LA (BUENA) SALUD TAMBIÉN ES PRODUCTIVIDAD
No seré yo quien te descubra la velocidad endiablada del actual mercado de trabajo.
Blockchain, Machine Learning, Deep Learning, 5G, Computación cuántica… creo que nos va a explotar la cabeza de tanta revolución tecnológica.
Que la evolución de la tecnología es una maravilla, cierto. Aunque eso no significa que te puedas sentir saturado por un ‘exceso de futuro’, sobre todo si estás experimentando una época intensa de trabajo o un cambio estructural en tu empleo.
Y claro, sentirse abrumado no es inocuo para tu productividad. Es verdad que podría hacerte una disertación sobre qué siente una persona cuando está agobiada por su trabajo, pero tengo la ligera intuición de que ya lo conoces perfectamente.
Ante esta situación, es posible que alguien ya esté pensando en qué metodologías o técnicas podría usar para reducir la saturación de su trabajo. Lo cierto es que primero tenemos que entrenar a nuestro cerebro a reducir el nivel de intensidad del estrés que sentimos.
Ser productivo implica, entre muchas cosas, conseguir tus objetivos personales y profesionales, por lo que por muchos trucos y recetas que apliques hoy mismo para incrementar tu rendimiento, seguramente serán insuficientes para desestresarte y mejorar tu salud.
La productividad tiene mucho más que ver con la gestión de tus expectativas que con recetas milagrosas que transforman tu vida por completo. Está genial implementar el sistema perfecto de productividad personal, pero hay otros factores cruciales a tener en cuenta como veremos más adelante en el artículo.
Este post va sobre todo de autocomprensión. Comprensión de cómo funciona nuestro cerebro gracias a las últimas investigaciones de la neurociencia. Si no comprendemos primero cómo funciona nuestro cerebro, el resto de las técnicas de productividad caerán en un saco roto.
A continuación, me encantaría compartir contigo las siguientes recomendaciones prácticas para que, cuando te sientas abrumado por tu trabajo, puedas gestionarlo mejor y recuperes la senda de la productividad:
1# PON EL FRENO DE MANO EMOCIONAL ANTES DE COLISIONAR CON TU SALUD
La ansiedad nos bloquea y nos produce ceguera generalizada.
No sólo limita tu espacio visual (de verdad), sino que además tu capacidad de concentración y creatividad quedan dañadas en cantidades industriales.
Y ya lo sabes bien, cuando no hay ingenio sólo puede haber mediocridad.
Es por eso por lo que, cuando nos sentimos completamente desbordados, tenemos que parar y respirar.
Sé que puede parecer una acción demasiado simple y poco productiva, aunque de lo contrario nuestro cerebro nos boicoteará y reduciremos drásticamente nuestra productividad.
Seguir trabajando sin control nos pasará factura. Y será una factura muy cara que no podremos pagar.
Sí, aunque creas que ahora es el momento de apretar al máximo el acelerador, mi recomendación es que dejes de hacer todo lo que estés haciendo.
No importa la cantidad de tareas que tengas que hacer “para ayer”, tu salud va primero siempre. Piensa -aunque sólo sea por un instante- en todo lo que dejarías de hacer si tu organismo decide darte una tregua ilimitada por un problema serio de salud.
Como dato interesante y alarmante, entre el 75% y el 90% de las enfermedades humanas están relacionadas con el sistema del estrés.
¿Merecen la pena las consecuencias de no pararte un momento? Tu salud (mental) está en juego.
Me gustaría compartir contigo algunas pautas para parar y pensar:
Pienso, luego me agobio: como si de un hormigueo mental se tratara, intenta recorrer por tu mente qué es lo que estás sintiendo ahora mismo. ¿Es la primera vez que sientes una situación parecida? ¿Qué experiencia agradable puedes sacar de lo que estás sintiendo? ¿Qué pasaría si reenfocaras este agobio como una proceso único de desarrollo personal y profesional?
Es importante interpretar nuestro agobio como una respuesta a nuestra forma de entender el trabajo, incluso tratar de ver la parte positiva de lo que estás viviendo. Ya sé que puede parecer algo complicado al principio, pero verás que con la práctica le terminas viendo su utilidad.
A partir de ahora, cada vez que sientas una presión desmedida por las exigencias de tu trabajo, observa tu propio comportamiento como si fueras una persona que está asistiendo a una formación/capacitación en directo. En este caso el profesor eres tú, y tu máximo objetivo consiste en buscar el mejor aprendizaje de una situación que se reproduce habitualmente en tu vida laboral.
Recupera la motivación real de lo que estás haciendo: cuando empezamos un proyecto estamos sumamente ilusionados, especialmente porque hay un motivo de peso que nos da energía para arrancar. No obstante, y a medida que avanza el proyecto, comenzamos a sentir que tal vez ya no tenía sentido, que quizá sería mejor posponerlo y buscar otro momento para reanudarlo.
Hazte las siguientes 4 preguntas clave:
¿Qué me empujó a iniciar este proyecto?
¿A quién voy a ayudar si termino con éxito este proyecto?
¿Qué consecuencias tendré si finalmente no hago el proyecto?
¿Qué beneficios obtendré si acabo el proyecto?
Mira todo lo que tienes ahora mismo en tu entorno más cercano: observa a tu alrededor y fíjate en todos los objetos que te rodean. Aparta, tira o guarda todo lo que no necesitas en este instante: te está robando tu atención.
Sentir agobio es un buen momento para desprenderte de todo aquello que te genera cansancio visual y ruido mental: elimina todos los archivos innecesarios de tu escritorio, limpia los documentos sin sentido de tu almacenamiento virtual (nube), objetos desordenados encima del escritorio, notas desperdigadas por distintas zonas de tu oficina…
Es una buena ocasión para hacer un reset total de tu sistema de productividad.
Ahora fíjate en tu pantalla de ordenador/computadora. ¿Cuántas pestañas tienes abiertas? Quédate sólo con la que estés usando, cierra el resto o utiliza una aplicación estilo OneTab o Toby para ocultarlas.
El exceso de pestañas abiertas nos provoca que gastemos más energía en decidir. Si cada vez que buscamos por Internet tenemos 50 pestañas abiertas, tendrás muchas opciones golosas para no trabajar y entretenerte con cualquier distracción.
Por último, ¿cuántas tareas estás haciendo ahora mismo? Intenta que sólo sea una, ya que la multitarea reduce tu capacidad de concentración entre un 75% y un 90%.
Entrena tu atención sí o sí, mímala como si fuera una habilidad mágica para ti (que lo es). Si por ejemplo sueles escribir en Word, te recomiendo que uses la funcionalidad Focus para focalizar tu atención y evitar distracciones. Estos pequeños ejercicios diarios te ayudarán a fortalecer el músculo de tu atención.
Por último, echa un ojo a todas tus tareas pendientes: ¿cuántas llevan más de 1 mes en espera? ¿Crees que finalmente las harás o ya no tienen sentido?
Minimiza la gestión de tareas: usa las mínimas listas de tareas posible, evita enviarte emails para notificarte tareas, en definitiva, evita la dispersión a la hora de saber cuál será tu siguiente tarea.
Haz una introspección emocional y deja de hacer: en vez de centrarte en hacer cosas como si no hubiera mañana, mira hacia dentro y pregúntate a ti mismo cómo te sientes. Piensa en la emoción que estás experimentando ahora: frustración, rabia, enfado, miedo, alegría, ansiedad…
Sería muy interesante que, cada vez que te pares un momento y analices cómo te sientes, observes si la emoción se suele repetir o si cada vez es distinta. Si cada vez es la misma es porque seguramente la causa sea muy parecida. De esta manera te resultará más sencillo indagar el motivo por el cual sientes esa emoción.
Nota la emoción en el cuerpo y vívela: una vez hayas identificado la emoción y le hayas puesto un nombre, busca en tu cuerpo dónde se encuentra (o, mejor dicho, dónde la sientes). Puede ser en el pecho, en los brazos, en el corazón, o donde tú notes que se encuentra. Encontrarle una ubicación nos ayuda a ser más conscientes de lo que estamos sintiendo ahora mismo y nos permite conectar con nuestro cuerpo.
Si siempre notas la emoción en la misma parte del cuerpo, es porque todavía no has analizado qué creencia te está llevando a esta respuesta emocional.
Haz una pequeña relajación, medita, o cierra los ojos durante unos minutos: una vez seas consciente de lo que estás sintiendo en tu mente y en tu cuerpo, es un buen momento para rebajar la intensidad de tu emoción.
Si sigues haciendo tareas tu intensidad emocional seguirá intacta, por lo que las posibilidades de concentrarte en lo que estás haciendo serán mucho más bajas. La intensidad emocional es inversamente proporcional a tu capacidad de concentración.
Poder ver desde la lejanía tus pensamientos te hará relativizar la situación que estás viviendo, y sin duda te ayudará a rebajar la montaña rusa emocional en la que estás montado. Cuando estás en el campo de batalla no puedes pensar, la estrategia se diseña antes de empezar a trabajar.
Busca tu manera favorita de rebajar esa intensidad emocional, no es necesario que te obceques con una técnica concreta sólo porque ahora tiene foco mediático. Poco a poco ya irás puliendo esta misma técnica y adaptándola a tu propio mecanismo interno de relajación.
Elige la tarea que más impacto tendrá en tu emoción: sabes perfectamente cuál es la tarea que más se te resiste y, aunque te empeñes en posponerla con tareas secundarias, sabes que hasta que no te pongas con “esa tarea” tu emoción seguirá con la misma intensidad.
Selecciona esa tarea que tiene un gran impacto en cómo te vas a sentir, ya sea porque terminarás un proyecto que lleva tiempo estancado, porque vas a ayudar a alguien que lo necesita, o bien con esa propuesta que tanto te cuesta terminar.
Esta tarea debe tener una duración muy corta, sobre todo si te sientes angustiado. Si se trata de una tarea muy extensa, procura dividirla en pequeñas partes para hacerla más asequible.
2# CAMBIA UNA PEQUEÑA PARTE DE TU SISTEMA DE PRODUCTIVIDAD
Tienes 2 opciones para no morir pisoteado por una estampida de tareas desbocadas: o las controlas tú a ellas, o ellas te aplastan por completo.
Piensa que la gran mayoría de las veces las tareas son autoimpuestas. Tú mismo te marcas un plazo y también eres tú quien se fustiga cada vez que no cumples tus propias expectativas. Muchas fechas límite están inventadas por nosotros, y luego las tratamos con la mayor de las exigencias.
Cuando estás inmerso en la vorágine de tu día a día cuesta mucho pararse a pensar si estamos haciendo lo "correcto", es por esto por lo que me gustaría mostrarte algunos consejos rápidos y prácticos que me funcionan a las 1000 maravillas respaldados por las neurociencias:
Aplica cambios graduales para no sentirte agobiado la próxima vez: después de un ataque de ansiedad es fácil querer cambiar nuestras rutinas por completo. Igual que un error puntual no mancha toda tu carrera profesional, un día angustioso no debería modificar la totalidad de tu sistema de productividad.
Si ves que tu sensación de agobio viene por la gran cantidad de tareas pendientes que tienes, no es necesario que las elimines todas para sentirte aliviado. En el fondo tienes la ansiedad instalada en tus patrones mentales, así que seguirás teniendo la sensación de que tienes que cumplir para satisfacer tus propias autoexigencias (aunque borres todas tus tareas pendientes).
Lo que sí puedes hacer es limpiar de tareas poco relevantes la próxima semana, o de momento apartarlas en otra lista para que no estén en tu campo de visión. Es verdad que este cambio es una pequeña trampa mental, pero es una forma de bajar los decibelios de tu bucle de pensamientos. En otro instante de más tranquilidad, ya abordarás cómo debería de ser el sistema perfecto de productividad personal.
No planifiques la semana como si siempre estuvieras al 100%: una vez sepas todo lo que tienes que hacer, la primera tentación es distribuirlo “equitativamente” a lo largo de la semana. ¡Nada más lejos de la realidad!
Tu energía es estrictamente limitada y, a medida que transcurra el día, tu capacidad para prestar atención a lo que tienes que hacer bajará de forma considerable. Evita ponerte tareas complejas en los momentos que tú sabes que estarás agotado.
Todo cambia en un segundo y tu planificación, también. Por este motivo te recomiendo que dejes al menos un día para imprevistos, atar cabos sueltos y planificar la próxima semana. Planificarse a 3 días es clave para no abrumarse cada semana.
Si estás buscando fórmulas para tener mucha energía, te recomiendo este artículo para convertirte en la persona con más energía del mundo.
Limita el número de tareas complejas por semana: las personas siempre somos excesivamente optimistas en la cantidad de cosas que podemos hacer en una semana. La prueba más férrea es que casi siempre terminamos con un montón de tareas pendientes para el fin de semana. ¿Por qué tenemos tanta obsesión en acumular trabajo?
Mi recomendación es que planifiques un máximo de 10 tareas complejas por semana (aunque esta cifra puede variar según la naturaleza de tu trabajo). No te preocupes por si son pocas tareas, que los vaivenes del día a día y los mismos imprevistos te ayudarán a elevar esa cifra.
No hagas entrar más tareas en tu sistema de las que salen: o, dicho en otras palabras, no añadas ninguna tarea más que hacer a tu jornada semanal si no has descartado previamente alguna. Cada vez que añadas una tarea nueva, acuérdate de, o bien terminar una de las que tenías que hacer, o bien descartar otra que ya no tenga sentido para ti. ¡La sostenibilidad de tu sistema está en juego!
Intenta ser bastante escrupuloso con esta práctica, ya que si eres demasiado flexible acabarás con una lista enorme de tareas pendientes. Todas las tareas que lleven 1 mes incubando y que todavía seas incapaz de encontrarles un hueco para ejecutarlas, es que quizá hay que replantearlas o eliminarlas directamente del sistema.
Añade sí o sí una revisión semanal de todas tus tareas: para saber cómo podrías mejorar tu planificación para la próxima semana, sería conveniente que analizaras todas las semanas de qué manera la podríamos mejorar. Necesitas una fotografía de tu semana para mejorar la siguiente.
Dedícale 10 minutos cada viernes (día preferible) para saber qué tareas ya no tienen sentido y cuáles son prioritarias para la próxima semana (sobre todo para el lunes). No tengas ningún reparo -sé contundente- en eliminar tareas; seguro que pronto vuelven a llamarte a la puerta y tendrás la ocasión de decidir si merece la pena hacerlas. Eliminar tareas es ganar energía y, además, es dejar espacio para que entren otras mejores.
3# EDUCA ASERTIVAMENTE A TU ENTORNO
La máxima responsabilidad de la angustia que estás sintiendo la tienes tú. Puede sonar algo duro, cierto, pero la verdad es que nosotros programamos nuestra mente para sentir de esta manera.
Ahora bien, nuestra responsabilidad también tiene sus aliados en el entorno de trabajo. Nuestros colaboradores también tienen sus virtudes y sus defectos, así que seguro que tendremos que poner de nuestra parte para evitar algunos comportamientos improductivos.
Aquí van algunas sugerencias para gestionar tu entorno de una manera asertiva:
Expresa tu malestar una vez hayas bajado la intensidad emocional: es muy probable que la angustia te lleve a soltar algún improperio contra algún colaborador/a, pero lo cierto es que poco o nada te ayudará a regresar al estado de calma anterior.
Tal como apuntábamos antes, es preferible respirar, meditar o simplemente relajarse, para poder gestionar primero el malestar a nivel personal. Una vez hayamos hecho este paso, entonces nuestro humor estará más ‘amable’ para poder abordar algún conflicto con otros colaboradores. Es imprescindible rebajar la intensidad emocional antes de gestionar cualquier desencuentro.
Lee esta megaguía para aprender a transformar tu quejas en acciones productivas
Reestablece las prioridades con tu supervisor/a: aunque creas que tu jefe sabe a la perfección lo que tienes que hacer, en muchas ocasiones su ritmo acelerado no le permite poner atención en tu lista de tareas.
Si ves que no llegas a cumplir con todas tus tareas pendientes, es conveniente hablar con tu supervisor para establecer unas prioridades claras en tus próximas acciones. Es verdad que tendríamos que ser 100% responsables para poder decidir qué deberíamos estar haciendo en cada momento, pero a veces el exceso de trabajo nos enturbia el juicio y nos impide decidir con claridad.
Así que, si por ejemplo tienes 7 tareas pendientes en tu lista, habla con tu jefe y coméntale cuáles de esas 7 tareas son de obligado cumplimiento lo antes posible. Es bastante probable que algunas de ellas ya no tengan la misma urgencia o que incluso hayan perdido su sentido. No es recomendable reproducir este patrón muy a menudo, úsalo solamente cuando te sientas agobiado y consideres que puede ser una opción para desatascar tu lista de tareas.
Identifica si tienes los recursos necesarios para realizar tu trabajo: muchas veces nos quejamos de un modo furibundo porque la empresa no invierte suficientes recursos para mejorar las prestaciones de nuestro trabajo. Lo que también pasa frecuentemente es que, además de la propia queja, no se traduce en propuestas concretas para que la persona responsable tome una decisión al respecto.
Si crees que en tu actividad laboral hay ciertos recursos que impactan en la calidad de tus resultados y en la sobrecarga laboral de tu equipo, es preferible configurar una demanda detallada explicando el porqué y el para qué de cada recurso. Si bien es cierto que muchas personas piensan que no se invierte en más recursos por falta de presupuesto, la verdad es que a veces nadie hace una petición con claridad de dichos recursos.
Ten una lista de proyectos y tareas compartida con tu equipo: tendemos a pensar que todo el mundo sabe lo que estamos haciendo en todo momento, cuando en realidad nos cuesta mantener el foco en las tareas que tenemos enfrente.
Soy partidario en tener una lista semanal donde tengas todas tus tareas anotadas (para mantener tu independencia y gestionar tus tareas de forma flexible), aunque eso no es incompatible con tener una lista compartida de proyectos y tareas con el resto del equipo.
Reprograma las fechas límite que no sean muy urgentes: a pesar de que muchas fechas límite parecen inamovibles, lo cierto es que muchas de ellas son susceptibles a cambios. Esta práctica no está diseñada para hacerla de forma sistemática, pero existen ciertos momentos en los que hay que tomar decisiones drásticas.
Lo más sorprendente es que, si sueles gestionar fechas límite, nos encontramos en que muchas de ellas son muy flexibles. Es importante que, cuando gestionemos fechas límite, indiquemos motivos de peso y demos alternativas creíbles para no tener que modificar nuevamente las fechas.
EXTRA - IMPLEMENTAR UNA CULTURA DE BIENESTAR EN LA EMPRESA
Si bien en este artículo nos hemos centrado en qué puede hacer una persona para reducir el estrés que genera la sobrecarga de trabajo, la verdad es que las políticas activas de las empresas pueden favorecer que los colaboradores no se sientan abrumados tan a menudo.
El bienestar va más allá de practicar deporte o introducir ejercicios de Hatha Yoga, sino que tiene que ver la gestión de la sobrecarga laboral y cómo impacta en la salud de los colaboradores. Si el bienestar no entra en forma de ‘cultura’, estaremos hablando simplemente de hábitos saludables que no cubren la magnitud de variables que engloba el concepto bienestar.
Si te sientes ahora mismo abrumado por tu trabajo, levanta el brazo y escríbelo en comentarios. Te prometo dar mi respuesta lo antes posible para ayudarte.
¡Ahora es tu turno! ¿Qué sueles hacer cuando te sientes desbordado por un exceso de trabajo? ¿Eres de los que suele parar a reflexionar o prefieres subir una marcha más? ¿Qué te ha funcionado mejor hasta ahora para relajarte cuando estás muy saturado? Déjame tus impresiones en el apartado de comentarios : ) ¡1000 gracias!
¡Un abrazo!
