LAS HERRAMIENTAS NO SON LA PANACEA DEL TELETRABAJO
En muchas ocasiones, entendemos el teletrabajo como la gestión óptima de las herramientas para colaborar a distancia.
Esta definición sólo incluye una variable dentro de la ecuación del teletrabajo, ya que aquí hay que incluir varios elementos esenciales para lograr la máxima efectividad.
¿Cuáles son las variables de la ecuación completa? Aquí van los 4 elementos básicos a tener en consideración para implementar de verdad el teletrabajo:
A) MENTALIDAD Y CULTURA ORGANIZATIVA: Teletrabajar no sólo consiste en trabajar desde casa. Igual que en el plano físico tenemos que cumplir con nuestros objetivos y cuidar de las relaciones con nuestros compañeros, el proceso en la distancia también tiene que cumplir con el mismo guion. El teletrabajo no es una forma de ‘alejarse de la oficina’ sin más, sino que además nos ayuda a combinar mejor nuestras obligaciones personales con nuestros objetivos profesionales. Este cambio de cultura no es exclusivamente un cambio personal; la empresa también juega un papel decisivo para implantar este nuevo paradigma organizacional.
B) COMUNICACIÓN: El hecho de contar con un equipo en remoto cambia algunas reglas en comparación cuando es presencial. Lo bueno de merodear los pasillos es que te permite tener un termómetro de muchas variables: puedes ver ipso facto si el ambiente es bueno o está enrarecido con sólo mirar a tus compañeros, puedes enterarte de información al momento por el simple hecho de hablar con la persona que tienes a tu lado… en cambio, en la esfera online tienes que ‘forzar’ estas situaciones aumentando (y redefiniendo) la comunicación con tu equipo, para obtener información que de otra manera sería complicado encontrar. Establecer un protocolo de actualizaciones en los proyectos, la comunicación afectiva (para ayudar y gestionar mejor las emociones del equipo), o las reuniones de teambuilding serán clave para establecer un plan de comunicación adaptado al teletrabajo.
C) PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN: Muchas empresas basan su planificación a base de urgencias. Lo bueno que tiene el mundo corporativo presencial es que se pueden dictar fácilmente muchas ‘órdenes’ para asignar tareas urgentes. Esta misma receta a nivel telemático no suele funcionar demasiado, ya que todo tu equipo en remoto necesita tener una organización estructurada para poder organizarse con tiempo. Hay que combinar todas las tendencias de gestión de equipos efectivos que nos ayudan a organizarnos mejor: métodos ágiles para los proyectos relacionados con el diseño de un producto o servicio, productividad personal para gestionar las tareas del día a día (tanto las planificadas como las imprevistas), y gestión de proyectos flexible para fijar los hitos más importantes de las próximas semanas (planificar a corto plazo es esencial para los equipos a distancia).
D) ROLES DE EMPRESA: Si bien es cierto que los roles en la empresa suelen ser muy ‘líquidos’ y ‘escurridizos’, la verdad es que cada persona tiene bastante claro cuál es su rol principal. En el mundo digital del teletrabajo la responsabilidad de las personas varía en función del proyecto, ya que los equipos en remoto deberían estar pensados para ser autoorganizados y sin tener unas directrices muy marcadas por un solo líder. Si no permitimos que la confianza se expanda entre nuestros colaboradores, tendremos que enviarles muchos mensajes de seguimiento para asegurarnos que la tareas se están haciendo (con la consiguiente saturación del sistema y el aumento de la desconfianza entre los miembros). Trabajar en remoto implica que el liderazgo sea más compartido entre varias personas que en el caso de un espacio físico convencional.
Tienes razón. No hablé en ningún momento de la tecnología. ¿Es que las herramientas tecnológicas no son lo suficientemente importantes?
Sí claro, pero sólo a medias.
Si estás pensando en implementar equipos en remoto en tu empresa, te recomiendo encarecidamente que te descargues el ebook gratuito sobre ‘Teletrabajo Efectivo: cómo gestionar un equipo en remoto de alto rendimiento’.
LAS MEJORES HERRAMIENTAS PARA TELETRABAJAR
Si ahora mismo haces una búsqueda rápida en Google sobre ‘Herramientas para Teletrabajar’ y ‘Herramientas para trabajar en remoto’, el número de resultados es espectacular.
Eso sí, si empezamos a hacer clic en todos los enlaces, veremos que al final se repiten prácticamente las mismas. ¿Significa que las que más aparecen en los buscadores son las mejores? Eso sólo lo podrás decidir tú. La que más te guste será la mejor herramienta del mercado, ahí no hay discusión (al menos para ti).
NOTA PREVIA ANTES DE INSTALAR CUALQUIER HERRAMIENTA: Sea cual sea el software que finalmente uses para teletrabajo, es de vital importancia que cumpla con todas las normas de seguridad y privacidad que requiere la empresa. Si una de las herramientas sirve para almacenar archivos, pero no está asociada a la empresa, deberás tener en cuenta que allí estás colgando información sensible y que incluso puedes estar cometiendo una irregularidad. Asegúrate primero con tu equipo de sistemas/IT que tienes todos los permisos habilitados y pregúntales también por los protocolos de seguridad de la empresa (evitaremos muchos problemas de antemano).
Una vez hayas solucionado todo lo relacionado con seguridad y privacidad, entonces ya podemos seguir con el siguiente paso.
Punto importante: al final las herramientas no son objetivos en sí mismas. Primero tenemos que pensar para qué las queremos, luego ya decidiremos cuál es la herramienta idónea para cada función.
En mi caso personal identifico 3 áreas principales donde las herramientas son imprescindibles: organización, comunicación y almacenamiento. A continuación, comparto contigo la explicación de cada una de estas 3 áreas:
Herramientas para almacenar información: aquí pondremos todo aquel material relevante para los colaboradores (presentaciones, presupuestos, políticas de empresa y de Recursos Humanos, información de los clientes, propuestas comerciales…). Es importante que sea una herramienta segura y que cada teletrabajador disponga de los permisos necesarios para poder consultar, editar y subir la información con la máxima seguridad y confidencialidad.
Herramientas para la gestión de proyectos y tareas: en estas herramientas buscamos tener planificado y organizado el flujo de tareas para que pueda ser visualizado y compartido con el equipo. Aquí podremos ver todos los objetivos, proyectos y tareas, así como la asignación de los responsables de cada una de las actividades.
Herramientas de comunicación y seguimiento de la información: con el objetivo de mantener al equipo en contacto y compartir novedades, actualizaciones e incidencias, se nos hace imprescindible tener herramientas directas e indirectas de comunicación por vía online. Aquí es importante que se centralice la información en las mínimas herramientas posibles para evitar duplicidades (hablaremos de ello más adelante).
Teniendo clara esta puntualización inicial, ahora sí que ya empezamos con la lista de herramientas para buscar las mejores para tu equipo en remoto. ¡Vamos allá!
NOTA INICIAL: La gran mayoría de las herramientas presentadas tienen su versión gratuita disponible, aunque obviamente las versiones premium son las más idóneas para sacarles el máximo partido. Como medida preventiva antes de comprar ninguna herramienta, casi todas tienen una opción gratuita o un versión de prueba de 14 días.
A# HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN
Este tipo de herramientas están pensadas para gestionar tus objetivos, proyectos y tareas. No hay ninguna herramienta mejor que otra, aunque sí es verdad que es preferible tener en cuenta las siguientes recomendaciones para cualquier programa:
Cumple con las políticas de seguridad y privacidad de tu empresa: verifica que las herramientas que estás usando almacenan la información de forma segura y conforme a las reglas de tu empresa. Vigila con los softwares gratuitos que no protegen tus datos, al final pueden resultar ser un arma de doble filo. Piensa que en estos programas estarás almacenando proyectos, tareas, ideas y estrategias que muy probablemente no quieres compartir con nadie más.
Funciona igual de bien en todos los dispositivos y sistemas operativos: que si Android o iOS, que si Windows o Apple, que si ordenador/computadora, tablet o smartphone, que si código abierto o no… procura que todas las herramientas sean compatibles con la mayoría de los dispositivos y sistemas operativos que usa tu empresa (en la medida de lo posible).
Que encaje en la cultura previa de planificación y organización del equipo: tanto si empleas una metodología de productividad personal como si no, es importante que la herramienta no suponga un cambio drástico en la rutina de tus colaboradores. Si optas por una herramienta muy compleja y alejada del sistema habitual, la resistencia por parte del equipo será muy elevada.
1# TRELLO: Una de mis herramientas favoritas de gestión de proyectos y tareas por la gran versatilidad que ofrece. Es visual, fácil de usar y con millones de integraciones a tus otros programas favoritos. Debo añadir que su newsletter es la mejor de todas con diferencia: artículos, plantillas y recursos de alto valor de forma totalmente gratuita.
2# ASANA: La competencia directa de Trello y una de las mejores herramientas para organizar tus proyectos y tareas. Incluye una gran cantidad de integraciones con la mayoría de los programas existentes. Debo reconocer que en los últimos meses ha mejorado muchísimo y sus prestaciones superan de lejos la mayoría de las herramientas de su sector.
3# AIRTABLE: Una de las herramientas más completas para gestionar tus proyectos y tareas. Tiene una ‘vista’ tipo Excel que es una auténtica maravilla, mucho mejor que la que ofrecen la mayoría de otras herramientas.
4# MEISTERTASK: La herramienta más visual y más ‘coqueta’ para gestionar tus proyectos y tareas. Si tuviera que elegir la herramienta más sencilla para empezar, sin duda optaría por MeisterTask.
5# TODOIST: Una herramienta muy completa y con muchísimas funcionalidades. Una de las mejores opciones es poder copiar los correos completos y con los archivos adjuntos a tu lista de tareas (algo que sólo puedes hacer a medias en otras herramientas).
6# BASECAMP: Uno de los padres más importantes del mercado de herramientas de gestión de proyectos/tareas. Han sabido reinventarse con el paso de los años para adaptarse a las necesidades actuales de planificación y organización. Muy buena.
7# MONDAY: El último rediseño de la herramienta ha conseguido posicionarla como una de las mejores de su sector. Destaca la funcionalidad de comunicación entre el equipo, así como la gran cantidad de gráficos y reportes que puedes generar a partir de los datos que vas introduciendo.
8# MICROSOFT PLANNER: Una herramienta de gestión que empezó de manera regular, y que ahora se está intentando poner las pilas para competir con las grandes. Cuenta con un enorme ventaja: está integrado con todo el paquete Office 365, algo vital para muchas corporaciones.
9# OUTLOOK: La herramienta omnipresente en la gran mayoría de corporaciones. Si bien GMAIL cada vez le va ‘quitando’ licencias al monopolio Microsoft, no podemos negar que Outlook es el mejor gestor de correos, proyectos y tareas que existe en la actualidad.
10# HYGGER: La mejor copia de Trello hasta la fecha. Si bien no tiene tantas integraciones con otras aplicaciones, lo cierto es que se trata de un programa muy bien diseñado y con una usabilidad apta para todos los públicos. Una grata sorpresa.
11# FACILE THINGS: Si en tu caso estás implementando la metodología Getting Things Done (GTD), esta herramienta encaja a la perfección con las directrices de David Allen. De factoría española, este programa es sin duda uno de los mejores del mundo para aplicar GTD.
12# NIRVANA GTD: Una herramienta imprescindible para los amantes de GTD, con un interfaz muy atractivo y con muchas posibilidades para integrarlo con otras aplicaciones. Lo cierto es que ha avanzado a pasos agigantados hasta acercarse al nivel de las mejores herramientas de su sector.
13# PODIO: Hace unos años fue mi herramienta favorita para gestionar proyectos y tareas. Ahora no es que sea un programa poco interesante, pero sí que es verdad que otras herramientas han logrado superar las funcionalidades que inicialmente tenía (Podio fue pionera en muchos sentidos).
14# MS PROJECT: Una herramienta pionera en la gestión de proyectos que fue actualizada por completo en 2019. Ideal para manejar proyectos extensos y totalmente compatible con el paquete Office 365.
15# JIRA: Uno de los gestores de proyectos y tareas más completos (y más complejos) que existen. Pensado sobre todo para programadores, especialistas en atención al cliente y diseñadores de producto. El nivel de automatizaciones de Jira es increíble, mucho mejor que cualquier otra herramienta con funcionalidades parecidas.
16# OMNIFOCUS: Un referente en la gestión de proyectos y tareas se mire por donde se mire. Si sueles trabajar en entornos Apple, sin duda es uno de los mejores exponentes en el mercado. A destacar también todo el contenido que generan para ayudarnos a ser cada día un poco más productivos (échale un vistazo a su podcast).
17# EXCEL: Si hablamos de gestionar proyectos y tareas, Excel tiene que estar en esta lista de forma obligada. Si bien es cierto que muchas herramientas han mejorado la agilidad y las integraciones con respecto a Excel, la verdad es que sigue siendo uno de los programas más fiables y con más funcionalidades disponibles. El hecho de poder tenerlo en la nube también ayuda a poder gestionarlo desde cualquier dispositivo.
18# TEAMGANTT: Si lo que te interesa es gestionar proyectos y plasmarlos en un diagrama Gantt, TeamGantt es una verdadera maravilla en este sentido. Merece destacar que su newsletter es increíble, tiene artículos y material muy interesante en el mundo de la gestión de proyectos (súper recomendable).
19# SMARTSHEET: Si buscas un programa clásico pero a su vez completo para gestionar tus proyectos, Smartsheet puede ser uno de los mejores aliados para este propósito. Si bien la gestión de tareas diarias no es tan flexible y práctica como la de sus homólogos, a nivel de proyectos es un carro de batalla (casi) invencible.
B# HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN
La comunicación a distancia puede convertirse en una batalla campal, sobre todo si no hay un protocolo de actuación según la tipología de mensajes que se generan en la empresa.
Exigencias, actualizaciones, convocatorias, mensajes en copia, urgencias, reproches, exabruptos, desencuentros, sobreinformación… si de verdad pretendemos que la comunicación no se convierta en un infierno ingestionable, es preciso marcar unas reglas sencillas para regular la información y prevenir conflictos evitables.
Te propongo que tengas en cuenta las siguientes 3 recomendaciones antes de seleccionar las herramientas de comunicación para tu equipo en remoto:
Utiliza programas que sean compatibles con las herramientas de organización: este punto es especialmente crítico, ya que la idea es que el equipo en remoto pueda comunicar actualizaciones, incidencias o asignar nuevas tareas en base a la lista compartida de proyectos. Si por ejemplo queremos indicar una incidencia en una tarea al resto del equipo, sería recomendable también verlo en nuestra lista de proyectos para que todo el equipo fuera consciente de la incidencia. La compatibilidad en entornos Office 365 o Google Suite resulta relativamente sencilla; en cambio, es más complicado unir programas que no por defecto no son compatibles de inicio: por ejemplo, Trello con MeisterTask. Aquí tendrás que usar herramientas extra que generen reglas externas como Zapier o IFTTT.
Selecciona una herramienta para cada tipo de comunicación: la duplicidad de información en equipos en remoto está a la orden del día. Debido a que la comunicación es asíncrona (es decir, no nos comunicamos en el mismo momento), es fácil recibir el mismo mensaje por varias vías distintas. Si no me contesta por Slack, le envío un correo y un mensaje por WhatsApp. Especifica qué herramienta usarás para cada tipo de mensaje. Ejemplo: si es una actualización, incidencia o comentario sobre un proyecto/tarea concreto, usaremos Microsoft Teams. Para enviar información general de la empresa, usaremos el correo electrónico. Para reuniones, Skype Business. Para enviar información sobre clientes, usaremos un grupo específico de WhatsApp. Para urgencias, llamada de teléfono.
Revisa mensualmente si las reglas de comunicación funcionan para cada herramienta: el caos diario no impide hacer un buen uso de los programas, así que es imprescindible hacer una revisión mensual para repensar, reestablecer, y consensuar nuevas reglas de comunicación para todo tu equipo en remoto. Las prisas hacen que terminemos mezclando canales y duplicando contenido, e incluso nos puede llevar a replantear si algunas herramientas de comunicación tienen sentido (y, por lo tanto, reemplazar las que no funcionan o incluso eliminarlas si han quedado obsoletas).
1# MICROSOFT TEAMS: La reina de la comunicación corporativa ahora mismo. Si bien es cierto que cuando se lanzó al mercado tenía muchas carencias, hay que reconocer que Microsoft le ha dotado de un sinfín de funcionalidades que la convierten, para mí, en la herramienta más completa de su categoría. El hecho de ser compatible con toda la esfera Office 365 le otorga una matrícula de honor.
2# GOOGLE HANGOUTS CHAT: La competencia directa de Google a Microsoft Teams. Una herramienta sencilla, fácil de usar y con total integración con Google Suite. Muy útil a nivel corporativo. Ha mejorado muchísimo desde su última versión, la verdad es que Google le ha dado un salto de calidad importante en todos los sentidos.
3# SLACK: La semilla de los programas anti-email por excelencia. Un excelente programa de comunicación instantánea segmentada por diferentes canales. Creo que es una herramienta fabulosa y que tiene muchas integraciones con la gran mayoría de aplicaciones del mercado.
4# MICROSOFT KAIZALA: La nueva herramienta de mensajería instantánea de Microsoft. Muy buena herramienta todavía desconocida, con un muchas funcionalidades que otros programas parecidos no tienen. Opciones como las encuestas en directo, hacer fotos a documentos (y adaptar la imagen a su tamaño), asignar tareas… todo integrado en el marco de Office 365.
5# WHATSAPP/WHATSAPP BUSINESS: La mensajería instantánea por antonomasia. Poco hay que decir de la herramienta de comunicación más usada en el globo terráqueo. La opción Business ofrece más privacidad para la empresa y más opciones para gestionar a grupos externos a la compañía.
6# TELEGRAM: Una herramienta de comunicación instantánea en constante crecimiento y muy valorada por la privacidad de los datos personales en las conversaciones que ofrece. Sus canales temáticos son muy útiles como comunidades de aprendizaje y de activismo social.
7# FLEEP: Una alternativa muy válida a Slack. Cuenta con muchas integraciones con otras aplicaciones y con un diseño muy claro y bien estructurado. Cumple perfectamente con su cometido.
8# CONFLUENCE: La herramienta de mensajería instantánea y de colaboración más completa del mercado. Si buscas complejidad y multitud de funcionalidades, Confluence ‘tiene que’ ser tu herramienta favorita. Forma parte del entorno Atlassian, integradas con Trello y Jira.
9# ROCKET.CHAT: Una excelente herramienta de mensajería instantánea con múltiples opciones y además de código abierto (una de las pocas de su categoría). Es 100% personalizable si sabes picar código.
10# ZOOM: Esta herramienta para efectuar reuniones y webinars se ha convertido en la número 1 de su categoría. Tiene muchas opciones para emitir en directo, además permite grabar las sesiones. Tiene integraciones con prácticamente todas las herramientas, y su facilidad de uso es apta para todos los públicos. Como punto en contra, hay que decir que tiene algunas lagunas en su sistema de privacidad de datos.
11# SKYPE/SKYPE BUSINESS: El origen tecnológico de las reuniones digitales. Skype ha sufrido numerosas modificaciones que lo han convertido en una herramienta todoterreno y con un gran abanico de opciones. Integrada con el entorno Office 365.
12# GOOGLE HANGOUTS: Una excelente herramienta para gestionar tus reuniones y charlas digitales. Su facilidad de uso es total, mucho más que la mayoría de las plataformas similares en su categoría. Además, su versión en smartphone es tremendamente ágil y con una usabilidad fantástica.
13# WHEREBY: Una nueva revelación en el mundo de las reuniones digitales. Antes llamada Appear.in, la edición renovada de esta herramienta funciona como la seda y es muy fácil de usar. En el ordenador/computadora no requiere de instalación previa por parte de los asistentes (un muy buen punto a favor), en el smartphone sí que hay que descargar la aplicación.
14# BLUEJEANS: Las últimas mejoras en esta herramienta de reuniones virtuales son una verdadera delicia. Han simplificado el interfaz y han hecho mucho más accesible el programa para los participantes. La integración con Microsoft Teams es francamente buena. Muy recomendable la versión para los eventos con una gran cantidad de asistentes (BlueJeans Events).
15# STREAMYARD: Mi herramienta favorita para la emisión de vídeos en directo. Si quieres tener una comunicación rápida y ágil con tu comunidad online, StreamYard está pensada para facilitar los vídeos en Live. Su versión gratuita funciona muy bien, aunque no tiene los mismos niveles de personalización que su versión de pago.
16# DEMIO: Una de las herramientas más completas a la hora de realizar webinars masivos. Es muy fácil de usar y tiene muchas funcionalidades. Su interfaz es muy clara y cuenta con la integración a muchas otras plataformas.
C# HERRAMIENTAS DE ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN
Muchos equipos en remoto invierten mucho tiempo en localizar el material compartido de sus compañeros. Cada persona va creando su propio ‘almacén digital’, hasta que llega un momento que se acumula tanta información que cuesta saber qué material es fiable y cuál no.
Algunas recomendaciones para elegir la herramienta de almacenamiento de tu equipo en remoto:
Comprueba que la herramienta elegida tiene seguridad y privacidad con tu empresa: un punto repetido varias veces en el artículo, pero no por ello menos importante. Es esencial que todos los archivos estén en una plataforma segura y que garantice la privacidad de la información, de lo contrario podemos tener serios problemas que pueden derivar en infracciones legales nada deseables.
Debe ser compatible con los formatos que emplea habitualmente el equipo: si solemos trabajar en archivos Excel de Microsoft, es preferible que usemos en consecuencia Microsoft Excel Online. Puedes pensar que es una obviedad, pero no sería la primera empresa que guarda los archivos en un formato que es incompatible en algunas plataformas (con el consiguiente ‘caos’ que eso genera). Además, y como ya he venido insistiendo durante el artículo, es preferible que la herramienta escogida tenga la máxima conexión con las herramientas de organización y comunicación que ya usamos. Si solemos usar Microsoft Teams (comunicación) y Microsoft Planner (proyectos y tareas), entonces sería preferible utilizar Microsoft OneDrive (almacenamiento de información). Por ejemplo, Microsoft Flow te permite crear automatizaciones en el entorno Office 365.
Tiene que haber un responsable de toda la información que se almacena en la herramienta: la tendencia acumulativa es (casi) inherente al ser humano, por lo que si no hay ningún control de todo el contenido entrante, existirá una probabilidad muy alta de que la herramienta colapse y deje de ser útil. A veces ‘culpamos’ a la herramienta de nuestro desastre, cuando la gestión de la misma tiene que ver con los miembros que conforman el equipo en remoto.
1# GOOGLE DRIVE: La herramienta reina del mercado de almacenamiento cloud. Muy completa, súper ágil y 100% integrada con la gran mayoría de las aplicaciones. Es posible usarla sin conexión.
2# ONEDRIVE: Una herramienta muy mejorada de almacenamiento de datos y compatible con el paquete Office 365. La alternativa de Microsoft a la hegemonía de Google. Permite también usarla sin conexión.
3# DROPBOX: Una de las herramientas pioneras en el almacenamiento de información en la nube. Como punto negativo, hay que decir que no tiene la posibilidad de modificar y compartir los documentos en el mismo momento con diferentes miembros del equipo en remoto.
4# ICLOUD: La alternativa de Apple, una excelente opción si te manejas en el sistema operativo de la marca de la manzana.
5# EVERNOTE: Una alternativa distinta a las clásicas herramientas digitales de almacenamiento. En este programa lo que prima es la clasificación y el orden estructurado. Las etiquetas, las carpetas y las pilas están diseñadas para tener todo tu material compartido con una estructura impecable.
6# BOX: Una herramienta que dio mucho que hablar hace unos años, aunque ahora considero que se quedó atrás a nivel de funcionalidades e integraciones con otras plataformas. A su favor, argumentar que tiene una protección de datos superior a la mayoría de los programas parecidos.
7# LIBREOFFICE: Una herramienta de almacenamiento cloud de código libre. Puedes añadirle cualquier modificación si sabes programar.
8# SYNC: Una herramienta realmente útil para los equipos en remoto. Permite almacenar y sincronizar archivos incluso sin conexión. Lo mejor es su seguridad: toda la información está encriptada por defecto.
9# NOTION: Una herramienta súper completa ideal para organizar manuales de procesos y wikis de conocimiento compartido. Si quieres almacenar todos los protocolos de tu equipo en remoto para no invertir tiempo en repetir las cosas, Notion tiene la mejor solución para ello. Además de almacenar información, cabe decir que la herramienta tiene todo tipo de funcionalidades de gestión de datos y de organización.
10# TRESORIT: Otra herramienta que prima la seguridad de tus datos a través de la encriptación de la información. Muy recomendable por su facilidad de uso y para equipos en remoto que valoran la seguridad ante todo.
D# HERRAMIENTAS EXTRA
HERRAMIENTAS PARA HACER MAPAS MENTALES Y BRAINSTORMING
1# XMIND: Si tu equipo suele usar los mapas mentales, esta herramienta es una de las mejores para organizar tus ideas con esta metodología. Muy útil para plasmar ideas en equipo y hacerlas comprensibles cuando son complejas.
2# MINDMEISTER: Una herramienta muy completa de mapas mentales, cada vez más mejorada y con muchas opciones para trabajar en remoto. Muy recomendable.
3# GROUPMAP: Una herramienta colaborativa imprescindible si quieres hacer Brainstorming con tu equipo en remoto. Prepara la actividad en equipo, invita a los participantes, guarda las propuestas y muestra los resultados en tiempo real. Así de fácil.
4# MIRO: Una plataforma colaborativa muy completa donde compartir estrategias, buscar soluciones en equipo, generar flujos de trabajo y mucho más. Puedes trabajar con tu equipo en remoto de forma asíncrona y en tiempo real. Una verdadera maravilla, muy recomendable.
5# STORMBOARD: Un espacio de trabajo virtual para compartir ideas y convertirlas en tareas accionables. Destaca la seguridad y la privacidad de los datos que tiene la plataforma.
6# GOOGLE DRAWINGS: Herramienta integrada en el paquete Google Suite y que permite hacer dibujos y gráficos en tiempo real con el equipo. Programa sencillo, pero altamente efectivo para ilustrar ideas abstractas y hacer anotaciones que no requieren formalismos.
7# NOTE.LY: Una herramienta digital para compartir notas, listas de tareas e imágenes. Muy fácil de usar, pensada para explicar y recopilar información sobre una temática determinada.
HERRAMIENTAS PARA REALIZAR ENCUESTAS VIRTUALES
1# TYPEFORM: La herramienta líder en encuestas con una solvencia increíble. Su diseño y su facilidad de uso van un paso por encima del resto de programas para hacer encuestas online. Se integra con casi todas las plataformas. Su última actualización hizo que, aunque siga existiendo una versión gratuita, sea prácticamente indispensable hacerse con la versión premium.
2# GOOGLE FORMS: Una herramienta muy completa y altamente recomendable para realizar encuestas. Su versión gratuita permite obtener un número ilimitado de respuestas. La versión premium de Google Suite permite una personalización mucho mayor, así como una mejor seguridad en el acceso a la encuesta y a la seguridad de los datos.
3# MICROSOFT FORMS: La alternativa de Microsoft para diseñar y enviar encuestas. Hay que reconocer que su última versión ha mejorado mucho, ya que las anteriores ediciones eran tremendamente limitadas. Integrada en el paquete Office 365.
4# JOTFORM: Una gran herramienta de encuestas que tiene la seguridad y la encriptación como dos de sus baluartes principales. Además, y como particularidad, permite añadir firmas electrónicas en las encuestas, con el objetivo de garantizar la máxima seguridad por parte de los usuarios. La integración para poder pagar dentro de la misma plataforma está muy bien diseñada.
HERRAMIENTAS PARA MEDIR EL TIEMPO DE PROYECTOS Y TAREAS
1# CLOCKIFY: Una herramienta de time-tracking muy útil para conocer el tiempo que empleamos en cada proyecto del equipo. Más que realizar un control personal del tiempo que dedicamos a cada tarea, esta herramienta permite conocer con más detalles qué tiempo necesitamos para cada acción para luego evitar la sobrecarga y los malentendidos con el equipo. Incluso permite estimar el presupuesto de un proyecto en base al tiempo destinado a él.
2# TOGGL: Una herramienta para gestionar los tiempos que empleamos con nuestros proyectos y tareas, muy similar a Clockify y con prácticamente las mismas funcionalidades.
3# MICROSOFT INSIGHTS: Una herramienta para medir el tiempo que empleamos en Outlook. Insights es una extensión para el correo de Microsoft, donde podremos saber cuántos correos abrimos al día, cuánto tiempo nos pasamos contestándolos, cuántas reuniones asistes… todo lo que quieras saber sobre cómo empleas tu tiempo en Outlook.
4# EMAIL METER: La herramienta para medir el tiempo que estamos en el correo de Google (Gmail). Podrás conocer cuántos correos envías, cuántos correos contestas, cuánto tardas en escribir de media un correo, cuánto tardas en abrir un correo de media… todo lo que quieras saber sobre cómo empleas tu tiempo en Gmail.
¡Ahora es tu turno! ¿Cuál es tu experiencia en el teletrabajo? ¿Qué tal ha funcionado en los equipos de tu empresa? ¿Cuáles son tus herramientas favoritas para trabajar a distancia? ¿Cuál te ha funcionado menos y por qué? ¿Hay alguna herramienta que no haya salido en este listado y te gustaría compartir? Déjame tus impresiones en el apartado de comentarios : ) ¡1000 gracias!
¡Un abrazo!
