El tiempo se nos escapa sin casi ni verlo, también en las empresas.
Por muchas habilidades de Gestión del Tiempo que queramos incorporar a nuestra rutina laboral, el tiempo (o la falta de él) sigue siendo el recurso que más solicitan casi todos los trabajadores.
Por razones no será:
Cada vez se tienen que hacer más cosas (y más rápido)
El entorno no para de cambiar y la competencia es acuciante
Las diferencias generacionales trabajan a ritmos muy distintos
Las herramientas estándar de planificación ya no funcionan para todo el mundo
Los clientes son cada vez más exigentes (y tienen más prisa)
Hay más información que nunca a nuestra disposición
El nivel de interrupciones y distracciones es el más alto de toda la historia
Se han creado todo tipo de metodologías de productividad personal para hacer frente a toda la avalancha de tareas que nos acosan de forma asfixiante.
Pero parece que algo falla. Ninguna de ellas termina de funcionar de forma óptima, es como si nuestro organismo estuviera diseñado para repelerlas.
¿Realmente existe la metodología de productividad perfecta?
Por muchas habilidades en gestión del tiempo que queramos incorporar en nuestras vidas, al final siempre hay una piedra en el zapato que nos impide llegar al destino deseado, es decir, hacer más con menos o, dicho en otras palabras, lograr la máxima eficiencia.
Lo que sí que es cierto es que hay una verdad inquebrantable (e imperecedera en el tiempo): sólo tienes tiempo si de verdad estás dispuesto a tenerlo. Fácil. ¿O quizá no tanto?
Lo demás es un invento del ser humano (tu ego) para justificar el estancamiento.
“El ego es la mejor garantía para no encontrar tiempo para nada”
LA SORPRENDENTE VERDAD SOBRE LA IMPRODUCTIVIDAD DE TU CEREBRO
Tu cerebro consume alrededor de un 25% de la energía total de tu cuerpo.
Esto significa, en términos más cotidianos, que una cuarta parte de tu energía mental se gasta en pensar y recordar. El cerebro, que es muy sabio, intenta repetir exactamente los mismos patrones de conducta para ahorrarse el máximo de energía. ¡Qué listo es!
Tener una energía alta significa que estás mentalmente preparado para hacer todas las tareas que se te pongan por delante, mientras que cuando tienes energía baja es que ya estás cansado y a duras penas te apetece ponerte con una tarea y/o actividad.
Teniendo en cuenta que en un equipo de trabajo hay muchas personas y muchas formas de trabajar distintas, es normal que cada persona tenga un nivel de energía diferente en un mismo día.
Este nivel energético no sólo dependerá de cómo se encuentre cada persona por separado, sino también del tipo de interacción que tenga el equipo entre sus miembros.
Si hay una actividad que realmente desgasta a muchas personas, esta tiene que ver sin duda con la gran cantidad de decisiones (consensuadas o no con el resto de colaboradores) que un colaborador debe tomar con el resto del equipo para realizar su trabajo.
¿Cuánta energía se pierde en la cantidad de decisiones (a veces absurdas) que hace un equipo a lo largo de una jornada laboral?
Esta limitación energética tiene numerosas consecuencias, y a continuación me gustaría compartir contigo algunas consideraciones importantes a tener en cuenta que tiene nuestro cerebro:
El cerebro no entiende que una metodología de productividad sea su salvación: el cerebro detesta hacer cambios por el gasto energético que eso le supone, por eso cuando queremos implementar mejoras en nuestra organización o planificación de lo que tenemos que hacer, es tan importante hacerlo siempre de forma gradual. Hasta que una persona no perciba que un cambio mejora realmente su calidad de su vida, su cerebro luchará incesantemente en tirar por la borda cualquier nuevo hábito productivo.
El mejor regalo que les puedes hacer a tu cerebro son los hábitos: en concordancia con el punto anterior, todo lo que intentamos cambiar termina convirtiéndose en un hábito. Mirar menos el correo, beber más agua durante los descansos o llevar un registro del número de interrupciones recibidas… son hábitos que consumen tiempo, energía y atención. Intentarlo cambiar todo de golpe es la mejor manera de no aplicar nada (y de añadir peso a tu mochila de la frustración). Así que, implementa nuevos hábitos pero de uno en uno.
No engatuses a tu cerebro con unos simples trucos productivos: si bien es verdad que algunos trucos nos facilitan enormemente la vida, no es menos cierto que en muchas ocasiones son un mero espejismo. Disponer de una lista de tareas no garantiza que las hagas, ni siquiera que tomes mejores decisiones. La productividad es un aprendizaje continuo que va mucho más allá de usar unos trucos sencillos. Eso sí, a tu cerebro le encanta la idea ilusoria de que con un sencillo truco todos los problemas de organización se van a solucionar. Eso es debido a que le da una sensación de avance, mejora y gratificación inmediata que le estimula positivamente.
El cerebro valora por encima de todas las cosas el descanso que le das: nuestro cerebro se nutre tanto de la alimentación que sigues como del descanso que te tomas. Puedes probar todas las técnicas que quieras, pero la verdadera “revolución” que te acerca a estar lo más concentrado posible es la calidad de tu descanso. No hay atajos: nunca serás productivo si no respetas tus horas diarias de sueño.
A tu cerebro no le importan en absoluto las herramientas de productividad: es cierto que en un primer momento a nuestro cerebro le pueden llamar la atención las aplicaciones que hay en el mercado para mejorar tu efectividad. Ahora bien, usar herramientas y ser más efectivo no siempre están relacionados. Las herramientas, si no se saben usar debidamente, pueden llegar a ser un foco de descontrol y de no saber dónde está cada elemento (tareas, información, ideas…). Estas situaciones le producen muchísimo estrés a tu cerebro, y es por este motivo que finalmente terminas abandonando el uso de una herramienta, ya que te genera más ansiedad que no sensación de que estás controlando tu actividad.
Tu cerebro es, ante todo, pura energía: intentar ser más organizado o hacer que te cunda el día, está íntimamente relacionado con nivel de energía (sobre todo la mental). No importa que seas la persona más capacitada para hacer una tarea, que como ese día te sientas cansado y con poca energía, seguro que tu rendimiento tenderá a ser más bajo de lo habitual. El peso que tiene la energía en tu capacidad de concentración es clave para ser una persona efectiva.
3 RECOMENDACIONES PRÁCTICAS PARA ENTRENAR TU CEREBRO Y RENDIR AL MÁXIMO
Tu cerebro es un músculo. Tienes el poder de fortalecerlo desde que tienes uso de razón.
Pero no es un músculo cualquiera, es el que te permite realizar acciones tan básicas como leer este artículo.
Aunque todo el mundo percibe que el cerebro es un órgano que debemos cuidar a toda costa, son pocas las personas que realmente lo cuidan conscientemente y con cierta asiduidad.
A continuación, me gustaría compartir contigo 3 ejercicios para poner en forma tu cerebro y mejorar tu rendimiento:
1# Cambia progresivamente tu sistema de organización
Es frecuente observar que, muchas personas que asisten a una formación/capacitación en Gestión y Administración del Tiempo, sienten irrefrenablemente que deben cambiar todo lo que hacen porque son tremendamente improductivos.
Como en cualquier otra cosa que es nueva, la tendencia del cerebro es intentar enfocarse en los últimos estímulos que ha recibido. La psicología social llama a este fenómeno “sesgo de proximidad”.
Si nos basamos en la importancia de tener mucha energía para poder empezar a realizar nuevos cambios (sean de la naturaleza que sean), cambiarlo todo de golpe es un verdadero agujero energético.
Mi recomendación es que sólo te centres en 1 o 2 cosas para mejorar en tu manera de organizarte, y que poco a poco vayas introduciendo cambios más relevantes. Si la “tortura” supera al placer a la hora de implementar nuevos cambios, volverás a los antiguos hábitos que ya tenías adquiridos.
Te presento algunas pequeñas acciones que los participantes de nuestras sesiones de Neuroproductividad suelen aplicar:
Evitar abrir el correo a primera hora del día (esperar 30 minutos mínimo antes de hacerlo)
Usar una carpeta nueva en su gestor de correo (por ejemplo: carpeta “proyectos activos”)
Usar una técnica de concentración siguiendo el ritmo ultradiano durante 1 semana (y por un período de tiempo muy limitado)
Tu cerebro se satura cada vez que tiene que introducir un nuevo cambio en su rutina, sobre todo si estas modificaciones no son agradables para ti (o las percibes como una amenaza a tu rutina).
Cuantos menos cambios incorpores a tu día a día, mayor será la probabilidad de que los cumplas con éxito.
2# Adecua tu sistema de productividad a tu formato favorito
Tu cerebro está acostumbrado a trabajar de una determinada manera y esa misma “inercia” es la que le empujará a intentar sabotear cualquier iniciativa tuya de añadir o substituir nuevas herramientas a tu forma de trabajar.
Hay personas que no anotan sus tareas por hacer ya que las "guardan" en su cabeza, otras suelen apuntarlas en un papel, mientras que otras lo hacen en herramientas tipo Excel u otras apps digitales como Trello, Teams o Asana.
Si estás acostumbrado a usar el papel para escribir tu lista de tareas diarias, empezar a implementar un nuevo sistema de organización pero ahora con herramientas digitales, puede ser un auténtico suplicio. Lo mismo si haces el proceso inverso.
Esta tendencia suele ser muy generalista en muchas empresas, ya que la incipiente transformación digital se traduce en la incorporación de nuevas herramientas en la forma de trabajar de muchos trabajadores.
Cambiar de sistema y al mismo tiempo de formato (de papel a formato digital, o de formato digital a papel) no siempre es una buena idea para nuestro cerebro, puesto que el cambio visoespacial (tu capacidad para analizar y representar mentalmente las herramientas y objetos) que supone puede hacer que sientas un estrés innecesario.
Por lo tanto, hay que introducir pequeños cambios con mesura, sin cambiar de herramientas por completo. Tu cerebro te lo agradecerá muchísimo, ya que sentirá que los cambios son menos angustiantes y se verán con mayor entusiasmo.
3# Busca a la persona clave para propagar el cambio
Lo vemos todos los días. Hay personas que son muy proclives al cambio, mientras que a otras les cuesta una eternidad tomar la decisión.
Por supuesto aquí también influye el tipo de cambio que esté encima de la mesa, ya que no es lo mismo proponer jugar una vez a la semana a pádel que empezar a usar una metodología concreta de productividad personal en toda la organización.
Hay cambios más agradables que otros, se mire por donde se mire. Y eso depende de la valoración subjetiva que haga cada colaborador de la empresa.
Para que los cambios en productividad sean más fáciles de digerir, siempre es preferible que sea un proceso participativo. La idea es que participen sólo aquellas personas que realmente estén interesados en introducir nuevas maneras de organizarse (sorprendentemente, no siempre son los directivos).
El objetivo es tener, como mínimo, a 2 "representantes del cambio" en un mismo equipo. Uno debería ser el responsable de que ese cambio se produzca (a nivel técnico), mientras que el otro tendría un rol más de cohesionador, es decir, de animar a los participantes a que se involucren (a nivel social).
Resumiendo, lo que buscamos es que haya una persona que aplique la parte técnica del proceso (ej. probar el nuevo sistema de productividad implementado en un Excel y resolver las dudas técnicas a los compañeros), y otra persona que se encargue más bien de resolver las objeciones o excusas que pone el equipo para no implementar los cambios.
Esta última persona sería algo así como el "embajador del cambio", quién muestra a todo el equipo los beneficios tangibles de la nueva manera de trabajar que se ha propuesto.
El cerebro siempre se siente más cómodo cuando va acompañado por otros colaboradores de tu equipo.
¡Ahora es tu turno! ¿Cuál fue la última vez que intentaste introducir un cambio en tu sistema de organización o planificación dentro de tu equipo? ¿Qué resistencias encontraste a nivel general? ¿Qué trucos te funcionaron bien para facilitar el cambio productivo entre los miembros de tu equipo? Nos encantará que nos compartas tu experiencia, escríbenos más abajo en la sección de comentarios.
¡Un abrazo!
