ACTIVIDADES PRÁCTICAS PARA LIDERAR A TU EQUIPO EN LA DISTANCIA
Muchas veces nos dejamos engullir por la inercia.
Uno de los grandes obstáculos de los equipos en remoto es la ausencia de interacción. Una vez el equipo adopta una rutina de trabajo, lo más probable es que se reproduzcan ciertos patrones de comportamiento que cuestan (mucho) cambiar.
Lo bueno que tienen los encuentros presenciales es que nos permiten ‘fortalecer’ la cohesión y la espontaneidad. Todo lo contrario que te ofrece un equipo virtual.
Vaya Miquel, qué pesimista estás. ¿Significa que los equipos en remoto no pueden estimular la cohesión y la espontaneidad como los equipos presenciales?
Por fortuna tenemos alternativas. Así que…
¿Cómo podrías revertir esta situación como líder en remoto?
Te presento 5 dinámicas prácticas para estimular la cohesión entre los colaboradores y mejorar la comunicación de tu equipo en remoto:
DINÁMICA 1# EL MAPA DEL DESARROLLO PROFESIONAL
No siempre resulta fácil hablar de nuevos retos profesionales cuando trabajas en remoto. La rutina, en muchas ocasiones, provoca que las personas se centren en apagar fuegos y en reuniones operativas de poco valor.
A diferencia de lo que sucede en los equipos presenciales, en general es complicado encontrarse en los ‘pasillos virtuales’ y poder tener un momento para conversar sobre cómo le gustaría desarrollarse profesionalmente a un colaborador/a.
Ahora bien, cuando estamos en el ecosistema del trabajo remoto, entonces sí que es necesario calendarizar una reunión y organizarla con tiempo. Los ‘encuentros casuales digitales’ suelen brillar por su ausencia y requieren un compromiso por todas las partes.
Si diriges a un equipo o eres responsable de un proyecto digital, el ejercicio que te propongo es una dinámica sencilla para identificar cuál es la hoja de ruta de los colaboradores en base a sus retos profesionales.
Aplicaciones gratuitas como Padlet o Linoit nos ayudarán a diseñar este mapa y además lo podremos compartir con otras personas (hay mil herramientas con el mismo propósito).
Como líder en remoto, tu primer paso será explicar bien la dinámica grupal para lograr la máxima implicación del equipo:
Paso 1: aplícate el ejercicio a ti mismo para ser un ejemplo. No hay nada que peor que ‘mandar’ a hacer algo que ni siquiera tú has puesto en práctica.
Paso 2: para hacer el ejemplo a nivel de líder en remoto, lo más importante es que pienses en tu desarrollo profesional a corto, medio y largo plazo (más abajo en la imagen verás un ejemplo). A corto plazo puedes tratar de desarrollar una habilidad concreta (productividad personal); a medio plazo otra habilidad que requiera más tiempo y dedicación (mejorar tus habilidades de gestión como líder en remoto); y a largo plazo un objetivo que te gustaría conseguir (liderar equipos interdisciplinares para obtener mejores resultados y fomentar el pensamiento crítico).
*Cronograma realizado con el programa Padlet
Paso 3: Una vez tengas hecho el ejercicio práctico, el siguiente paso es organizar una reunión virtual de 30 minutos para explicarles el mismo ejercicio que realizaste (además les puedes mostrar tu ejemplo para facilitar el proceso).
Paso 4: Procura que este ejercicio tenga una fecha límite concreta para que no se demore de forma infinita, lo ideal es que en 1-2 semanas debería estar finalizado. Para evitar que se prolongue demasiado en el tiempo, marca una siguiente fecha para la siguiente reunión grupal y haz seguimiento para saber que todo el mundo tiene claro el ejercicio.
Paso 5: cuando ya esté establecida la fecha para la segunda reunión, entonces el equipo deberá exponer su propio plan de desarrollo personal de forma breve (5-7 minutos por persona). Al final de la exposición de todos los colaboradores con su caso personal, el siguiente paso sería que todos los miembros del equipo den su feedback y sugerencias con el objetivo de aportar el máximo valor.
Paso 6: para todos aquellos colaboradores que tienen mapas de desarrollo profesional similares, la idea es que se hagan grupos de 2-3 personas para que puedan hacerse de ‘coach’ mientras avanzan en el camino. De esta manera podrán apoyarse cuando lo necesiten, teniendo una persona de referencia para poder hablar en cualquier momento. Lo ideal sería que, esas 2-3 personas, acuerden de forma quincenal una breve reunión (5-10 minutos) para comprobar los avances y comentar cualquier obstáculo que haya podido aparecer.
Paso 7: como líder en remoto, tu objetivo será que todos estos mapas no queden en ‘nada’. Por eso es importante que hagas un acompañamiento personalizado de forma quincenal (5 minutos por persona), para comprobar que todo sigue su curso y que se están cumpliendo las metas del mapa de desarrollo profesional.
DINÁMICA 2# COMPARTE LAS GENIALIDADES FAMILIARES
A pesar de que este mantra se ha repetido millones de veces, lo cierto es que todavía tendemos a separar nuestra esfera personal y profesional.
Vida sólo hay una, independientemente de si la dividimos en diferentes áreas.
Si bien es cierto que la gente malpiensa cuando comparamos un equipo de trabajo con la ‘familia’, al final es verdad que se genera un magnetismo especial con los colaboradores de la empresa debido a todas las experiencias compartidas (y el tiempo que pasamos juntos).
Pero… ¿qué sabemos realmente de las otras personas? ¿Cuál es la realidad cotidiana de los colaboradores que tenemos junto a nosotros?
Conocemos todos los proyectos, tareas, fechas límites, roles, responsabilidades… en cambio desconocemos por completo la situación familiar de nuestros compañeros.
Te propongo un ejercicio sencillo en equipo para conocer las relaciones familiares con el resto de tus colaboradores:
Paso 1: Todos los colaboradores tienen que elaborar un pequeño árbol genealógico para conocer a los miembros familiares más cercanos. Puedes usar una herramienta como Google Jamboard, Microsoft Whiteboard o incluso Canva (todas gratuitas).
*Árbol genealógico realizado con el programa Canva
Paso 2: en una reunión corta (15 minutos) con el resto del equipo, comenta las genialidades (cualidades positivas) de cada uno de los miembros de la familia y cómo han impactado en su vida.
Paso 3: una vez se hayan compartido todas las genialidades con todo el equipo, el siguiente paso es realizar un match (conexión) con miembros de la familia de distintos colaboradores que compartan genialidades parecidas. Esta conexión especial es un lazo de unión entre los diferentes miembros del equipo.
Paso 4: cuando ya tengas el match entre las genialidades de distintas familias, que cada miembro decida qué genialidad le gustaría desarrollar durante aproximadamente 1 mes (luego, si se desea, se puede ampliar este plazo).
Paso 5: las personas que quieran desarrollar las mismas genialidades, pueden unirse para no tener que realizar el camino por separado. Ya sea mediante un grupo de WhatsApp, Telegram o incluso con Microsoft Teams o Google Currents, el equipo puede realizar seguimiento para saber qué acciones están haciendo el resto de los colaboradores para desarrollar esa genialidad. De esta manera, se pueden establecer conexiones entre los colaboradores a través de los aspectos positivos de sus familias (algo bastante inusual en las empresas).
Esta dinámica permite establecer un vínculo íntimo entre los distintos colaboradores, puesto que es una forma de unir la riqueza familiar con las habilidades personas (una ecuación muy potente a nivel psicológico).
DINÁMICA 3# ESTABLECE LAS SEMANAS TEMÁTICAS DE APRENDIZAJE
Que el aprendizaje para toda la vida ya no es opcional, eso ya lo tenemos asumido.
Otra cosa es integrar este aprendizaje en el ajetreo diario, como si ya no tuviéramos suficientes cosas que hacer.
Mi recomendación es introducir el aprendizaje continuo como si fuera una tarea súper urgente para un cliente. El mercado cambia constantemente y no nos podemos permitir el lujo de no contar con las últimas novedades (sin obsesionarse, claro está).
Básicamente podemos aprender de 3 áreas principales:
Competencias técnicas de tu trabajo habitual: si por ejemplo de dedicas al marketing online, puedes aprender las nuevas tendencias sobre: los algoritmos de Youtube, cómo hacer campañas de publicidad con Instagram y Facebook, cómo crear landing pages que conviertan más…
Competencias técnicas que no forman parte de tu trabajo habitual: si por ejemplo te dedicas a los recursos humanos, te interesará conocer cómo el blockchain y la inteligencia artificial revolucionará las empresas y de qué manera impactará en tu trabajo. Este tipo de aprendizajes son los más olvidados, aunque cada vez más necesarios teniendo en cuenta lo interconectadas que están todas las nuevas tecnologías que están emergiendo.
Competencias psicológicas y sociales: habilidades de liderazgo y de gestión equipos para desarrollarte personalmente y conectar más genuinamente con tus colaboradores. Son competencias cruciales en cualquier equipo para garantizar su sostenibilidad a medio y largo plazo.
Esta distinción entre ‘aprendizajes’ nos será especialmente útil para elegir qué tipo de contenidos debería aprender nuestro equipo.
Con el objetivo de compartir buenas prácticas y esparcir el aprendizaje por todo el equipo, te recomiendo la siguiente dinámica grupal para estimular el aprendizaje con todos los colaboradores:
Paso 1: Divide a tu equipo en grupos de 3-4 personas e invítales a que hagan una lista de todas las temáticas que les gustaría aprender. Una vez tengan listas todas las temáticas los diferentes equipos, entonces puedes usar un programa como Slido, Mentimeter o Wooclap para que todos los grupos hagan votaciones y se elijan las temáticas favoritas de todos los colaboradores.
Paso 2: De las temáticas más votadas, cada grupo de 3-4 personas tendría que seleccionar uno. La idea es que de esa temática escogida, el siguiente paso sería buscar todos los recursos disponibles para aprender de ella (vídeos, cursos, libros, artículos, podcasts…). El mismo grupo tendría que autogestionarse y autorregularse para dividirse el ‘trabajo’ de aprendizaje para que no tenga que hacerlo una sola persona.
Paso 3: Al cabo de 1 mes (o el tiempo que se determine en equipo), el próximo paso sería establecer una reunión conjunta para exponer los principales aprendizajes de forma breve. A nivel de duración, el equipo tendría que exponer todo lo que ha aprendido sobre la temática en 15 minutos máximo. Después de ese cuarto de hora de exposición, el resto de los grupos puede realizar preguntas o añadir algún punto que no se haya tratado.
Paso 4: Cuando todos los grupos hayan expuesto sus principales aprendizajes, cada persona deberá seleccionar un punto concreto (del grupo que quiera o de su misma temática) y aplicarla en su rutina profesional. Es preferible hacer este ejercicio (implementar el nuevo aprendizaje) en pareja para tener un acompañamiento emocional y poder superar baches en el camino.
El objetivo principal de este ejercicio es el aprendizaje puesto en acción, y que simplemente los contenidos no queden en papel mojado. A veces hacemos formaciones exprés que nunca terminamos de aplicar (miles dólares/euros tirados por la borda), por lo que este ejercicio pretende revertir esta situación y convertir en conocimiento en acciones tangibles.
DINÁMICA 4# LAS OLIMPIADAS DE LA PRODUCTIVIDAD PERSONAL
Mejorar la productividad personal es un reto (a veces poco estimulante) de muchos equipos en remoto.
Como no existe un seguimiento constante, muchas personas se toman la ‘productividad’ por su cuenta y no se diseña un plan específico en equipo para incrementar la efectividad del mismo.
Hacer una formación en productividad personal está genial, aunque resulta claramente insuficiente e insostenible si no se van reforzando los contenidos con frecuencia.
Si bien es cierto que invertir en metodología es ideal para lograr equipos efectivos, también es verdad que es bueno dedicar tiempo y esfuerzo en otros aspectos que potencian la productividad.
Una persona productiva no es sólo aquella que sabe gestionar sus proyectos y tareas, sino aquella que incorpora diferentes habilidades para optimizar las rutinas de trabajo tanto a nivel personal como en equipo.
Te planteo la siguiente dinámica para tu equipo de trabajo en remoto:
Paso 1: Cada persona del equipo elabora una lista de diferentes temas que ayuden a mejorar la efectividad personal y del equipo (que no tienen que estar vinculados con la ‘productividad personal’ pura y dura).
Paso 2: Cuando cada persona del equipo tenga elaborada la lista, el siguiente paso sería compartirlo públicamente en un lienzo digital como Mural o Miro. Es probable que muchas ideas sean demasiado genéricas, con la dificultad que eso supone a la hora de ponerlas en acción. El hecho de depositar estas temáticas en las herramientas anteriormente citadas, nos permite diseñar un pequeño mapa mental con ideas concretas de cada una de las temáticas propuestas por el equipo.
*Mapa mental realizado con el programa Miro
Paso 3: Si como líder observas que no afloran ideas en el equipo, puedes proponer las siguientes temáticas: mejorar la mecanografía de los colaboradores, Design Thinking, Visual Thinking, mejorar la habilidad de dibujo, neurociencia aplicada al rendimiento, Hábitos Productivos, Inteligencia Emocional, Habilidades sociales, Liderazgo…
Paso 4: De todas las ideas que surjan en el equipo, el próximo paso es seleccionar una de ellas. Eso no quiere decir que no hagamos el resto, aunque hay que ser realistas teniendo en cuenta el volumen de trabajo que ya tenemos habitualmente. Para elegir la temática ‘ganadora’, puedes emplear programas gratuitos como Slido, Mentimeter o Wooclap para que los grupos hagan sus votaciones en abierto y en tiempo real.
Paso 5: Cuando todo el equipo haya elegido una sola acción para mejorar la efectividad, entonces iniciaremos el ‘juego’ de las olimpiadas de la productividad. Lo ideal sería dividir al equipo en grupos de 2-3 personas y que cada semana se compartan los avances en esa temática concreta. Si por ejemplo todo el equipo se puso de acuerdo en mejorar la energía mental durante la jornada laboral, los grupos de 2-3 personas deberán notificar cada semana al resto de los colaboradores (por ejemplo el viernes) cuál es el avance que hicieron para optimizar su energía mental.
Paso 6: La idea de estas olimpiadas de productividad personal no es que sean competitivas, sino que cada uno de los avances de los distintos grupos sea puesto en práctica también por el resto de los colaboradores. Sólo cuando todos los grupos implementen las nuevas recomendaciones, entonces se podrán dar por terminadas las olimpiadas de la productividad personal.
Paso 7: Si el reto funcionó y los grupos se implicaron en la búsqueda de soluciones, el líder tiene la opción de volver a replicar las olimpiadas con otras temáticas anteriormente propuestas. Si en cambio se observan actitudes muy agresivas con respecto a otros colaboradores, entonces la función del líder será escudriñar por qué suceden estas conductas y qué puede hacer para rebajar la tensión competitiva entre los colaboradores.
DINÁMICA 5# ELABORA UN TRIVIAL CON LOS CONCEPTOS CLAVE DEL MES
Gamificar las actividades es esencial cuando trabajamos a distancia.
Nos pasamos muchas horas delante de la pantalla y necesitamos estímulos que vayan más allá de una videoconferencia o un procesador de textos.
No obstante, la gamificación tiene sus inconvenientes.
El problema principal que tiene la gamificación es que requiere tiempo de preparación, ya que no siempre resulta sencillo ‘hacer divertidas’ algunas actividades que estamos acostumbrados a hacer sin (casi) pensar.
Otro punto importante que destacar es la gran cantidad de estímulos que recibimos todos los días en forma de nuevos conceptos, técnicas, metodologías, consejos… como tenemos tantas tareas pendientes, al final coleccionamos ‘aprendizajes fast-food’ sin tiempo para ponerlos en práctica.
La mayoría de los aprendizajes en la empresa no se disfrutan, se imponen (especialmente cuando hablamos de trabajo en remoto). Darle otra visión a lo que aprendemos es esencial para disfrutar de los nuevos conceptos e interiorizarlos mucho mejor.
Aquí es donde entra la gamificación, justo para digerir mucho mejor todo lo que aprendemos en la empresa.
La siguiente dinámica es especialmente útil para recapitular todos los aprendizajes realizados por el equipo de una forma gamificada:
Paso 1: El líder debe recapitular y anotar todos los aprendizajes que se han impartido/generado en el equipo durante aproximadamente 1 mes. Si él/ella mismo/a no puede recabar toda la información, puede preguntarlo al resto de colaboradores para tener una visión más amplia de todos los conceptos tratados en el mes.
Paso 2: De todos los conceptos tratados durante el mes, elige los 10 principales que (en la opinión del líder) son más potentes para el equipo. De estos 10 conceptos, piensa en una pregunta para cada uno con 4 opciones disponibles (sólo habría una respuesta correcta). Puedes elegir herramientas como Quizziz o Kahoot para diseñar las preguntas y después compartirlas con tus colaboradores.
*Preguntas interactivas realizadas con el programa Quizziz
Paso 3: La siguiente acción consiste en avisar a todos los colaboradores que harás un trivial sobre los conceptos aprendidos durante el mes (sin evaluación y sin presión). Con esto no pretendemos que tu equipo estudie cada día para aprobar el trivial, sino evitar que los colaboradores perciban esta dinámica como algo invasivo para evaluar su nivel de implicación.
Paso 4: Aprovechando una reunión de equipo, ahí es donde puedes incluir este trivial en la parte final. Puedes hacer el trivial de forma individual o en grupo, sobre todo dependiendo del número de integrantes del equipo.
Paso 5: Una vez tengas los resultados del trivial, puedes observar qué áreas necesitarían una mayor profundidad y detectar áreas de mejora. El objetivo final no es evaluar a nadie, sino hacer una prueba divertida para conocer de primera mano si los aprendizajes en equipo están funcionando en la dirección establecida.
NOTA FINAL
¿Pudiste poner a prueba alguna de las 5 dinámicas del artículo? Si la respuesta es que sí, ponte en contacto con nosotros para explicarnos cómo fue y así aprender de ti. Además y si crees que te podríamos ayudar, estaremos encantados en proporcionarte dinámicas alternativas para fortalecer la cohesión de tu equipo en remoto.
¡Ahora es tu turno! ¿Cuáles son tus dinámicas favoritas en equipo que has hecho en remoto? ¿Qué echas de menos de la presencialidad cuando estás trabajando en tu equipo? ¿Cuáles de las dinámicas de este artículo aplicarías para tu equipo en remoto? Déjame tus impresiones en el apartado de comentarios : ) ¡1000 gracias!
¡Un abrazo!