TÚ NO ERES UN ANTI-SISTEMA (aunque sí lo creas)
Todo el mundo ha soñado alguna vez en encontrar el Santo Grial de la Productividad.
Este sueño no es otro que encontrar una forma concreta de organizarse (sistema) que permitiera lograr lo siguiente:
Que todo el mundo fuera desahogado y trabajara sin prisas
Que no se acumularan las tareas de manera infinita
Que todos los colaboradores finalizaran sus tareas y entregaran sus proyectos a tiempo
Que nadie se llevara trabajo para hacer durante el fin de semana
Que nadie se peleara porque ningún compañero se atrasó en sus tareas
Que toda la empresa supiera rápidamente dónde puede encontrar todos los archivos compartidos
¿Te imaginas un sistema que permitiera conseguir todos estos beneficios?
Yo tampoco. Aunque no lo veo como algo imposible, sí lo considero bastante utópico.
Utópico porque tu manera de organizarte tiene que ver en cómo eres tú, por lo tanto cada persona tendrá su propio sistema. Veamos un par de ejemplos para ilustrar esta idea:
Ejemplo 1: si eres una persona que le encanta tenerlo todo bajo control, es probable que termines haciendo listas de comprobación (checklists) para prácticamente todo lo que haces de forma rutinaria: viajes, cuidado del hogar, cuidado de la familia, mantenimiento de un vehículo… En este caso, seguro que “necesitarás” un sistema sí o sí para que no se te escape nada de las manos.
Ejemplo 2: si eres una persona descuidada y que te entiendes muy bien con la espontaneidad, entonces seguramente tenderás a evitar cualquier sistema que te implique “control”. En este caso te resultará más fácil planificar sobre la marcha y sólo anotar aquellos eventos y/o tareas que son muy importantes para ti.
Ambos ejemplos son sistemas de planificación y organización, cada uno con su nivel de precisión y meticulosidad. Todos empleamos sistemas para organizar nuestro día a día, y todos son perfectamente válidos si realmente cumplen su cometido.
CUANDO LOS SISTEMAS COLISIONAN Y GENERAN CONFLICTOS EN UN EQUIPO
Hasta ahora hemos visto que todas las personas tienen un sistema propio.
Más o menos estructurado, más o menos definido, más o menos detallado, más o menos satisfactorio… pero, al fin y al cabo, un sistema en toda regla.
Eso sí, una cosa son los sistemas que cada persona emplea de forma individual y otra muy distinta es cuando se combinan entre sí. El conflicto aparece cuando estos dos sistemas tan distintos se unen dentro de mismo un equipo.
Vamos a ver una situación bastante habitual en las organizaciones:
“Una persona que se acaba de incorporar a una empresa se pasa toda la mañana buscando información para realizar un informe que le ha encomendado su jefe para mañana. Lleva horas consultando información por todas partes, hasta que por fin logra recabar material suficiente para elaborar un informe bastante decente.
En un descanso y compartiendo todo el trabajo que había hecho durante toda la jornada laboral, uno de sus compañeros en el equipo le dice que toda esa información que había buscado ya la tenían almacenada en los archivos compartidos de la empresa. Su compañero le dice que lo siente mucho por no haberle informado antes, y también se lamenta de que a veces no se acuerde de subir esa información a la red interna de la empresa."
¿Qué "gracia" crees que le puede hacer al compañero después de experimentar una situación como la descrita en el ejemplo?
No mucha, eso seguro. La duplicidad de tareas es uno de los problemas más habituales que suceden entre compañeros de un mismo equipo.
Lo que está claro es que tener sistemas diferentes produce fricciones entre colaboradores. La cuestión entonces parece bastante clara… ¿Existe alguna manera de que los diferentes miembros de un equipo cambien un poco su sistema para poder convivir y trabajar sin que aparezcan conflictos de forma constante?
Sí, a medias. Hay una parte del sistema que sí se puede modificar, otra cosa muy distinta son las creencias que tiene cada persona sobre “cómo me debería organizar”.
¿Qué condiciones básicas tiene que tener un sistema de organización para que funcione dentro de un equipo de trabajo?
Centralizar y actualizar tareas compartidas: todas las tareas que impactan o repercuten en más de 1 miembro de un equipo de trabajo deberían estar anotadas en un documento compartido almacenado en la nube (OneDrive, Google Drive). Además, una persona tiene que ser la encargada (normalmente el responsable del equipo) de actualizar el avance de las tareas para evitar la duplicidad de las mismas y garantizar la fiabilidad del documento.
Almacenar todos los archivos en un espacio compartido en la nube/red interna: en cualquier empresa debe existir un lugar actualizado donde esté todo el material empleado, información, bibliografía, presentaciones, informes, etc., para no perder ni un instante en la búsqueda de archivos. Es preferible implantar una regla (hábito) en toda la empresa para que todas las personas hagan una copia de seguridad de todos sus archivos al menos una vez a la semana.
Conocer los eventos de los colaboradores para organizarse en equipo: ya sea en tu propio gestor de correo (Outlook, Gmail) o en cualquier otra aplicación que incorpore un calendario. Saber los eventos de tu equipo te permite tener una mayor claridad para conocer su disponibilidad en caso de solicitar ayuda y saber cuánto tiempo deberás emplear en encuentros con otros miembros. Con esta información en mano, puedes planificar tu semana mucho mejor.
Estas 3 condiciones tan sencillas (pero no siempre aplicadas) son las más indicadas para conseguir que un equipo no colisione cada dos por tres debido a la disparidad de los sistemas individuales que tienen sus colaboradores.
No obstante, me dejo una cosa importante. Importantísima. Esta cosa no es otra que la actualización constante de todos los espacios que hemos comentado. Si la gente percibe que siempre están desactualizados, dejarán de creer en este sistema compartido y tampoco se implicarán en él. Por eso es tan importante la figura de un responsable que se encargue de actualizar cada uno de los espacios descritos con anterioridad.
“La fiabilidad de un sistema es su mejor sello de calidad”
LA FALACIA DE LA “HERRAMIENTA SALVAVIDAS”
Fíjate que en todo momento hemos empleado la palabra “sistema”.
Un sistema de planificación y organización, al ser algo muy individual e interiorizado, puede convertirse en algo difícil de explicar o expresar en palabras.
De hecho, cuando preguntamos a los participantes de nuestros talleres de neuroproductividad sobre qué sistema de organización utilizan, mucha gente no sabe qué contestar. En muchas ocasiones el uso de un sistema es muy inconsciente, lo venimos utilizando desde hace mucho tiempo y ni siquiera nos hemos parado a pensar qué hacemos exactamente ni el por qué lo hacemos así.
Lo más curioso es que todos los sistemas desembocan en algo material, en algo tangible. Es en ese momento que sabemos que ese sistema existe. Dicho de otra manera, todo sistema termina convirtiéndose en una herramienta.
Da igual la herramienta que sea: un papel, una libreta, una hoja de cálculo en Excel, una aplicación, tu cabeza… en todo buen sistema siempre hay una herramienta que lo sustenta.
El problema viene cuando hay un cambio de herramienta, ya que nuestro cerebro se aturulla cuando se siente amenazado y te pone todas las trabas posibles para que no cambies.
Los cambios de herramientas deben ser progresivos y, sobre todo, tú debes observar que existe una mejora real al aplicar un nuevo formato. Si no percibes ningún beneficio, lo más probable es que regreses al campamento base en lo que a la herramienta que usas para organizarte se refiere.
Igual que nos preguntábamos en la explicación de cuál era el mejor sistema, ahora nos preguntamos: ¿cuál sería la herramienta perfecta para el funcionamiento óptimo de un equipo de trabajo?
Sin ánimo de evadir la respuesta, esta es la mejor conclusión a la que hemos llegado a lo largo de muchos años de trabajar con todo tipo de clientes y empresas:
“La mejor herramienta es aquella que ya se usa”
Permíteme que sea así de rotundo. Un poco tajante tal vez.
Ahora bien, dime la verdad: ¿Cuántas veces te has dejado seducir por una herramienta nueva y después la has abandonado al cabo de 4 días?
Quizá no te haya ocurrido a ti, pero nuestras estadísticas internas de todos nuestros clientes nos demuestran que sólo 5 de cada 100 personas utilizan una herramienta pre-fabricada y cerrada para planificar y organizar su día a día, el resto han creado una amalgama de herramientas propias que han ido construyendo a lo largo de su experiencia personal y laboral.
Dicho esto, la herramienta debería ser algo totalmente personal y adaptado a la forma de trabajar de cada persona. Si bien es verdad que debería cumplir unos mínimos igual que el sistema (al final cualquier sistema termina plasmándose en una herramienta), al final lo que buscamos es que las herramientas que usa cada persona funcionen en cada caso particular. Como ya te habrás dado cuenta, en las 3 condiciones de un buen sistema para un equipo se necesitan herramientas para que este sea fiable.
Forzar a alguien para que adopte una tecnología muy compleja cuando esta persona se siente muy cómoda con el papel, seguramente no sea una buena idea. Es verdad que ningún colaborador debería enrocarse en una sola herramienta para siempre, pero cualquier cambio supondrá tiempo y exigirá modificaciones en la mentalidad productiva del equipo.
En resumidas cuentas, no hay una herramienta perfecta que sirva para todo el mundo. La herramienta que funciona mejor es la que cada persona ha escogido libremente y "se ha hecho suya" poco a poco.
Ahora bien, si la persona observa que hay una parte de su sistema de planificación y organización que no termina de funcionar, entonces es probable que busque nuevas herramientas alternativas a las que ya está usando. En caso contrario, es decir, si siente que su sistema ya funciona bien, difícilmente aceptará incorporar nuevas herramientas.
¡Ahora es tu turno! ¿Cuál fue la última vez que intentaste un cambio en tu sistema de organización dentro de tu equipo? ¿Qué resistencias encontraste a nivel general? ¿Qué trucos te funcionaron bien para facilitar el cambio productivo entre los miembros de tu equipo? Nos encantará que nos compartas tu experiencia, escríbenos más abajo en la sección de comentarios.
¡Un abrazo!
