LA PRODUCTIVIDAD ES UN INVENTO HUMANO
¡No me volví loco! Lo prometo : )
Mira que me he dedicado a la productividad personal durante mucho tiempo, pero por más que la analizo siempre doy con la misma piedra: la productividad es una auto-imposición.
Bien, ya lo he soltado. Ahora permíteme explicarme.
Lo primero: no tengo nada en contra de la productividad personal. Al contrario, la disfruto muchísimo y hasta tengo el gran honor de vivir de ella.
Porque la productividad no lo aguanta todo. Aunque muchos departamentos de Recursos Humanos intentan con buena fe implementar medidas de bienestar, lo cierto es que muchas veces son incompatibles con la rutina diaria de sus colaboradores.
Me preocupa es el exceso de campañas dentro de la empresa que desembocan en un caos absoluto por parte de los colaboradores. Nuevas políticas de conciliación, deporte integrado en horas de trabajo, nuevo programa de feedback, Masterminds entre directivos, aplicativos nuevos para registrar la satisfacción, actualizar métricas de felicidad con nuevos gadgets y ‘wearables’, programas de coaching personalizados, mindfulness cada mañana, nuevas formaciones y capacitaciones online sobre los beneficios de una vida equilibrada …
Te digo una cosa: me encantan los programas formativos de desarrollo personal y todo lo que tenga que ver en la búsqueda constante del bienestar de los miembros de una empresa.
Ahora bien, una vez hemos aunado tal cantidad de estímulos, luego es cuando cada colaborador/a tiene que organizarse para poder llegar a todo. Porque claro, además de todos los nuevos programas empresariales que se han iniciado, también están las tareas pendientes habituales (las que ya vienen de serie en cada puesto de trabajo).
Ahora viene la gran paradoja: tenemos un exceso de programas de bienestar que terminan aumentado los niveles de estrés y ansiedad. ¿Cómo se entiende esto?
Evidentemente, hay que aumentar la productividad en todo. Hay que cumplir todas las tareas que tenemos pendientes, pero es que además tenemos que aplicar a nuestras vidas todas las recetas que fomentan nuestro bienestar.
Resultado: un exceso de bienestar perjudica la productividad. Curioso, ¿verdad?
Otra cuestión que surge es si somos capaces de planificarlo y organizarlo todo. Queremos mejorar nuestra salud, aprender idiomas, participar en todos los programas de aprendizaje en la empresa… pero a veces se nos pasa por alto que todavía tenemos muchos proyectos y tareas en el tintero.
Así que, como buenos samaritanos, decidimos anotarlo todo en nuestras respectivas agendas y listas de tareas. Una lista de ítems infinita provoca que su gestión sea impracticable, por lo que cada vez que empiezas una semana tienes 1000 tareas por revisar. Ya me estresé sólo con escribirlo, ¿tú no?
Doctor, doctor, ¿es entonces es malo un exceso de planificación y organización?
Como casi todo en la vida, depende de su justa medida. Tal como definen los anglosajones, hay que encontrar ese “sweet spot” (punto ideal) para que la productividad no termine siendo un quebradero de cabeza.
A veces queremos arañarle horas al día para tratar de incrementar nuestra productividad, sin ni siquiera respetar nuestra propia salud.
Es verdad que nuestro ego siempre nos empuja para que lo hagamos todo, ya que sólo imaginarnos que somos capaces de acabarlo todo hoy nos produce un enorme chute de gratificación inmediata. Ni el sistema más perfecto de productividad personal es capaz de aguantar esta ingente cantidad de tareas y actividades.
Tú ya sabes que no puedes con todo, que tienes un exceso de tareas. Aun así, nuestra mente está diseñada para alucinar. Si no te lo crees, ‘alucina’ con este artículo científico en el que se asegura que un 20% de la población sufre alucinaciones una vez al mes.
Llegados hasta aquí, uno puede pensar en tratar de reducir la carga laboral. Simplificar.
Insuficiente. Todo esto va mucho más allá de simplificar, te lo aseguro.
Es cierto que el bienestar tiene variables científicas que lo definen y lo avalan, pero lo que es seguro que ninguna variable tiene que ver con el exceso de tareas. A veces pecamos de un exceso de estudios neurocientíficos, que después se traducen en una baja productividad.
Déjame formularte la siguiente pregunta:
¿Qué pasaría si todos los objetivos que nos marcamos fueran una alucinación?
Muchos objetivos tienen un serio problema, y es que buscamos el máximo resultado de cada objetivo. Me explico: queremos lograr el bienestar de los empleados y por ello tratamos de aplicar un programa de máximos para cada medida que se desea aplicar. Si queremos que las personas salgan antes de trabajar, hay que empezar de forma progresiva y no introducir otro nuevo objetivo que pueda abrumar a los colaboradores de la empresa. A veces introducimos muchísimos programas a la vez y eso genera una sensación de caos y estrés por parte de todos los miembros de la organización. Justo todo lo contrario de lo que estamos buscando.
No me malinterpretes, los objetivos son básicos para la supervivencia de una empresa. Pero un exceso de ellos en distintas áreas de la empresa, también son una fuente de estrés y ansiedad, todo lo contrario que perseguimos si queremos fomentar el bienestar (y que termina repercutiendo también en nuestros objetivos).
¿ENTONCES PARA QUÉ SIRVE LA PRODUCTIVIDAD PERSONAL?
Vale, ya me desahogué. ¿Y ahora qué?
La productividad personal tienes unos límites, igual que el número de tareas que una persona puede hacer en un mismo momento.
Si una persona tiene 45 tareas pendientes para esta semana y muchas de ellas tienen relación con el bienestar, paradójicamente priorizará justo las que no le generan un bienestar inmediato. Al contrario, es probable que termine eligiendo las que son de obligado cumplimiento, así como las que tienen fecha límite.
¿Por qué preferimos ignorar las consignas de Recursos Humanos para mejorar nuestro bienestar? ¿Por qué terminamos eligiendo las tareas que no nos reportan bienestar (sino más bien todo lo contrario)?
La respuesta es bastante rotunda, y obedece a una teoría archiconocida de la psicología conductual: la gratificación inmediata.
Fíjate en el siguiente ejemplo:
“Una persona (María) del departamento de contabilidad tiene en su lista de tareas un total de 45 ítems anotados para completar esta semana. Algunas de estas tareas tienen que ver con las últimas consignas del departamento de Recursos Humanos sobre hacer unos ejercicios online sobre cómo reducir su estrés en base a un programa de conciliación laboral. Aunque María sabe perfectamente que su nivel de estrés es muy elevado, sabe que si no termina sus tareas principales puede perjudicar sus colaboradores y la empresa en total. Semana tras semana, las tareas que a priori iban a ayudar a que María sintiera menos estrés, siguen pendientes y eso todavía le genera más ansiedad.”
¿Te resuena este ejemplo en tu empresa? ¿Cuántas campañas de bienestar para los empleados se han quedado en stand-by porque nadie encuentra ni un segundo para ponerse con ellas?
La capacidad de una persona para organizarse tiene un límite ya que, aunque seas la persona con la mentalidad más productiva del mundo, el exceso de tareas es ingestionable cuando entran más cosas a tu lista de las que finalmente salen.
La productividad no nos da súper-poderes para hacerlo todo. No basta con hackear tu cerebro para llegar donde tú quieras. Es por ese motivo que no podemos suponer que, por el hecho de asignar tareas que proporcionan bienestar a los empleados, todo el mundo las aplicará ipso facto para energizar y enriquecer sus vidas.
¿Cuál es la utilidad principal de la productividad personal en este tipo de situaciones?
La productividad es una de las mejores vacunas para el estrés. Al igual que nos ponemos hielo cuando nos hemos dado un golpe, las metodologías de productividad son el mejor torniquete para cuando tenemos una sangría de tareas pendientes.
Estos son algunos beneficios que tiene la productividad personal puede generar para tu mente:
Reducir la incertidumbre: cuando alguien se siente abrumado, la mejor satisfacción que puede sentir es que lo tiene todo bajo control. Es cierto que puedes tener muchas tareas pendientes, pero si sabes que lo tienes todo correctamente estructurado, la verdad es que nuestra mente no invierte tanto tiempo en recordar lo que nos queda por hacer. Aunque finalmente no hagamos los ejercicios de Mindfulness, sabemos que los tenemos almacenados en una carpeta accesible y en nuestra lista de pendientes.
Aliviar el estrés: creemos que podemos con todo y luego observamos que después no hemos logrado ni una sexta parte de lo que pensábamos. Esta alucinación productiva genera sin duda un estrés gigantesco. Uno de los objetivos principales de la productividad es darnos una metodología de organización que nos permita ser más conscientes de todo lo que tenemos pendiente, precisamente para que podamos ver con claridad qué es lo que NO podemos hacer. El contenido sobre cómo aliviar nuestro estrés no alivia nuestro estrés. Sólo cuando ejecutamos ese contenido (productividad) es cuando realmente notamos sus beneficios.
Canalizar la ansiedad: la ansiedad suele surgir por temor al descontrol. Tememos que pueda pasar cualquier cosa imprevista y que altere nuestros planes por completo. La productividad nos permite flexibilizar y ‘controlar el caos’ para evitar sorpresas desagradables (aunque, por supuesto, el riesgo 0% no existe). Si sé que durante la semana tengo que hacer 3 llamadas importantes, el hecho de tenerla anotadas nos permitirá saber, como mínimo, que tenemos un día a la semana asignado (sensación de control) para llevarlas a cabo.
Revitalizar la autoestima: hacer cosas nos reconforta, hacer demasiadas cosas nos sobrepasa. El hecho de avanzar con pequeñas tareas nos otorga una dulce sensación de logro. Cuando por lo contrario tenemos demasiadas cosas pendientes, tendemos a pensar que no estamos cumpliendo con lo que ‘supuestamente’ tendrías que hacer. Eso incide de lleno en la valoración personal de nuestro “yo corporativo”. Cuando los colaboradores de la empresa sienten que están abrumados y que tienen que seguir unas pautas de bienestar, es posible que piensen que la empresa no entiende su situación actual y eso puede influir directamente en la autoestima.
Liberar la memoria: nuestra memoria es tremendamente limitada, y es por eso que tenerlo todo por escrito nos ayuda a poder pensar en otras cosas más relevantes (por ejemplo, el mismo acto de pensar). La vida en la empresa genera muchas micro-interrupciones que a veces llevan consigo una tarea por hacer, y si no anotamos lo que debemos hacer termina por saturar nuestra maltrecha memoria.
Mejora las relaciones: la productividad es muy personal a nivel de organización, pero no hay que olvidar que somos animales sociales que nos pasamos media jornada laboral hablando con el resto de los colaboradores. Si tenemos muchas cosas pendientes y no solucionamos los problemas de los otros miembros de la empresa, nuestra reputación quedará tocada y perjudicará las relaciones profesionales de los diferentes colaboradores (así como la productividad global de la empresa).
BIENESTAR Y PRODUCTIVIDAD, ¿UN MATRIMONIO IMPOSIBLE?
La gran mayoría de departamentos de Recursos Humanos suelen tratar de introducir medidas para mejorar el bienestar de los empleados.
Pero una cosa es la intención y la otra es la ejecución. Dicho de otra manera, una cosa es lo que está en el plan inicial, y otra muy distinta lo que está en el plan real de cada trabajador.
Ya sea por exigencias de la dirección o por distintas corrientes que se ponen de moda, lo cierto es que muchas medidas para aumentar el bienestar de los empleados suelen funcionar más bien poco.
No porque no sean atractivas para los empleados, en absoluto, sino porque ya suelen ir saturados con sus tareas habituales. Aun conociendo esta problemática generalizada de muchos empleados, en ocasiones nos empeñamos en aplicar todo tipo de medidas que pueden llegar a ser contraproducentes en lo que se refiere al bienestar.
Fantasear está genial, pero hoy sabemos que la fantasía que reduce la efectividad de las personas a medio y largo plazo.
Si prometemos que todos los empleados serán más felices y más productivos, la realidad se encarga de reducir la motivación de los colaboradores a marchas forzadas.
¿Cómo podemos incorporar medidas de bienestar para los empleados sin renunciar a la productividad?
Crea un calendario flexible a la hora de implementar medidas de bienestar: es importante tener presente los flujos de trabajo anuales para saber en qué momento es mejor incorporar una medida de bienestar. Si identificamos los picos de trabajo y nos adecuamos al ritmo de trabajo, sin duda será más fácil garantizar la ejecución de las medidas (también la aceptación por parte de los miembros de la empresa).
Adapta las medidas de bienestar a los diferentes departamentos: está muy bien considerar que todos los miembros de la empresa son como una familia, pero también es verdad que cada persona y cada departamento tienen unas necesidades y unas características distintas. Procura adecuar cada iniciativa en base a 3 categorías: a) las personas más proclives a este tipo de medidas (que tienen un interés especial), b) las personas que tienen una visión neutra, y c) las personas más reticentes a adoptar estas medidas.
Divide todas las medidas en acciones muy pequeñas: muchos empleados se abruman y se paralizan cuando escuchan la palabra ‘programa integral de bienestar’. Esta reacción evitativa no ayuda a sembrar un clima de confianza para implementar ninguna medida. Si por ejemplo estamos incorporando medidas de conciliación laboral, es vital introducir pequeñas mejoras para evitar la parálisis por análisis. Si los empleados suelen salir a las 7pm de su jornada laboral, no es una buena idea anunciar a bombo y platillo que a partir de la semana que viene se termina forzosamente a las 4pm. La razón es muy sencilla: todos los cambios bruscos son rechazados por nuestro cerebro, ya que la tendencia natural es seguir haciendo lo mismo (rutina). Es recomendable que, como primera acción, los empleados se vayan a casa sobre las 6:45h. No es muy espectacular, ¿verdad? Pero te garantizo que la efectividad será mucho más alta.
Diseña un plan de seguimiento inteligente: si bien es verdad que siempre se agradece que desde la dirección todos los empleados tengan un seguimiento individualizado, también es cierto que nuestro tiempo es tremendamente limitado para llevarlo a cabo con éxito. Es preferible identificar a las personas que ya están aplicando estas medidas de bienestar, para que después sean ellas mismas quienes lleven la batuta de cara a ayudar a las personas de sus departamentos. Hay que buscar líderes emergentes que ya se hayan visto involucrados en este nuevo programa de bienestar, para que ellos lideren desde dentro al resto de colaboradores. Si no aparece ningún líder durante el proceso de implementación del programa de bienestar, entonces tenemos que replantear seriamente la definición y la viabilidad de nuestro proyecto.
¡Ahora es tu turno! ¿Cómo logras implementar con éxito un programa de bienestar para que todos los empleados lo llevan a cabo? ¿Cuáles son las resistencias habituales que llevan a demorar más de la cuenta la implementación de estas medidas? ¿Cuáles son tus mejores estrategias para conseguir que los empleados se involucren y ayuden a otros colaboradores? Déjame tus impresiones en el apartado de comentarios : ) ¡1000 gracias!
¡Un abrazo!
