Estamos hartos, muy hartos.
Ser la persona más productiva de la empresa no siempre tiene premio. Un alto nivel de responsabilidad personal también puede ser una fuente de estrés y de enfrentamientos con otros colaboradores.
No todo es tan fácil como implementar el sistema de productividad personal ideal, luego también que hay que lidiar con una incesante avalancha de interrupciones y de peticiones de todo tipo. Esto sin entrar en el maravilloso mundo de los conflictos.
Llevamos escuchando esta cantinela durante mucho tiempo: “tus compañeros de trabajo no son improductivos, eres tú que no sabes gestionarlos”.
O incluso para más inri: “ignora al resto de colaboradores, intenta seguir tu camino”.
Toda esta filosofía de bolsillo está genial (y de hecho alberga una gran parte de razón), pero también es verdad que cuando estás en una empresa tienes que compartir tu ‘habitación’ con otros compañeros de piso. No tienes escapatoria.
¿Existe alguna empresa donde todo el mundo respete al prójimo y las personas interactúen de una forma poco intrusiva en todo momento?
En todas las empresas hay personas improductivas. Difícilmente podemos encontrar alguna compañía donde no se prodiguen este tipo de comportamientos que influyen en los equipos de trabajo.
Además de estas conductas que nos irritan de otros colaboradores, también sería recomendable prestar atención a 4 factores fundamentales que también determinan las interrupciones en una empresa:
a) Las normas y reglas adquiridas por la compañía: hay reglas internas que están diseñadas para que ‘pasen cosas’. Estas cosas tienen que ver con la predisposición que tienen los colaboradores a interrumpir y a relacionarse por la oficina. Estas normas y reglas pueden ser tanto formales (presentes en las propias directrices de la empresa) o informales (decididas como válidas por la mayoría, pero sin estar escritas en ninguna parte). Si todo el mundo sobreentiende y acepta que pueden hacerse reuniones en el pasillo, las interrupciones en estos espacios tendrán más posibilidades de aparecer de forma recurrente.
b) El nivel de interdependencia de tus tareas: hay trabajos mecánicos o de muy alta concentración que dependen de una misma persona, es decir, que a duras penas necesitan a ningún otro miembro del equipo. Por lo contrario, existen tareas más estratégicas y creativas que requieren la interacción de varios miembros del equipo, por lo que el nivel de interrupciones y el volumen de mensajes será mucho más elevado. La interdependencia es nivel de colaboración que requiere una tarea. Por ejemplo, un proyecto para rediseñar el packaging nuevo de un producto de perfumería, requerirá la presencia de varios colaboradores trabajando de forma conjunta y coordinada.
c) Tu grado de afiliación e identificación con la empresa: las personas que están totalmente desconectadas de la empresa, prestarán poca atención a los objetivos de la empresa y no tendrán ningún problema en interrumpir cuando lo consideren necesario. Si por lo contrario un empleado siente que su nivel de identificación es muy alto con la empresa, es probable que tenga más consciencia del trabajo de sus compañeros y buscará maneras alternativas de comunicarse con ellos sin afectar a la productividad global.
d) La disposición de los diferentes departamentos: hay espacios que están diseñados para la improductividad. Aunque hace poco todo el mundo ensalzaba las bondades del open office, la verdad es que en la actualidad se han convertido en un foco de dispersión y de interrupciones. Si quieres conocer cuál debería ser la disposición adecuada de los diferentes espacios, te recomiendo este artículo sobre los espacios de trabajo ideales según la neuroproductividad.
Es importante tener estos 4 factores en mente para conocer el nivel de relación con tus empleados. Si los conoces y los tienes bien controlados (o te animas a gestionarlos), te será mucho más fácil adecuar tu trabajo para optimizar las relaciones entre tus colaboradores y por lo tanto maximizar la eficiencia.
Ahora es cuando viene el hueso duro de roer. ¿Qué podemos hacer nosotros para reducir la improductividad de nuestros colaboradores?
Porque una cosa es ignorarlos un día y otra muy distinta es tratar con ellos todos los días, sobre todo si además se encuentran en nuestro mismo departamento.
A continuación, me gustaría compartir 4 recomendaciones prácticas para gestionar y minimizar las conductas improductivas de tus colaboradores:
1# CONVIERTE LA RABIA EN SOLUCIONES
Como si de una guerra de gallos se tratara, a veces parece que en las empresas hay multitud de facciones enemigas que se pelean por erigirse como los reyes y reinas de la compañía.
La rabia suele ser la emoción más presente en las empresas, ya que hay muchos conflictos sin gestionar que terminan alimentando las ‘conductas rabiosas crónicas’.
Imagínate la siguiente situación: un compañero/a de tu mismo departamento te entrega su parte del trabajo tarde de forma sistemática y, aunque se lo has repetido en varias ocasiones, parece ser que la situación no mejora. Cansado de la misma historia, decides reproducir su misma actitud y también le envías tus tareas más tarde. Has canalizado tu rabia en generar rabia ajena, ya que tu compañero/a no lo percibirá de manera agradable.
Este último caso es el típico ejemplo de ojo por ojo (diente por diente), un acontecimiento tremendamente corriente en muchas empresas. Como ya puedes imaginarte, estas conductas no ayudan a gestionar el conflicto y mucho menos a incrementar la productividad.
Te animo a convertir esa rabia en soluciones, en convertir tu malestar en una alternativa que te proporcione calma.
Comparto contigo 4 pasos para transformar la rabia en resultados constructivos:
a) Analiza el fondo de la cuestión: piensa en por qué se produjo esa situación, si hay algo que falló además de que tu compañero/a no cumplió los plazos pactados. ¿Quizá el proveedor/cliente cambió alguna de las variables y le hizo demorar su trabajo? ¿Es la primera vez que ocurre algo parecido con esta persona? ¿Hubieras podido hacer alguna cosa más para evitar esta situación?
b) Exprésale qué consecuencias tiene su incumplimiento: en vez de recriminarle su falta de puntualidad, explícale por qué su falta de planificación puede comprometer al proyecto y cómo eso te hizo sentir. El tacto, como en cualquier conversación emocional, será crucial para establecer este tipo de comunicación.
c) Propón una alternativa para una siguiente ocasión: a veces esperamos una reacción inmediata por parte de la otra persona, pero puede ser que la otra parte no lo veo tan claro como tú. Avánzate y coméntale una posible alternativa: si cuando queden 3 días para la fecha límite ves que el proyecto no estará completo, avísame y buscamos un punto medio con el cliente/proveedor para cumplir los plazos pactados.
d) Crea un documento público para el seguimiento compartido: cuando hay tareas en equipo que son complementarias para llegar a un objetivo común, siempre es preferible tener un documento compartido (preferiblemente en la nube) para ver el nivel de avance de cada tarea. Es imprescindible un responsable de ese documento para garantizar el seguimiento correcto de todos los progresos.
2# TEN LAS TAREAS COMPARTIDAS (Y ACTUALIZADAS) CON TU EQUIPO
Al hilo del último punto de los 4 pasos para gestionar la rabia y convertirla en productividad, los documentos compartidos son una excelente fórmula para asegurarse que el trabajo grupal progresa adecuadamente.
Los 2 grandes inconvenientes que tienen este tipo de documentos es que: 1) nadie se acuerda de dónde están ubicados y 2) muchas veces no están actualizados. Ambos motivos desembocan en la dejadez del documento y por lo tanto se vuelve inservible. Craso error.
Me gustaría compartir 3 recomendaciones prácticas para consolidar el documento con tu equipo y lograr que se actualice de forma regular:
a) Explica el sentido del documento compartido: demasiadas veces nos inundan con recomendaciones sobre cómo deberíamos organizar nuestro trabajo, pero en pocas ocasiones nos cuentan de verdad por qué estamos haciendo algo concreto. El documento tiene el objetivo de ayudar a todos los miembros del equipo a saber el avance de sus proyectos, a prevenir posibles conflictos con los clientes, e incluso a evitar duplicidades de tareas (algo que por desgracia es bastante común).
b) Elige a un responsable para su actualización: los documentos caducados tienen muy poco valor, además de que los miembros del equipo ya no confían en él. Es básico buscar a una persona responsable para que actualice el avance de las tareas, comunique las fechas límite de las tareas que se acercan, o incluso que prevea posibles conflictos de intereses entre colaboradores en base a cómo evolucionan los proyectos.
c) Hazlo asequible para todo el mundo: aquí sobre todo hay 2 cosas importantes: a) que sea fácil de usar (nada de complejidades que no vienen a cuento), y b) que esté en un lugar presente para todo el equipo. El primer punto es fácil: intenta añadir sólo la información imprescindible, no pongas florituras que no aportan nada. Cuanto más complejo sea, menor será la probabilidad de aceptación. El segundo depende de cada empresa: si todo el mundo está en Outlook o Gmail, este documento tiene que estar adjunto en las mismas tareas/eventos de esas plataformas.
3# INCREMENTA EL SEGUIMIENTO EN BASE A LOS INCUMPLIMIENTOS
Todo el mundo (99%) sabe que los incumplimientos pueden generar graves inconvenientes (tanto a nivel personal, del equipo o de la propia empresa). Hasta aquí todo correcto, aunque una cosa es 'saber' y otra muy distinta es 'hacer'.
En el ámbito laboral las prisas son malas consejeras, y lo último que tenemos tiempo es en identificar y analizar las posibles consecuencias de no cumplir con plazo determinado. El nivel de planificación, organización y compromiso con los objetivos y el equipo será clave para cumplir con las fechas pactadas de los proyectos.
Ejemplo: todo el mundo sabe que perder un cliente importante puede traducirse en el despido de un grupo de colaboradores de la empresa. Ese ‘conocimiento’ no impide a veces que se generen incumplimientos con ese cliente importante, ya que en general no se percibe como una amenaza al equipo.
Pero claro, este es un tema personal. Hay equipos que siempre cumplen y otros no, pero lo que realmente marca la diferencia es la implicación de cada miembro del equipo. Hay personas que tienen un largo historial de incumplimientos, mientras en cambio hay otras que difícilmente les podemos encontrar ningún reproche en este aspecto.
Una de las recetas que mejor funciona en un equipo de trabajo es incrementar el seguimiento teniendo en cuenta el número de incumplimientos de plazos de cada persona. No hay que atosigar del mismo modo a todo el mundo, hay que respetar y reforzar los que ya de por si tienen un compromiso elevado con las fechas pactadas.
Aquí tienes 3 sugerencias de fácil aplicación para implementar un plan de seguimiento en base a los incumplimientos de cada miembro del equipo:
a) Informa a todo el equipo de este nuevo procedimiento antes de aplicarlo: es verdad que insisto mucho en el tema del 'porqué', pero las medidas sin explicación previa tienen un índice muy bajo de efectividad. En una de tus próximas reuniones con los colaboradores, anuncia que a partir de ahora elaborarás un plan de seguimiento individualizado en base al número de retrasos de cada persona (es decir, les enviarás un recordatorio de sus tareas y este tendrá que reportar sus avances). Para integrar esta medida es necesario haber construido el documento compartido de la segunda fórmula del artículo.
b) Eleva el nivel de seguimiento de las tareas que tienen fecha límite: a todas aquellas personas que están incumpliendo de forma sistemática sus plazos, escríbeles emails con los recordatorios y haz pequeñas micro-reuniones (5 minutos diarios) para motivarles. El objetivo no es perseguir ni castigar a nadie, sino generar la confianza necesaria para recuperar el compromiso y ver posibles soluciones. El tipo de seguimiento será distinto en base a cada persona (tanto por su forma de ser como por su forma de trabajar).
c) Rebaja el nivel de seguimiento en función del éxito alcanzado: este tipo de seguimiento es temporal y sin ánimo de convertirlo en crónico, así que cuando veas que la persona vuelve a retomar la senda del cumplimiento, puedes volver a rebajar el nivel de seguimiento. Es importante no presionar a los que ya lo hacen bien. Aquí hablamos de recuperar la confianza y conseguir los objetivos de grupo, no de presionar y fustigar a ningún miembro del equipo.
4# HAZ UN RESUMEN SEMANAL DE LO QUE HAS HECHO
Existen muchos procesos invisibles en las empresas. Como si fuera un secreto de estado, muchas veces no tenemos ni idea de lo que está haciendo el compañero/a que se sienta a nuestro lado.
Este fenómeno de invisibilidad a priori puede parecer una simple anécdota, pero lo cierto es que finalmente termina afectando en gran medida a la productividad global del equipo.
Me explico mejor: ¿cuántas veces hemos hecho una tarea que ya estaba hecha? ¿Cuántas veces hemos creado un material nuevo que resulta que ya estaba hecho? ¿En cuántas ocasiones hemos contestado a un cliente cuando resulta que su problema ya estaba resuelto?
Esta infinidad de circunstancias sólo se puede producir por: a) el desinterés por parte de los empleados o b) por desconocimiento de lo que están haciendo el resto de los colaboradores. Si bien es cierto que el primer punto también se produce (y aquí hay que trabajarlo en profundidad), el segundo punto es subsanable con un método de actualización que permita conocer rápidamente el estado de las tareas de equipo:
a) Selecciona los proyectos en los que estás trabajando en equipo: no se trata de actualizar a todo el mundo (estamos bastante cansados del FYI). En este caso nos centraremos en aquellos proyectos en los que nuestras tareas dependen de la actividad de otros profesionales.
b) Envía un mini-resumen de tu actividad semanal: escribe brevemente tus avances de la semana, de una manera sencilla, pero sin olvidar detalles importantes (tareas realizadas, documentos o material creado, fechas clave, personas implicadas). Este resumen tiene como objetivo informar de las tareas que has realizado durante la semana y cuáles han sido los obstáculos que te has ido encontrando. Finalmente, añade también la previsión para la próxima semana, sobre todo para que el resto del equipo pueda anticipar tu trabajo y se puedan evitar duplicidades.
c) Graba pequeños vídeos si el proyecto requiere de una explicación más visual: si te da más pereza escribir o tu trabajo contiene elementos gráficos que hay que mostrar, entonces puedes usar una herramienta visual para realizar un vídeo sencillo (no hace falta que salgas tú hablando, sólo el documento que tienes que compartir). Puedes usar las herramientas Loom o Jing para grabarlo de forma sencilla y sin complicarte la vida.
¡Ahora es tu turno! ¿Qué sueles hacer en tu caso para revertir los comportamientos improductivos que hay en tu empresa? ¿Qué técnicas crees que son más eficaces para hacer entender al equipo de la productividad? ¿Cómo te suelen funcionar este tipo de prácticas en tu empresa? Déjame tus impresiones en el apartado de comentarios : ) ¡1000 gracias!
¡Un abrazo!
