EN ESTE ARTÍCULO ENCONTRARÁS MUCHO TOMATE PRODUCTIVO
Estamos inmersos en la archiconocida 4a revolución industrial. Hasta aquí nada nuevo.
En una era donde todo va cada vez más acelerado, es fácil inferir que algunas técnicas de productividad ya empiezan a tener fecha de caducidad.
No me malinterpretes. No es porque no se puedan usar o hayan quedado obsoletas, al contrario, lo que ocurre es que la complejidad de nuestro trabajo nos exige otras maneras de planificar y organizar nuestras tareas.
Por si no fuera poco, hay que destacar que nuestra capacidad de atención está en serio peligro de extinción.
La técnica Pomodoro es un “colega de toda la vida” dentro de las numerosas técnicas existentes dentro de la Productividad Personal.
Es bastante probable que la técnica Pomodoro incluso tenga el honor de ser la técnica de productividad más mediática de todas, sobre todo por su facilidad de uso y por la rápida efectividad que tiene.
Hay muchos detractores y muchos amantes de esta técnica, hay odio y amor repartidos a partes iguales. En definitiva, no deja a nadie indiferente.
Permíteme ser neutro en este artículo: vamos a analizar las luces y las sombras de la técnica Pomodoro.
¿Sirve la técnica Pomodoro para alcanzar la máxima concentración
en la 4a revolución industrial?
QUÉ ES Y EN QUÉ CONSISTE LA TÉCNICA POMODORO
¿De dónde sale exactamente esta técnica? ¿Por qué tiene este nombre tan curioso?
Su “bautizo” como técnica Pomodoro (tomate en italiano) no tiene nada de original, de hecho, su origen se basa en el mismo nombre de la técnica.
La técnica ya tiene sus añitos, pero sigue tan vigente como el primer día. Fue creada a finales de la década de los 80. Casi nada.
Francesco Cirillo utilizó un temporizador en forma de tomate para administrar el tiempo en bloques de 25 minutos seguidos de un descanso. A esta práctica, la denominó técnica Pomodoro.
Lo siento por si esperabas una gran historia detrás, pero ya ves que difícilmente ganaría el premio al mejor guion en Hollywood.
Ahora bien, lo valiente no quita lo cortés. Con esta técnica, Francesco Cirillo ha logrado consolidarse como uno de los grandes exponentes de la productividad personal a nivel internacional.
Este reconocido experto italiano en productividad se dio cuenta de que, trabajando por bloques de tiempo, se mejoraba la capacidad de decisión (no tener que pensar) y se reducía considerablemente la procrastinación (posponer lo más importante).
¿Cómo funciona a la práctica la técnica Pomodoro?
Aquí la tienes explicada paso por paso:
Elige la próxima tarea que tienes que hacer
Pon 25 minutos en el temporizador y empieza a realizar la tarea
Cuando el temporizador suene, haz un descanso de 5 minutos
Repetir el mismo proceso durante 4 pomodoros de 25 minutos
Cuando hayas realizado 4 pomodoros, tómate un descanso largo (15-20 minutos)
LA NUEVA VERSIÓN DEL POMODORO GRACIAS A LA NEUROPRODUCTIVIDAD
La técnica en sí misma es fantástica, no tiene mucho más que añadir.
Fácil de entender y de ejecutar. Impecable.
Ahora bien y como profesional de la neuroproductividad, creo que la incorporación de la neurociencia a esta técnica le puede dar un encaje más realista con el funcionamiento óptimo de nuestro cerebro.
¿Cómo quedaría la nueva versión de la técnica Pomodoro? Aquí tienes la nueva secuencia:
Elige la próxima tarea rutinaria (o poco creativa) que tienes que hacer
Repite durante 15” una frase/título de tu próxima tarea
Haz tareas que duren 1 minuto máximo
Pon el temporizador a 20 minutos y trabaja en la tarea seleccionada
Cuando suene el temporizador, haz unas 10 respiraciones profundas
Repite el mismo proceso durante 3 pomodoros de 20 minutos
Cuando hayas realizado 3 pomodoros, haz un descanso largo de 20 minutos
Supongo que te preguntarás…
¿Por qué has introducido estos cambios? ¿Cuál es la diferencia? Si es que de verdad hay alguna... ¡Ahora te cuento!
Para ello, voy a analizar paso por paso para poder explicarte el porqué de estas nuevas modificaciones:
ELIGE LA PRÓXIMA TAREA RUTINARIA O POCO CREATIVA
Después de haber probado esta técnica en muchas ocasiones para todo tipo de tareas, mi conclusión personal es que este método sólo funciona para tareas rutinarias, aburridas y/o poco creativas.
La razón es bastante sencilla: difícilmente podrás llegar a concentrarte en una tarea complicada en menos de 20 minutos, por lo que esta técnica está indicada para esas tareas rutinarias que te cuestan y que el principal problema se encuentra al empezarlas.
Además, y para llegar a realizar un trabajo de calidad, necesitaremos estar cómo mínimo concentrados entre 30 y 40 minutos para estar al 100% de nuestro rendimiento.
Es importante buscar un momento del día donde tu energía sea más bien baja, ya que muchas de estas tareas no suelen requerir una gran concentración por tu parte.
Ejemplo: después de comer o a última hora de tu jornada laboral, puede ser un excelente momento para ponerse a hacer tareas rutinarias. Aunque por tu 'tarea rutinaria' cada persona tiene un concepto distinto, nos podríamos referir por ejemplo a tareas de contabilidad, lectura de información poco relevante, clasificación de documentación...
REPITE DURANTE 15 SEGUNDOS UNA FRASE/TÍTULO DE LA TAREA
La neurociencia nos dice que la repetición mejora la concentración, y estos 15 segundos iniciales son fantásticos para engañar a tu cerebro y empezar con la tarea en cuestión.
Puede parecer una soberana tontería, pero si lo pruebas verás que tu cerebro se va concentrando por segundos. El hecho de repetir algo nos ayuda a poner el foco en lo que tenemos delante, y es un excelente precursor de la atención selectiva.
La repetición forzosa de un elemento que a priori no tiene mucha repercusión, te ayuda a focalizar la atención en el estímulo que tú has decidido prestarle atención. Ahí empieza el resto. Mano de santo. Pruébalo y me encantará conocer tu opinión en comentarios.
Este punto inicial lo hacemos porque, aunque vamos a hacer una tarea rutinaria, tenemos que vencer un punto de pereza que muchas veces nos impide ponernos ejecutar una tarea.
Ejemplo: si tienes que revisar una presentación sobre la conferencia que darás mañana y te da pereza hacerlo, repite el título de la misma durante 15 segundos. Así de simple. Verás como la repetición tiene un ‘magnetismo’ que te lleva a focalizar tu atención.
HAZ MICRO-TAREAS QUE NO DUREN MÁS DE UN MINUTO
Esta parte de la técnica avanzada del Pomodoro es la continuación del paso anterior.
La repetición de 15 segundos de una frase no es suficiente para empezar a ‘trabajar de verdad’, por lo que necesitaremos unos minutos extra para “enjaular” y "sitiar" a nuestro cerebro.
Estas tareas cortas estimulan la concentración a marchas forzadas, ya que es la primera vez que tienes la sensación de logro en muy poco tiempo. En menos de 1 minuto, tienes la percepción de que ya has completado 3 tareas distintas.
La sensación de avance es un estímulo positivo cuando tu cerebro se encuentra en horas de baja energía, ya que necesita ver el progreso para poder volcarse en una nueva tarea.
Ejemplo: usando el mismo caso de la presentación para tu conferencia de mañana, repasa que la portada esté correcta y que no haya faltas. Después puedes revisar rápidamente el índice para comprobar que todo está en orden. Por último, puedes mirar si los números a pie de página están correctamente distribuidos. Nada más, procura que sólo sea 1-2 minutos máximo.
PON EL TEMPORIZADOR A 20 MINUTOS Y TRABAJA EN LA TAREA
Este punto no tiene ningún secreto: simplemente se trata de trabajar en la tarea que has seleccionado al principio durante 20 minutos.
Fíjate que en esta nueva versión son 20 minutos y no 25 minutos, y la razón no es otra que la neurociencia: nuestra capacidad de atención se encuentra alrededor de los 20 minutos, aunque ahora muchos estudios apuntan a que esta cifra ha decrecido hasta la mitad.
Si no son 20 minutos no pasa nada, aquí lo tienes que experimentar para ver cuál es el tiempo que necesitas en tu caso. Si son 10 minutos, entonces regula el temporizador a 10 minutos. Cuanto más flexible seas, mayor efectividad lograrás.
Cuando hayas probado la técnica en repetidas ocasiones, entonces puedes ampliar el tiempo del 'Pomodoro' si lo estimas oportuno.
Aunque la planificación de tareas no está dentro de la técnica del Pomodoro, es recomendable tener una lista de tareas de corta duración preparadas para evitar invertir mucho tiempo a la hora de decidir qué próxima harás.
Truco: la idea no es no empezar por el final de una tarea, ya que sino después sentirás una sensación de desorden que te desconcentrará fácilmente (empieza desde el principio). Si tienes que revisar una presentación, hazlo desde la portada, así te será mucho más fácil gestionar el espacio de tiempo que dura la tarea. De esta manera, te será mucho más sencillo calcular los 20 minutos de cada Pomodoro.
CUANDO SUENE EL TEMPORIZADOR, RESPIRA PROFUNDAMENTE 10 VECES
Descansar es sumamente necesario para recalibrar y reenfocar nuestra atención, aunque, por lo contrario, los descansos muy frecuentes son un claro disparador de la dispersión.
Con el objetivo de mantenernos 100% concentrados en la tarea, las respiraciones profundas son tu mejor aliado para mantenerte activo sin dejar de oxigenar tu cerebro.
El proceso es muy sencillo (y flexible): inspira contando hasta 4, aguanta el aire durante 2 segundos, y suéltalo contando también hasta 4. Repítelo entre 10 y 15 veces.
El número de repeticiones es una estimación, por supuesto tómatelo como una recomendación. Si ves que al principio con 5 respiraciones profundas es suficiente, no es necesario hacer más. Ya irás incrementando las repeticiones cuando creas que es un buen momento para hacerlo.
Nota: si quieres alternarlo con las respiraciones, también puedes realizar estiramientos durante 6-7 minutos, ya que se ha descubierto que tiene una influencia similar para el organismo que las propias respiraciones.
CUANDO HAYAS REALIZADO 3 POMODOROS, TÓMATE UN DESCANSO LARGO
A diferencia de la técnica original, en esta ocasión sólo haremos 3 Pomodoros completos en vez de 4. La idea es no superar los 90 minutos de máxima concentración, ya que nuestro cuerpo necesita descansar a partir de los 80-90 minutos para estar a pleno rendimiento.
Descubre la mejor técnica de concentración en este artículo
De hecho, cuando tenemos energía baja, nuestra capacidad de atención está mucho más reducida y se recomienda trabajar como máximo 40 minutos y descansar 5-10.
Es importante resaltar que, después del primer Pomodoro, la técnica de repetición de 15 segundos y la mini-tarea de 1 minuto no son necesarias de repetir (si crees que te pueden ir bien, adelante).
Aunque hagamos una pequeña pausa y hagamos las respiraciones profundas, lo cierto es que todavía no hemos dedicado el tiempo suficiente para hacer un buen separador psicológico, es decir, que tu cerebro se tome los minutos necesarios para desconectar y resetear la 'máquina'.
Durante el descanso largo es imprescindible salir de la pantalla ya que, si nos quedamos comprobando las redes sociales, terminaremos exhaustos y después nos costará volver de nuevo a estar 100% concentrados.
Es preferible realizar actividades que no requieran pantalla: pasear, estirarse, meditar, tomar el sol, comer, no hacer nada…
Nota: no hace falta que todos los Pomodoros sean de los mismos minutos, puedes ir variando en función de tu energía y en base a tus propis sensaciones. Sí que es verdad que, si los temporizadores son de 20 minutos, es más fácil recordarlo y no tienes que tomar una nueva decisión después de un descanso.
MI VALORACIÓN PERSONAL SOBRE LA TÉCNICA POMODORO
Me gusta esta técnica por el cambio de paradigma que implicó en su momento.
La mayoría de las técnicas de concentración están enfocadas a plazos de tiempo mucho más extensos, por lo que se agradece que el Pomodoro piense en tareas de corta duración (o al menos obligarte a dividirla en porciones muy pequeñas).
Aunque esta técnica fue descubierta cuando todavía las notificaciones del teléfono no eran acuciantes, sigue siendo una técnica perfectamente viable para nuestra realidad actual.
A medida que avanza la robótica inteligente y la automatización de procesos, cada vez más nuestros trabajos tendrán una mayor complejidad.
Por ese motivo, las técnicas de concentración como Pomodoro tendrán difícil cabida en las tareas estratégicas, creativas o simplemente, complejas.
Por supuesto, seguirá teniendo su uso. Seguro que sí.
Eso sí, insisto, sólo la veo para tareas de bajo nivel de atención. Para tareas más complejas, te recomiendo la mejor técnica de concentración demostrada hasta la fecha.
El mensaje que esconde la técnica Pomodoro es sutil pero muy revelador: deja de trabajar hasta el infinito (o hasta que tú veas) y oblígate a descansar de forma regular. Si trabajas más de 2 horas sin parar, tu cerebro puede explotar.
VENTAJAS
La técnica Pomodoro busca la concentración como objetivo principal, y además colateralmente te ayuda a mantener uno de los hábitos más esenciales de la productividad: descansar.
Especialmente útil para aquellas tareas rutinarias que se nos resisten, y que sólo encontramos montañas de procrastinación cuando tenemos que ponernos con ellas. El mecanismo del Pomodoro nos facilita la ejecución para aquellas tareas que no requieren un alto nivel estratégico ni creativo.
Somos muchos los que apuramos el descanso hasta que nos sentimos destrozados mentalmente, y es en ese momento que decidimos parar. La técnica Pomodoro te facilita que te tomes más descansos, ya que cada 20-25 minutos nos suena el temporizador.
Aquí tienes mi listado de ventajas principales:
Te obliga a descansar cada 20-25 minutos
Te ayuda a empezar las tareas rutinarias/aburridas que más te cuestan
No exige usar ninguna metodología de productividad compleja
No tienes que pensar sobre el tiempo hasta que suene el temporizador
Reduce la ansiedad sobre cuál es la próxima tarea que debes hacer
Es una técnica simple y que todo el mundo puede aplicar
PUNTOS DE MEJORA
Personalmente, considero que esta técnica sólo tiene sentido para tareas rutinarias y poco creativas, ya que difícilmente nos podríamos concentrar en 20-25 minutos si queremos desarrollar un proyecto o realizar una tarea que no hemos hecho nunca.
Imagínate que estás iniciando un proyecto nuevo en tu empresa, ¿cuánto podrías avanzar con 20 minutos? Me temo que muy poco, sobre todo porque sólo con 'pensar' sobre cómo será el proyecto ya te tomará más tiempo.
Te puede pasar también que, ocasionalmente, te salga una buena idea y quieras desarrollarla. Como tu tiempo de trabajo está limitado a 20-25 minutos por cada Pomodoro, te verás “obligado” a abandonar la técnica y darle rienda suelta a tu mente.
Aquí tienes mi listado de puntos de mejora de la técnica Pomodoro:
No funciona para tareas nuevas, complejas y/o creativas
Si te surgen ideas mientras trabajas, los 20-25 minutos te resultarán insuficientes
No siempre podrás lograrte concentrarte en un tiempo tan limitado
Cada vez que vuelvas a empezar un Pomodoro, tendrás que “reconcentrarte”
No te servirá para todas las horas del día (dependerá de tu energía y tu agenda)
¡Ahora es tu turno! ¿Has usado nunca la técnica Pomodoro? ¿Te ha funcionado bien? ¿Crees que podría ser útil para el tipo de tareas que tienes que hacer? ¿Qué limitaciones/beneficios le ves a la técnica en tu caso? ¿Hay otra técnica similar que hayas utilizado? Déjame tus impresiones en el apartado de comentarios : ) ¡1000 gracias!
¡Un abrazo!
