MUCHO RUIDO Y POCA PRODUCTIVIDAD
Es el pan de cada día en muchas empresas.
Hay un ruido de fondo corporativo que he tenido muchas ocasiones de escuchar:
"Los talleres de Gestión/Manejo del Tiempo no funcionan"
¿No estás de acuerdo? ¿Sí? ¿Por qué? ¡Házmelo saber en comentarios!
Y a continuación, se suelen oír algunos de sus motivos más habituales:
Si no gestionan su tiempo los de arriba, difícilmente nosotros lo podremos aplicar
Esto de la teoría es muy bonito, la realidad se encarga de demostrarte que no vale
Los de sistemas nos tienen capadas muchas aplicaciones, prefiero no arriesgarme
Yo ya me organizo muy bien, no sé por qué hacemos talleres de estos
Quizá para otros funciona, pero no creo que lo haga para mi caso personal
¿Qué otras razones añadirías tú?
En definitiva y sin entrar en detalle en cada una de ellas, la lista de razones por las cuales no funcionan este tipo de talleres es interminable.
Ahora bien, ¿significa que este tipo de talleres realmente no funciona? ¿O es que simplemente estamos haciendo algo mal?
La finalidad de este artículo es doble:
a) Explorar y explicar las razones habituales por la cuales la mayoría de los talleres de Gestión/Manejo del Tiempo no suelen funcionar.
b) Diseñar un plan previo y posterior para garantizar la efectividad de los talleres de Gestión/Manejo del Tiempo.
NOTA PREVIA: Es cierto que muchos profesionales no están de acuerdo con el nombre 'Gestión/Manejo del Tiempo', precisamente porque el tiempo no se puede gestionar, sino lo que hacemos con él. Ahí nada que decir, totalmente de acuerdo. Ahora bien, a nivel corporativo todavía es el nombre más empleado, pero por supuesto aquí podríamos añadir nombres relacionados como Productividad Personal, Efectividad Personal, Planificación y Organización, Autogestión...
POR QUÉ MUCHOS TALLERES DE GESTIÓN DEL TIEMPO NO FUNCIONAN
La idea de este post es ser lo más constructivo posible.
¿Qué podríamos hacer nosotros para que los talleres funcionen de verdad?
Es verdad que podría atacar a todos los consultores y erigirme como el gran salvador de la especie, pero creo de verdad que todos tenemos nuestra parte de responsabilidad cuando 'algo' no funciona. TODOS. Y me incluyo, por supuesto.
Con la mirada puesta en mejorar la experiencia de este tipo de talleres, me centraré en la responsabilidad que tiene cada parte implicada para buscar puntos de mejora. ¿Me acompañas?
La responsabilidad de la persona que contrata el servicio
Se supone que la empresa es la primera interesada en garantizar que funcione una formación de Gestión/Manejo del Tiempo.
Parece una obviedad, cierto, pero es que a veces parece lo contrario.
Me explico: si de verdad quieres que algo funcione, tienes que implicarte. Esta idea no es ningún mensaje revolucionario, lo sé, pero a veces se nos olvida lo más esencial.
Hay 3 acciones clave antes de iniciar ningún curso de Gestión del Tiempo (bueno, y cualquier otro tipo de formación/capacitación): detección, co-creación y seguimiento.
Cuando hablamos de detección nos referimos a identificar las necesidades formativas de los colaboradores en relación con su planificación y organización. Esto no sólo se hace con un diccionario de competencias en mano, también hay que 'salir ahí fuera' y preguntarles a los colaboradores directamente sobre sus necesidades actuales. Si detectas que muchos colaboradores se quejan por el exceso de proyectos y de la sobrecarga de tareas, hay que indagar un poco más para conocer el origen principal de esta situación. A veces no es Gestión del Tiempo, es un tema de liderazgo. A veces no tiene nada que ver con el manejo del estrés, sino más bien en que la comunicación interna es nefasta. ¡Clarificar este punto es esencial! No sería la primera vez que se realiza un curso de Gestión del Tiempo sin ningún interés ni necesidad por parte de los asistentes, ¿te suena esta situación?
La co-creación es una de las partes más importantes, aunque muchas veces resulta una gran olvidada. Está bien delegar el curso al formador y que él/ella se encargue de los contenidos, pero es imprescindible (y muy aconsejable) la persona responsable de la formación también se inmiscuya en la selección de los contenidos más idóneos. Si el formador te da una extensa gama de contenidos que tratará durante la sesión, sin duda es una buena idea que le asesores en la selección de dichos contenidos para ajustarlos a las necesidades de los equipos. No se trata de cuestionar el contenido del formador, para nada, pero sí de asegurar que las temáticas que se abordarán son realmente necesarias para los colaboradores.
El seguimiento es un paso 'lógico' para lograr un mayor impacto en la formación. En ese caso digo 'lógico', pero a veces pasa totalmente desapercibido. Hay muchas formaciones de usar y tirar, donde después del curso uno se olvida por completo de su implementación. La persona responsable de contratar la capacitación debería contrastar los objetivos que se pretendían con los resultados a posteriori. La formación, sin medición posterior, es sólo una actividad recreativa. Al final la formación impacta de lleno en 3 aspectos principales: las habilidades/competencias de los asistentes, el bienestar/satisfacción de las mismas y la productividad general de la empresa. Los cursos son una inversión, por eso esencial saber que estamos remando hacia los resultados deseados a nivel corporativo.
Por último, es importante que el curso sea voluntario, o por defecto, que no sea obligatorio. La diferencia de implicación entre las personas que vienen voluntarias y las que vienen forzadas, es simplemente DESCOMUNAL. Las personas que vienen de forma obligatoria también, a veces, intentan boicotear la sesión, con el consiguiente perjuicio para todas las personas interesadas ¿Por qué forzar a alguien a hacer algo que no quiere? ¿Tendría sentido hacerlo en otro ámbito distinto?
La responsabilidad del Formador/a
Los formadores a veces pecamos de poner demasiados titulares rimbombantes en nuestras propuestas. Es decir que, para adornar los contenidos que vamos a ofrecer, añadimos florituras de relleno que generan muchas expectativas imprevisibles.
Los titulares marketinianos de los contenidos están bien, además sirven para sazonar de interés a una formación que ya de por si no suele suscitar mucha admiración (hablaremos de ello más tarde).
Una vez seleccionados los contenidos finales para el curso, es preferible compartir el guion del curso de forma 'aterrizada' con las personas que gestionan la formación en la empresa. Es bueno ser honesto y comprensivo para no aferrarse al contenido (no debe ser inamovible), y ser flexible en las necesidades de la empresa. Lo comento porque a veces el formador dice que tendrá en cuenta las recomendaciones de la empresa, y finalmente termina haciendo el curso exactamente igual como tenía previsto. Desconozco si es por un exceso de ego o simplemente por pereza, eso ya lo dejo bajo la tutela de cada formador. La flexibilidad, bien entendida, es un buen puente de entendimiento y satisfacción entre ambas partes.
Siguiendo la estela del punto anterior, es crucial ofrecer promesas reales de lo que se puede lograr con un curso de Gestión del Tiempo. En mi caso particular, después de 8 años probando todo tipo de metodologías de Productividad Personal, todavía siento que tengo mucho por mejorar. ¿Es posible asistir a un curso de Gestión del Tiempo y transformar por completo tu forma de planificarte y organizarte? Como cualquier otra habilidad profesional, es una semilla que hay que regar durante mucho tiempo para obtener una cosecha abundante y sostenible en el tiempo.
Otro punto clave es el material que se da durante el curso. Aquí los formadores solemos irnos a 2 extremos: a) dar tanto material que es imposible aclararse, b) dar el mínimo material para no distraerse del objetivo principal. Encontrar el equilibrio no siempre resulta sencillo, ya que ambos extremos no suelen ser muy bienvenidos por parte de los asistentes. Es verdad que la cantidad suele gustar por delante de la escasez, pero al final lo que buscamos es efectividad. Si hay demasiado material, la gente desconecta y después se pierde fácilmente por una jungla de contenido.
Es bueno combinar contenido en papel y digital. El contenido en papel nos permite trabajar directamente durante el curso, y el contenido digital nos da la posibilidad de volver a ‘revivir’ parte del contenido abordado en el taller. Si usamos demasiado rato el ordenador/computadora en las sesiones, tenemos las tentaciones muy a mano para que los participantes se distraigan (correo electrónico, tareas pendientes, mensajería instantánea…).
Por último y siguiendo las tendencias de muchas escuelas infantiles, hay que minimizar los ‘deberes’ en la medida de lo posible. Teniendo como referencia los tempos de muchas empresas, pararse unos minutos para rescatar el material del curso a veces supone un auténtico via crucis. Tienes razón en que no debería ser lo ideal, pero tenemos que entender que la realidad de muchas organizaciones funciona a una velocidad de vértigo. Así que, en base los criterios pedagógicos del formador/a, es preferible trabajar los contenidos directamente en el curso para no inundar de deberes a los asistentes.
La responsabilidad de Recursos Humanos (departamento Formación)
Es cierto que en muchas ocasiones la persona que contrata el curso suele ser el mismo departamento de formación/capacitación. Si fuera este el caso, entonces seguiríamos las indicaciones del primer punto de este apartado.
Muchas veces los cursos de Gestión del Tiempo se hacen por cortesía y ‘porque toca’. Como resulta ser una habilidad bastante deficiente en muchas empresas, algunos cursos se realizan porque creemos que ‘tienen que hacerse’. ¿Estamos destinando nuestros recursos formativos al azar? ¿Dónde queda la alineación con los objetivos de la empresa?
De este tema el personal de Recursos Humanos/Capital Humano sabe muchísimo, lo que ocurre es que las prisas suelen apoderarse de muchas decisiones. Cualquier habilidad personal debería ir vinculado con un plan de desarrollo individual y colectivo, sino sólo será una bala perdida sin impactar en ninguna diana.
Un curso de Gestión del Tiempo por sí mismo es insuficiente, ya que nadie aprende de 0 a 100 en pocas horas. Claro que se pueden dar casos especiales de algunos asistentes, seguro que sí, pero lo que está claro es que esta habilidad necesita tiempo de maduración y desarrollo. Por este motivo, uno de los objetivos principales del departamento de RRHH es realizar un seguimiento adecuado de la competencia de planificación/organización y medirla en las evaluaciones de desempeño más allá del curso de Gestión del Tiempo.
Otra cuestión crucial tiene que ver con el bienestar de los colaboradores. Ahora que todos nos enfocamos a la felicidad laboral, también es importante ver cómo la competencia planificación/organización impacta en el bienestar de los equipos en la empresa. Estas preguntas pueden ayudar a observar las mejoras que produce el curso:
¿Cómo he notado la productividad en la calidad de mi trabajo? ¿Y a nivel personal?
¿Estas mejoras me han dado más control de mis tareas o han disparado mi ansiedad?
¿Cómo notas al equipo después de las mejoras en planificación y organización?
EL MEJOR OBJETIVO POSIBLE PARA UN TALLER DE GESTIÓN DEL TIEMPO
Idealmente, todos los cursos de Gestión del Tiempo tienen un mismo objetivo principal. Puede ser más claro o ambiguo, más acertado o menos, pero está claro que se persigue la mejora de la efectividad personal de los participantes.
Ahora bien, no todos los cursos de Gestión 'se gestan' de la misma manera, por eso es importante tener en cuenta qué se pretende obtener con la formación desde los comienzos.
En mi caso personal he identificado 4 tipos de objetivos que suelen darse en la gran mayoría de cursos, aquí los tienes:
Mejorar las habilidades de planificación, organización y autogestión: un clásico dentro del desarrollo competencial de los colaboradores, muy necesario para lograr objetivos individuales y grupales. Este objetivo va mucho más allá de impartir un curso, ya que la Gestión del Tiempo es una habilidad que requiere práctica y sostenibilidad en el tiempo. Así que, si somos los instigadores del curso, es vital que exista apoyo por parte de la dirección para seguir mejorando esta competencia. Esta ‘necesidad’ puede salir después de detectar que un equipo o la empresa completa requiere este tipo de formación, pero también puede surgir debido a un pico de trabajo prolongado que se acentúa con la desorganización.
Tomar consciencia sobre otros modelos de planificación y organización: a veces la inercia nos come y no tenemos tiempo ni para pensar. La Gestión del Tiempo no es un remedio universal, claro está, pero sí que permite ver que otra forma de organizarse sí es posible. Si, como empresa, buscamos este tipo de organización, es importante ‘vender’ el curso de forma atractiva para que genere el máximo interés.
Corregir un mal comportamiento de algunas personas: si bien es cierto que no es el objetivo deseado, es verdad que el ‘castigo’ suele venir en ocasiones materializado en un curso. ¿Es esta la mejor solución? Como te has organizado mal durante este tiempo, te ‘endoso’ un curso de Gestión del Tiempo para ver si espabilas. Este seguramente sería uno de los peores objetivos que nos podríamos plantear, ya que el interés que despertará el curso será mínimo y además se generarán muchas resistencias a cambiar cualquier tipo de comportamiento en pro de la productividad.
Aprovechar el presupuesto anual para impartir formaciones: ya que finaliza el año y todavía nos queda algo de presupuesto, ¿qué te parece si impartimos un curso de Gestión del Tiempo? Es cierto que quizá no se trata de un método idílico de detección de necesidades formativas, aunque a veces puede suponer un revulsivo bastante útil si se hace bien. Hay básicamente 2 formas de plantearlo: a) tenemos presupuesto disponible y haremos un curso de cualquier cosa que haya disponible (ejemplo: Gestión del Tiempo); b) tenemos presupuesto disponible y veremos cuál es la manera óptima de invertirlo. ¿Que cuál es la mejor opción? ¡No hay más preguntas señorías!
Nota: ¿se te ocurren más objetivos que los citados aquí? ¡Escríbemelos en comentarios!
LOS REQUISITOS PREVIOS ANTES INICIAR EL CURSO DE GESTIÓN DEL TIEMPO
¿Qué elementos imprescindibles debemos tener en cuenta antes de empezar cualquier curso de Gestión/Manejo del Tiempo? A continuación, vamos a desglosar los ingredientes esenciales para conseguir implementar esta actividad formativa con el mayor éxito posible:
Vende bien el taller de forma interna: un curso de Gestión del Tiempo no suele ser muy atractivo inicialmente, ya que a veces puede verse como un ‘ataque’ directo a nuestra forma de trabajar. Hay que incidir especialmente en los beneficios que puede reportar un curso de estas características como, por ejemplo: la gestión del caos durante picos de trabajos, optimizar la sobrecarga laboral, o disponer más tiempo para emplearlo en el ámbito personal…
Habla de comportamientos concretos para modificar: se habla mucho del ‘cambio de actitud’ en los cursos de Gestión del Tiempo, cuando realmente no sabemos muy bien a qué nos referimos. En vez de usar la palabra manida ‘actitud’, especifica cuáles son los comportamientos deseados que queremos cambiar. Ejemplos: construir una herramienta grupal que nos permita tener nuestros proyectos bajo control, evitar duplicidades de contenido entre distintos colaboradores, una metodología que nos permita no acumular tareas para el fin de semana… ¿qué ‘comportamiento’ concreto quieres cambiar?
Convoca una reunión grupal para clarificar expectativas: si bien las necesidades se pueden detectar individual y colectivamente, es preferible realizar una reunión grupal con todos los participantes del curso. Es bueno que se inmiscuyan en todo el proceso y seleccionen los contenidos que mejor creen que les puede funcionar. La gran mayoría de los asistentes a los cursos de Gestión del Curso tienen un rol pasivo en la co-creación del curso, cuando realmente ellos son las piezas indispensables para asegurarnos de que todo funcionará como la seda.
Selecciona a un líder para mantener la efectividad colectiva: después del subidón motivacional del curso, parece que todo el mundo se olvida de aplicarlo como por arte de magia. Si esperamos que emerjan líderes de forma espontánea para garantizar la efectividad del taller, déjame decirte que no están ni se les esperan. Por eso es preferible asignar este rol de seguimiento a una persona de cada equipo, con el objetivo de aumentar las posibilidades de que se aplique el contenido y para que después se pueda compartir con otros equipos más escépticos.
Identifica los indicadores (KPIs) con los quieres analizar los resultados del curso: ¿cómo medimos la efectividad del curso? Está genial poder basarse en los cuestionarios de satisfacción de cada asistente, aunque también tenemos que encajar los resultados en los objetivos de Recursos Humanos y de la empresa en general. ¿Qué indicadores económicos han mejorado? número de errores, número de tareas completadas, duración media de las tareas, calidad media de las tareas, número de objetivos conseguidos, tasa de incidencias… ¿Qué indicadores humanos ha mejorado? rotación, absentismo, número y tipo de bajas, inestabilidad emocional, nivel de ansiedad, nivel de estrés, calidad del sueño…
LOS REQUISITOS POSTERIORES PARA GARANTIZAR LA EFECTIVIDAD DEL CURSO
Esta historia se repite casi siempre: el curso se acabó y ya está. ¿Hay vida más allá del curso? ¿O con 10-15 horas ya es suficiente? Y añado otra pregunta final… ¿Qué competencia profesional se puede aprender en poco más de 10 horas?
Obviamente cada persona es un mundo, y sus necesidades determinarán el grado de implementación del curso de Gestión del Tiempo.
Si quieres una guía para empezar a aplicar los contenidos de una sesión de Gestión del Tiempo, échale un vistazo a este artículo para implementar con éxito los aprendizajes de un taller de Neuroproductividad.
También te recomiendo seguir al crack Juan Daniel Sobrado de Learning Legendario para más información sobre cómo crear formaciones que marquen la diferencia. Aquí te comparto la entrevista que nos hizo sobre nuestros cursos en Neuroproductividad.
¡Ahora es tu turno! ¿Cuáles han sido tus aprendizajes a través de tener un método para planificarte y organizarte? ¿Tienes algún sistema propio de productividad que te ayude a vivir y trabajar mejor? ¿De qué manera te ha ayudado en tu día a día? ¿Crees en los cursos de Gestión del Tiempo o prefieres invertir tu tiempo en otras metodologías? Déjame tus impresiones en el apartado de comentarios : ) ¡1000 gracias!
¡Un abrazo!
