentar la tolerancia a la frustración es un bien escaso, aunque muy bien ‘remunerado’.
No obstante, aceptar no es resignarse. Debemos encontrar estrategias que nos sirvan para volvernos a subir al tren de la organización:
Si la desorganización se alarga, la mala comunicación también: organización y comunicación son 2 caras de la misma moneda, ya que no hay una sin otra. La mayoría de las veces la desorganización está causada por una mala comunicación, porque no se han establecido acuerdos pactados sobre cómo deberíamos organizar nuestro trabajo. Además de la ya citada Wiki, también deberíamos incluir en el plan de bienvenida de la persona y de comunicación interna, todo lo relacionado sobre cómo se organiza la empresa. De no hacerlo, corremos el riesgo de cronificar el problema, aparte de invertir muchísima energía en tener que ir detrás de todo el mundo.
La (no) regulación emocional causa desorganización: la frustración supone un bloqueo total de nuestra atención, la cual se pierde en los pensamientos repetitivos que genera la rabia (no muy bien gestionada). Los altibajos emocionales hacen que las personas no se centren en las tareas, y todavía mucho menos en garantizar una excelente organización. Cuando estamos dispersos y nos sentimos frustrados, tendemos a cometer más fallos, enfadarnos más, sufrir más accidentes… y por supuesto, no prestar atención a la organización. Tener autocontrol emocional es un bien necesario para evitar episodios de caos (con todo lo que suponen a nivel de organización).
Gestión de la improductividad de tus colaboradores: el seguimiento hacia otros colaboradores tiene que ir vinculado con los indicadores de cumplimiento. A nadie le gusta que le atosiguen y evalúen constantemente si hace las cosas bien. Si la persona tiene incumplimientos constantes y no sigue el patrón de organización pactado, entonces habrá que trabajar el plano emocional con él/ella. El desarrollo de la competencia ‘tolerancia a la frustración’ es una asignatura pendiente en muchas empresas. Igualmente, aquí tienes 4 fórmulas probadas para gestionar la improductividad de tu equipo (megaguía).
5) ELIMINA MÁS QUE ACUMULA
El exceso de ruido acelera la desorganización. Si tenemos demasiados proyectos, tareas, materiales, carpetas… es muy probable que tendamos a ser personas poco o nada organizadas.
Si tienes el escritorio de ordenador/computadora completamente lleno de archivos, es muy probable que te distraigas a menudo y que esto termine lastimando tu productividad. Si tienes el servidor interno lleno de archivos caducados y sin un orden concreto, al final acabarás almacenando la información de cualquier manera y te costará encontrarla ágilmente.
Ambos ejemplos son una muestra de acumulación, una mala práctica bastante patente en muchas personas. Si de verdad quieres empezar a eliminar antes que acumular, aquí tienes 3 hábitos clave para organizarte con la máxima eficiencia:
Analiza por qué acumulas cada semana: entender por qué suceden las cosas es el primer paso para corregir y avanzar. Identifica en qué área se te acumulan más cosas: demasiados eventos en tu calendario, demasiadas tareas en tu agenda, arrastras tareas semana tras semana, muchos archivos descargados en tu escritorio… Cuando conozcas las principales puertas de entrada, entonces podrás empezar a poner cerco a tu acumulación. A veces, también, tenemos demasiados archivos porque no estamos haciendo una buena dieta digital.
Procura que entren menos cosas de las que salen: una regla muy simple, aunque tremendamente poderosa. Si cada semana te entran más elementos de los que eres capaz de eliminar, seguramente terminarás colapsando el sistema. Este ejercicio también es preferible hacerlo por cada área, para ver cómo podemos hacer un torniquete digital a los ítems que se acumulan. Si ves que cada semana tienes más tareas por hacer de las que realmente puedes hacer, es que tu sistema es incapaz de amortiguar todas las tareas y resulta muy ineficiente. Tal vez añadir una tarea semanal de 15 minutos para eliminar tareas podría ser una excelente opción.
Cada ‘elemento’ debería tener su lugar: la organización se consolida cuando tenemos una ‘bandeja de entrada’ para cada elemento que debemos clasificar. Si es una tarea que no tienes que hacer esta semana, su lugar ideal será la lista de tareas indefinidas. Si algún colaborador/a comparte contigo un nuevo proyecto a largo plazo para trabajar juntos, entonces lo añadiríamos a la lista de proyectos pendientes. Todos los correos tienen sus correspondientes carpetas. Toda la información tiene un espacio concreto y una nomenclatura compartida con el equipo. ¡Cualquier elemento nuevo debe tener un espacio diseñado para él!
¡Ahora es tu turno! ¿Te consideras una persona organizada? ¿Qué hábitos te hacen ser una persona organizada? ¿Qué deberías mejorar para mejorar tu organización? Déjame tus impresiones en el apartado de comentarios : ) ¡1000 gracias!
¡Un abrazo!