EL DESPERTAR DE UNA NUEVA FORMA DE ENTENDER LA PRODUCTIVIDAD
Debo decirte que en el título de este artículo ya me aventuré un poco. Quizá demasiado. Puse ‘después de la crisis’, cuando ni siquiera sabemos cuándo va a terminar todo esto.
En realidad, yo también estoy perdido, no puedo mentirte. Podría decirte que ya encontré la receta mágica para acabar con las consecuencias económicas de la pandemia, pero creo de verdad que la prudencia es ahora la mejor consejera.
Seguramente hay muchos factores a tener en consideración, aunque lo cierto es que siempre hay una variable que permanece inmutable: la incertidumbre. Después de haber repetido hasta la saciedad la importancia de la gestión de la incertidumbre, ahora es cuando viene el momento de la verdad para ponerla en práctica.
La certeza es un invento de la humanidad para sentir que tenemos el control de todo lo que nos rodea. Cuando nos sacan de la secuencia ‘si hacemos A, sucederá B’, entramos en un terreno desconocido que a muchas personas les inquieta.
Lo mismo ocurre con la productividad personal. Creencias clásicas como ‘si trabajo más horas, obtendré mejores resultados’, han inundado la blogosfera de Internet con miles de artículos sobre la temática.
“La productividad no responde a unas causas concretas, es sólo una forma de ordenar el caos”
Hoy la calidad de nuestra atención determina los resultados que obtendremos. Si somos incapaces de poner foco en lo que hacemos y nos distraemos cada 5 minutos, las posibilidades de lograr grandes resultados se ve altamente alterada.
Quizás no sea necesario trabajar tan duro, ni con tanto sacrificio. Tal vez deje ser útil dejarse la salud para conseguir los ansiados resultados económicos que buscamos. ¿Quién dijo que incrementar la productividad tenía que ser un atentado contra tu salud y tu vida en general?
Por supuesto no estoy afirmando lo contrario, que ser productivo es una cuestión de no hacer nada y esperar. Pero quizá sí que debemos sentir lo que hacemos, disfrutar con nuestros clientes, pasarlo bien creando contenido, anotar nuestras prioridades personales en nuestra lista de tareas…
Esta crisis nos trae grandes lecciones. Seguramente no son nuevas, para nada, pero nos vuelve a mostrar que la vida es una aventura de aprendizajes y nos pone situaciones de lo más dispar para confrontarnos constantemente.
Aquí van algunos aprendizajes personales rápidas gracias a este período de confinamiento:
Que te interrumpa tu hijo/a 10 minutos en casa no es un problema, es una maravilla. Nos llenamos la boca de tener ‘prioridades en nuestra vida’, y en cambio nos supone un ‘inconveniente’ el hecho de tener que gestionar a nuestros hijos durante un período que prácticamente no representa nada en la duración de nuestra jornada laboral.
Que, aunque tengamos muchas herramientas de organización y comunicación a nuestra disposición, los hábitos productivos determinarán si son útiles o no. Antes de cambiar el sistema tecnológico de la empresa, quizá tendríamos que empezar a replantearnos qué relación tenemos con el cambio de hábitos. Si eres incapaz de cambiar tus hábitos de sueño o de alimentación, tendrás serios problemas para modificar cualquier tipo de hábito.
Que trabajar rápido sin tener en cuenta a nuestros compañeros quizá no es tan eficiente, sobre todo si generemos un mal clima laboral que acabe perjudicando nuestra productividad. Puedes estar en desacuerdo en la forma de trabajar de tus compañeros, pero también es verdad que con ellos llegarás mucho más lejos y con unos mejores resultados.
En este tipo de situaciones queda claro una tendencia imparable: el equilibrio Vida-Trabajo es muy difícil de sostener en la realidad. La productividad perfecta sólo existe en condiciones de laboratorio.
Más que buscar ese equilibrio entre vida personal y profesional, quizá la mejor opción es abogar por la máxima separación entre los 2. Si estás jugando con tu hijo y pensando en nuevas estrategias de negocio a la misma vez, lo más seguro es que no hagas bien ni una cosa ni la otra.
Tú eres una misma persona, tanto la versión personal como la profesional. Marcar diferencias con cada área te puede ayudar a ganar foco y, lo mejor, disfrutar de lo que estás haciendo. Es momento de mantener el control, aunque sin perder las ganas de aprender.
Después de la experiencia del confinamiento y de un período de retracción económica, nuestras prioridades han cambiado debido a esta crisis. ¿Han cambiado sólo por ahora? ¿O es la semilla de algo más grande que todavía está por pasar?
6 FORMAS DE MANTENER TU PRODUCTIVIDAD DURANTE TIEMPOS DE CRISIS
Las crisis tienen la capacidad de desnudarnos y hacernos vulnerables. Si somos una persona a la cual le gusta darle vueltas a las cosas y que siempre estás pensando en el futuro, lo lógico es que tu nivel de productividad se vea perjudicado.
Si en cambio eres una persona que tiene más autocontrol y un mayor conocimiento personal, entonces es muy probable que te resulte más fácil concentrarte incluso en situaciones adversas.
Ahora bien, una cosa es cómo te comportas en momentos complejos (súper importante), y otra muy distinta es tener la metodología adecuada para lograr mejores resultados.
Aquí van 6 recomendaciones prácticas con el objetivo de ayudarte a mantener el nivel de productividad durante esta crisis:
1# CREA UN MANUAL DE DECISIONES
Trabajar en tiempos agitados es una fuente de estrés y ansiedad. No lo digo yo, sino numerosos artículos científicos recientes donde hablan de los efectos psicológicos de la pandemia actual. Aquí tienes uno reciente de España y otro de Estados Unidos.
El estrés y la ansiedad bloquean nuestra faceta más creativa. Esta consecuencia acaba inevitablemente en dificultarnos la toma de decisiones. Más estrés significa menor claridad. Y la claridad es un requisito indispensable para tomar cualquier tipo de decisión.
Para que te hagas una idea, hoy sabemos que tomamos alrededor de 35000 decisiones cada día. Esto supondría, de media, una decisión cada 2 segundos. Si además les sumamos las ‘turbulencias’ que estamos viviendo, entonces todavía se convierte en más necesario un manual de decisiones.
Imagínate que tienes que enviar un correo a un cliente para informarle de cuándo harás la apertura de tu centro al público. La información que tienes que enviarle ya la sabes, pero si estás estresado por la situación actual es probable que te dejes datos importantes. Esta situación la podrías solucionar con un simple checklist, aunque cuando tenemos mucha presión se nos olvida lo más elemental (e incluso nos da pereza hacerlo).
Con el objetivo de ganar claridad y tener un centro de operaciones donde guardes todas las decisiones que has tomado hasta la fecha, te voy a sugerir que crees tu propio manual de decisiones.
Aquí van 4 puntos importantes para crear tu propio manual de decisiones:
a) No es necesario anotar todas las decisiones que tomamos en un día, sólo las más importantes y las que no tienen una solución evidente para ti.
b) Cada vez que tomes una decisión que te tome tiempo y que consideres que puede ser útil para futuras acciones, ten en cuenta las siguientes preguntas y escríbelo en un papel físico o cualquier programa online: qué decisión tomé y en qué fecha, por qué creo que funcionó esa decisión, qué decisión alternativa hubiera podido tomar, cómo me sentí después de tomar la decisión…
c) El objetivo de este manual de decisiones es ayudarnos a tomar mejores decisiones en el futuro. Así que no se trata de juzgar nuestras decisiones pasadas, sino de tener disponible nuestra experiencia para optimizar la toma de futuras decisiones.
d) En el caso de lo consideres oportuno, también puedes compartir el manual de decisiones con tu equipo. Si existe la suficiente confianza entre los distintos colaboradores, este manual puede ser especialmente útil para mejorar la toma de decisiones grupal y aprovechar al máximo la inteligencia colectiva.
WIKI diseñada con el programa Microsoft Teams
2# APROVECHA PARA ELIMINAR PROYECTOS PENDIENTES
La inercia es tremendamente contagiosa. Si ya tenemos ‘anotados’ nuestros proyectos en nuestras listas, ¿por qué deberíamos deshacernos de ellos?
El razonamiento puede resultar sencillo: lo que un día fue importante no tiene por qué serlo ahora. Todo puede caducar en algún momento, también los proyectos pendientes.
Después viene otro obstáculo íntimamente vinculado con la inercia: el apego emocional. ¿Por qué nos cuesta tanto deshacernos de nuestros proyectos? ¿Qué ‘impacto emocional’ tiene eliminar proyectos que ya no tienen sentido?
Aunque quizá no estés en sintonía conmigo, nuestro apego con los proyectos tiene un importante ADN cultural. Mejor ‘mantener los proyectos por si acaso’ que eliminarlos de tu vida.
Implementar una metodología ‘tipo Marie Kondo’ en tus proyectos profesionales no resulta nada fácil, por eso es importante aprovechar situaciones como la actual para hacer un reset.
El primer paso imprescindible es hacer una lista con todos los proyectos pendientes que tienes ahora mismo. Seguro que, a lo largo de los últimos meses y años, ha ido acumulando numerosos proyectos que en la actualidad dejaron de tener sentido. Si quieres algunos ejemplos, aquí te muestro algunos de los míos para que te puedan servir de guía.
Lista de proyectos pendientes realizada con el programa Airtable
Una vez tengas hecha la lista de proyectos pendientes, entonces es momento de recortar algunos de ellos. Piensa que en tiempos de crisis lo queremos hacer todo, y además lo antes posible. Más que una medida para ser más efectivos, muchas veces lo hacemos para calmar nuestra ansiedad.
Déjame plantearte algunas cuestiones para replantearte tus proyectos pendientes:
¿Qué pasaría si no hicieras el proyecto en 1 mes? Ahora supón que un proyecto no se puede hacer en un mes porque tienes otras actividades profesionales más prioritarias. ¿Qué consecuencias tendría? ¿Qué impacto negativo tendría para tu negocio? Hacer este ejercicio te permite relativizar la importancia de un proyecto. En 1 mes pueden ocurrir muchas cosas, incluso que aparezcan proyectos mejores que sustituyan al anterior.
¿Quién necesita de verdad que haga este proyecto? Ahora piensa en quién fue el responsable que te adjudicó ese proyecto. Aquí sólo tienes 2 opciones: ¿fue una tercera persona o fuiste tú mismo? Si fue una tercera persona, entonces es un buen momento para renegociar con ella la importancia del proyecto en la actualidad. ¿Sigue teniendo sentido? ¿Podemos modificar la fecha de vencimiento? Si el ‘origen’ fuiste tú, entonces todavía tienes más facilidad para eliminarlo o posponerlo hasta nueva orden.
¿Encaja en mi lista de prioridades actuales? Seguro que cuando anotaste ese proyecto lo consideraste muy prioritario, pero la circunstancias actuales puede que hayan cambiado el panorama por completo. ¿Sigue teniendo un lugar importante en tus proyectos actuales? Si la respuesta es negativa, entonces aprovecha para hacer limpieza. Si de verdad es tan importante, volverá a aparecer en tu camino profesional.
Para finalizar este punto, fíjate que siempre aparece una disyuntiva interesante: ¿posponer o eliminar? Si me preguntas a mí, te diría que eliminar sería mi acción favorita. Posponer es una psicotrampa para seguir almacenando el proyecto, mientras que eliminar es una verdadera liberación. Si decides posponer el proyecto, lo que sí te recomiendo es que no lo tengas en un documento principal donde anotes tus proyectos principales.
3# REDUCE EL MARCO TEMPORAL DE TUS PROYECTOS
Las crisis son las mejores aliadas de la incertidumbre, así que ya no tiene mucho sentido hablar de proyectos a medio y largo.
Todo es tremendamente volátil, incluso también aquellas tareas que habías hecho siempre igual hasta la fecha.
Si ahora mismo tienes varios proyectos a largo plazo, mi recomendación es que los acortes o que los dividas en subproyectos de 15 días máximo. Recuerda… ¡en una sola semana puede cambiar todo por completo!
Lo primero que te recomiendo es que dividas tus proyectos por fases, preferiblemente lo más cortas posible. Teniendo en cuenta que cada fase puede verse alterada en cualquier momento, es recomendable trabajar por lotes de pocas tareas para no trabajar en balde.
Lista de proyectos pendientes realizada con el programa Airtable
En el ejemplo que te muestro arriba, puedes ver las 3 primeras fases del nuevo curso que estamos lanzando para formadores que quieren dinamizar sus workshop online.
Si bien es cierto que es un curso que nos apetece mucho hacer, la volatibilidad de muchos proyectos actuales nos hace ir con cautela. En el caso de que finalmente no pudiéramos lanzar el curso, lo último que quisiéramos es haber invertido una cantidad ingente de tiempo en algo que no podemos lanzar al público.
Trabajar por fases nos da mucho respiro por los siguientes motivos:
a) Nos otorga mucho más margen para ‘cambiar el rumbo’ de nuestros proyectos: si ahora nos llegara un proyecto grande y al cual le queremos dedicar más tiempo y energía, podríamos dejar el curso online en stand-by sin problema.
b) Nos ayuda a trabajar de forma más concentrada en una fase en concreto: cuando el inicio y el final de un proyecto están cerca, es mucho más sencillo calibrar los esfuerzos necesarios para poder completar una fase concreta del proyecto en poco tiempo.
c) Nos facilita la gestión de nuestros recursos a corto plazo: ir fase a fase nos permite tener una mayor perspectiva a la hora de invertir ciertos recursos en proyectos a largo plazo. En este caso nos centramos única y exclusivamente en aquellas tareas de cada fase y sólo invertimos los recursos que requiere cada etapa del proyecto.
4# HAZ TAREAS MÁS CORTAS
Igual que comentábamos antes con la duración de los proyectos, en las tareas es preferible hacer lo mismo. Te recomiendo este artículo acerca de la duración de las tareas.
Las tareas más largas son herramientas de distracción masiva, mientras que las tareas más cortas nos ayudan a ganar foco. Especialmente en tiempos revueltos, hay que preservar nuestra atención con más cuidado que nunca.
Durante mucho tiempo he perseguido la fórmula mágica de la concentración, sobre todo para optimizar nuestro esfuerzo mental gracias a las últimas investigaciones de la neurociencia.
La energía mental tiene mucho que decir a la hora de planificar la duración de las tareas, puesto que nuestra capacidad de ejecutar depende bastante de cuánta energía tenemos disponible en un momento concreto del día (haz clic aquí para convertirte en la persona con más energía del mundo).
Si por ejemplo tomamos como ejemplo una persona con cronotipo matutino, tendríamos unos niveles de fluctuación de energía mental como las que podemos ver en imagen superior. En un día normal, como máximo tendríamos 210 minutos de máxima concentración. Cuando estamos estresados o trabajamos bajo presión, ese tiempo máximo decrece de forma considerable.
¿Qué podemos aprender de este proceso biológico natural? Simple: reduce la duración de las tareas. En vez de programar tareas de 1 hora o 1 hora y media (que sería el máximo recomendable en situaciones normales), mi sugerencia es que dividas las tareas en bloques de tiempo más pequeños (alrededor de los 30-40 minutos).
Es probable que ahora estés pensando… ¡con 30 minutos no tengo tiempo ni para empezar a concentrarme! Todo tiene una explicación, déjame ponerte un ejemplo:
Hoy tienes asignadas 5 tareas en tu plan semanal. La duración de cada una de ellas es de unos 90 minutos. Hasta aquí todo correcto. A primera hora de la mañana eliges tu primera tarea y, tras 20-30 minutos con ella, un compañero/a de tu oficina te llama para anunciarte otras tareas imprevistas. Como tu primera tarea duraba casi 90 minutos, tienes la sensación de que no has hecho nada, cuando realmente ya habías estado casi media hora trabajando en una tarea.
Si por lo contrario la tarea hubiera tenido una duración de 30 minutos, ya habrías completado la primera tarea del día. Esto es un potenciador mental: tu capacidad de logro se nutre por los hitos que terminas, no por lo que empiezas.
Lo cierto es que ahora todo anda un poco más revolucionado que antes. Más llamadas, más imprevistos, más dudas… todo este aumento parece indicar que también se va a reflejar en la productividad de las personas. Así que, ya que nosotros podemos hacer algo al respecto, dividamos nuestros grandes tareas en pequeñas acciones mucho más manejables.
5# PLANIFICA TU NUEVA SEMANA DE 3 DÍAS
Siguiendo la línea de los 2 puntos anteriores, sería conveniente planificar las semanas como si tuviéramos menos días disponibles.
No es que vayamos a trabajar menos días, pero sería preferible no planificar los 5 días de la semana por la multitud de imprevistos que pueden aparecer. En tiempos de cambio, es fácil que las prioridades cambien y nos veamos abocados a más cambios de lo habitual.
Igual que citábamos con la duración de las tareas, en este caso lo aplicaremos también en lo que concierne a la duración de las semanas. Así que te doy la bienvenida a tu nueva semana laboral de lunes a miércoles. Los días concretos los puedes elegir en base a la naturaleza de tu trabajo y a cómo se estructuran tus horarios laborales.
Los días ‘sobrantes’ no es que vayas a dejarlos en blanco, para nada. De hecho, es muy probable que la termines llenando a base de nuevas tareas e imprevistos. Pero fíjate en algo interesante: si ya empezamos con toda nuestra semana llena de lunes a viernes, cuando tengas que añadir una nueva tarea ya no sabrás dónde ponerla. Dejar un espacio en tu planificación para respirar es clave para mejorar tu productividad.
Planificación semanal diseñada con el programa Trello
En tiempos revueltos, los imprevistos aparecen como las setas en el bosque. Si no quieres teñir tus semanas de frustración asegurada, mi recomendación es que tu planificación semanal sea lo más cautelosa posible.
Si sigues buscando cuál debería ser la manera perfecta para gestionar tus tareas, comparto contigo el sistema ideal de organización de tus proyectos y tareas.
6# REDUCE EL CONSUMO DEL CONTENIDO ONLINE
Ya sabemos que las noticias matan tu productividad, aunque a pesar de ello el aumento del consumo online de información se ha disparado durante la cuarentena.
Nuestra incertidumbre ante el panorama actual busca una sobredosis de control a través de la información online. Así de sencillo, pero muy perjudicial también para nuestra productividad.
El consumo exagerado de noticias afecta directamente a tu rendimiento:
Te ‘conviertes’ en una persona más rígida (y menos tolerante): las noticias que consumimos refuerzan nuestras creencias, hecho que dificulta poder tener una posición más flexible hacia ciertos posicionamientos. Si lees constantemente noticias sobre que 'todos los jefes son unos explotadores', desarrollarás una resistencia mental a colaborar con tus mandos superiores. En cierta medida, habrás aumentado la intensidad de esa creencia y habrás reducido la posibilidad de abrirla (y por consiguiente actuar desde la rabia).
Te cuesta más solucionar conflictos: a causa del punto anterior, tener unas creencias muy rígidas no te ayuda a gestionar adecuadamente los conflictos con tus colaboradores. Si endureces tu posicionamiento en relación con la creencia 'todos los jefes son unos explotadores', te costará mucho lidiar con los conflictos que tengas con tus superiores. Aunque parezca que no tenga ninguna relación, el consumo de noticias no te facilita la gestión de conflictos.
Se incrementa tu nivel de estrés y ansiedad: el bombardeo constante de noticias negativas choca de frente con tus perspectivas de prosperidad. Si cada día recibes noticias sobre el decrecimiento generalizado de la economía de tu país, es muy probable que esa ansiedad la traslades a tu vida personal y profesional. Un consumo excesivo de noticias negativas te genera conflictos internos y ataca de lleno a tu seguridad psicológica.
Se reduce tu capacidad de foco y concentración: el exceso de noticias desestabiliza la capacidad de concentración de una persona, ya que pone el foco en multitud de frentes que no tienen que ver con las tareas que tienes que ejecutar. Si sueles consumir muchas noticias a todas horas, aumentarán sin duda tus niveles de distracción (muchas veces de manera inconsciente). Es complicado mantener el foco en una sola tarea cuando has recibido tantos estímulos en un mismo día.
¿Qué hacemos con toda la información online para que no afecte a nuestra productividad?
Lo primero que me gusta recomendar es una receta muy sencilla pero impecable: no consumas la información online en el mismo momento que la encuentras por Internet.
En vez de consumirlo al instante, guárdalo en un espacio donde puedes hacer una revisión semanal de todo el contenido online. En mi caso uso Trello, aunque puedes usar cualquier software que te resulte útil (incluso la herramienta de favoritos si te funciona).
Posteriormente, elige un día a la semana para consumir todo el contenido online que hayas almacenado. Es preferible que selecciones un día concreto y con una duración concreta (por ejemplo, 1 hora y media).
Cuando te dispongas a consumir ese contenido online, prioriza el que creas que sea más interesante en ese momento. Tú mismo lograrás hacer un cribaje interno en el mismo instante que lo consumas.
Por último y cuando termines, borra todo el contenido que tenías en la lista. Si de verdad fuera importante, seguro que volvería a aparecer otra vez en tus búsquedas virtuales. A veces nos obsesionamos en guardar contenido desfasado porque simplemente un día decidimos guardarlo en una lista (otra vez el apego).
Gestión del contenido online diseñado con el programa Trello
¡Ahora es tu turno! ¿De qué manera te ha afectado la crisis actual a tu rendimiento? ¿Cuáles son tu estrategias principales para volver a recuperar la productividad en situación tan volátil? ¿Cómo priorizas ahora tus proyectos y tareas? ¿Cuál es tu visión ante los proyectos pendientes? ¿Eres más de guardarlos o eliminarlos? Déjame tus impresiones en el apartado de comentarios : ) ¡1000 gracias!
¡Un abrazo!
