LA GENTE CANSA (Y MUCHO)
Hay veces que merece la pena ser un poco políticamente incorrecto.
No se trata de decir por decir cualquier idea alocada que te venga a la mente, para nada, pero sí conviene ser sinceros ante ciertas situaciones que se repiten constantemente en los equipos de trabajo.
Lidiar día a día con tus compañeros de equipo cansa mucho, una auténtica barbaridad. Ahora que ya lo he “soltado”, me gustaría darte una ración generosa de motivos para justificar mi atrevimiento:
Coordinar una tarea en equipo exige que tengas que tomar muchas más decisiones que si tuvieras que hacer esa misma tarea de forma individual
Trabajar en equipo implica convocar muchísimas reuniones de las cuales no siempre salen planes de acción concretos
Pertenecer a un equipo conlleva respetar opiniones y creencias con las que no estás de acuerdo y que no siempre resulta fácil aceptar
Estar un equipo provoca que muchos proyectos se demoren porque hay alguno de los miembros que no ha cumplido con los plazos que le pertenecen
Interactuar con un equipo genera conflictos y desavenencias que no siempre son fáciles de gestionar (y todavía menos de solucionar)
Podría seguir escribiendo razones, la lista podría ser interminable. ¿Se te ocurre alguna más?
Un segundo…
¿Esto es un alegato en contra del trabajo en equipo? ¿Sugieres Miquel que sería preferible trabajar individualmente para evitar todas estas situaciones? ¿Dónde queda la importancia de trabajar en equipo?
¡No! ¡Para nada!
El equipo es una herramienta esencial de trabajo, cierto. Pero reivindicar las “fugas energéticas” que provoca un equipo de trabajo no debería pasar desapercibido. Hay que tenerlo en cuenta sí o sí en tu actividad diaria.
“Tu energía vale más que tu tiempo, tu tiempo sin energía no vale nada”
CÓMO INFLUIR DE FORMA EFECTIVA SIN DESGASTARSE
Una vez hemos desvelado una verdad inexpugnable, ahora me encantaría compartir contigo dos recomendaciones esenciales para que inviertas menos energía cuando colabores en un equipo de trabajo.
Está claro que estas no las únicas recomendaciones para tener más energía cuando te relacionas con tus colaboradores, pero sí que son dos pilares fundamentales para agilizar los procesos en equipo y para no desgastarse en conflictos innecesarios.
#1 Invierte en un manual de procesos repetitivos para todo tu equipo
Todo lo que siempre se repite es que habitualmente se hace del mismo modo. Ninguna sorpresa en esta afirmación, ¿verdad?
Eso sí, y aunque ya tenemos insertado en nuestra mente este mensaje tan manido, todavía seguimos empeñados en repetir mil veces los mismos procesos, es decir, los pasos ordenados y necesarios para realizar una tarea en concreto. No solemos tener ningún espacio donde compartamos los procesos más habituales que repetimos cada día con nuestros colaboradores.
Imagínate qué desgaste energético más potente supone repetir las mismas directrices a diferentes miembros del equipo cada día. Estos podrían ser algunos ejemplos: repetir de nuevo cómo se hace una tarea en concreto, repetir cómo funciona una herramienta que has explicado muchas veces, repetir una y otra vez cuáles son los errores habituales que se cometen en un procedimiento específico… ¡qué horror! ¡Y cuánta energía derrochada en vano!
Déjame compartir contigo un ejemplo más específico: supón que tu equipo de marketing ha incorporado a dos personas en tu departamento para gestionar la estrategia de contenidos de la empresa. Como estos dos colaboradores todavía son nuevos y tienen muchas dudas, preguntan varias veces las mismas cuestiones sobre cuándo y cómo deben publicar los nuevos artículos para el blog de la empresa. A pesar de que el coordinador del equipo ha repetido el mensaje hasta la saciedad, al final este “proceso” no queda apuntado en ningún sitio y tiene que volver a explicar el mismo procedimiento.
¿Crees que podrías extrapolar este último ejemplo a algún proceso habitual de tu empresa?
Por si no te has sentido identificado, aquí te dejo otros ejemplos de procesos repetitivos:
Cómo gestionar el correo electrónico de forma eficiente
Cómo publicar una oferta en un portal de empleo concreto
Cómo tratar una incidencia con un cliente
Cómo gestionar una red social específica
Cómo realizar un plan de bienvenida/acogida de un nuevo colaborador
Seguro que después de leer esto quieres una respuesta o, como mínimo, una manera para diseñar tu propio manual de procesos para que tener que repetir siempre la misma canción. Estas son las fases que deberías seguir si quieres crear tu manual de procesos en tu equipo de trabajo:
a) Habla con todo el equipo sobre la necesidad de crear un manual de procesos y sobre qué beneficios les va a reportar. Es importante que todos los colaboradores perciban el valor que les aporta y en qué les puede ayudar en sus rutinas diarias. Sin este punto el resto no tiene demasiado sentido, ya que es probable que termine siendo un documento residual.
b) Crea un espacio compartido, Moodle, o Wiki para ubicar todos los procesos repetitivos que son compartidos por los colaboradores del equipo. Algunas herramientas para hacerlo pueden ir desde un simple Excel, hasta plataformas online como Wikispaces, Notion o PBWorks (las tres cuentan con una versión gratuita).
c) Una vez creado el manual de procesos, entonces elabora una estructura básica para que todo el mundo sepa cuáles son los pasos que tiene que hacer para crear un proceso sin tener que empezar desde cero. Primero elige que temática principal (correo, redes sociales, facturas, formación/capacitación, selección) de cada proceso, y luego crea un esquema con los diferentes puntos que contendrá (estos ya dependerán de la temática).
d) Cuando lo tengas distribuido por temáticas, ahora ya puedes empezar a crear todas las listas de comprobación necesarias (checklists) para asegurarte de que cada proceso está explicado de forma secuencial, es decir, que están todos los pasos necesarios para que se pueda realizar la tarea. Es preferible desarrollar cada punto del checklist como si la persona que lo tuviera que hacer no supiera nada de la temática.
e) Revisa el manual de proceso tantas veces como sea necesario, y sobre todo procura que siempre haya una persona responsable que se encargue de reportar cualquier proceso mal definido o incompleto. Por ese motivo, es especialmente importante que siempre haya alguien al mando del manual de procesos (no siempre tiene que ser la misma persona).
Tener un manual de procesos reduce considerablemente la energía invertida en el equipo. En vez de centrarse en conversaciones que repiten el mismo mensaje y desgastan a cualquier persona (esto sin entrar en los conflictos que se pueden aparecer), es mucho mejor hablar de temas realmente importantes que pueden generar mayor satisfacción para los miembros del equipo.
#2 Fortalece la seguridad psicológica del equipo
El miedo paraliza y genera incomodidad.
Los “equipos miedosos” avanzan lentamente y con muchos recelos porque sus miembros no tienen seguridad. Este tipo de equipos dilapidan mucha energía en validar sus argumentos entre los propios colaboradores del equipo, en vez de invertir sus esfuerzos en mejorar su desempeño.
Dicho de otra manera, el miedo disminuye la confianza del equipo hasta las cotas más bajas posibles. Y esto repercute (muchísimo) en la calidad de sus resultados.
Pero claro, este miedo no aparece de la nada. No es automático ni casual. Este miedo surge de diferentes situaciones cotidianas que lo alimentan, como por ejemplo no tolerar los errores de los diferentes miembros (miedo al fracaso), no reconocer el esfuerzo de las personas que colaboran (miedo a no rendir de la forma deseada, miedo al rechazo) o que simplemente no se permita un espacio donde se comparta cómo se sienten y cuáles son sus propuestas para mejorar personal y profesionalmente (miedo a no poder expresarse, miedo a la soledad).
Las tareas complejas en equipo requieren interacción entre sus miembros, por lo que tienen que hacerse preguntas constantemente y resolver situaciones de lo más variopinto nada fáciles de gestionar. Si los miembros de un equipo sienten miedo a la hora de tomar decisiones, la calidad de los resultados que se obtengan sí se verá afectada.
Si estás pensando en cómo mejorar la seguridad psicológica de tu equipo, me gustaría compartir contigo las siguientes recomendaciones prácticas para que puedas inyectar confianza sin tener que optar por decisiones mucho más drásticas:
a) Promulga una mentalidad de aprendizaje: en vez de centrarte exclusivamente en KPIs, haz que tu equipo tenga muy claro que todas sus acciones son un aprendizaje. A veces tenemos tanta obsesión con los indicadores de efectividad que perdemos de vista que un equipo con miembros distintos es un motor increíble de conocimiento. Siempre que sea posible, intenta que el equipo mida y debata el número de aprendizajes individuales y conjuntos que ha realizado en un período de tiempo concreto (diario, semanal, mensual, trimestral…).
b) Aprende a aprender de los errores: no has leído mal el enunciando, la duplicidad del verbo aprender está bien redactada. Pronunciar el clásico eslogan de “hay que aprender de los errores” está genial, otra cosa muy distinta es que realmente se aplique bien. Muchas veces se ignoran los errores o directamente se eliminan, como si nunca hubieran existido. Hay que entender que en un escenario corporativo donde la innovación es prácticamente una obligación, el error es más elevado que el acierto (el mundo de la investigación es un ejemplo claro, antes de obtener un resultado concluyente hay que descartar más de un 95% de los experimentos previos).
c) Comparte la información necesaria para todo el equipo: una de las razones principales de la desconfianza surge cuando se nos esconde alguna cosa. En muchas empresas sólo se comparte información generalista, pero muchas veces cuesta tener a mano los últimos informes de algunos clientes para que todos los colaboradores tengan acceso. Si mis propios compañeros me niegan el acceso a esa información, la tendencia será que todos los miembros optarán por guardárselo todo para ellos/ellas.
d) Configura equipos con un nivel de habilidad técnico parecido: algunos equipos están muy equilibrados a nivel de habilidades mientras que otros se encuentran totalmente desequilibrados. Cuando un miembro del equipo considera que sus habilidades están a años luz del resto, es probable que se sienta desplazado e incluso pueda mostrar cierta inseguridad. Encontrar colaboradores con exactamente las mismas habilidades es bastante quimérico, la idea es encontrar personas con una diferencia relativa entre sus habilidades (sobre todo las técnicas).
e) Invierte en encuentros para compartir casos personales: que los colaboradores del equipo puedan expresarse debería ser un bastión inquebrantable para cualquier empresa. Es especialmente recomendable que los miembros de un equipo tengan un espacio para compartir sus propias experiencias personales para que todas las personas implicadas puedan entender mejor la realidad de sus compañeros y tener más herramientas para sortear situaciones que les resulten poco familiares.
¡Ahora es tu turno! ¿De qué manera crees que se podría influir un equipo sin tener que derrochar mucha energía? ¿Cuáles son tus trucos para optimizar tu energía cuando te relacionas con tus colaboradores? ¿Cómo crees que estas dos recomendaciones del artículo pueden ayudarte a influir mejor en tu equipo de trabajo? Nos encantará que nos compartas tu experiencia, escríbenos más abajo en la sección de comentarios.
¡Un abrazo!
