NO BASES TU PRODUCTIVIDAD EN LAS HERRAMIENTAS
Hay una manía muy extendida:
‘Si tengo problemas de organización personal es que necesito una nueva herramienta’
Más allá del software, lo más primordial es invertir en una metodología de productividad personal. El resto es accesorio, de verdad.
La herramienta más simple también puede funcionar a la perfección. Incluso un Excel, si está bien diseñado, puede mantener todos los proyectos y tareas bajo control.
Hecha esta introducción inicial, hoy toca hablar de distintas herramientas de productividad personal.
¿Cuál es tu herramienta de gestión de proyectos y tareas favorita?
27 HERRAMIENTAS PARA ORGANIZAR TUS PROYECTOS Y TAREAS
DISCLAIMER: Las herramientas que aparecen en el artículo están ordenadas de forma aleatoria, es decir, no se trata de una clasificación donde las primeras son mejores que las últimas.
Recuerda: no hay ninguna herramienta mejor que otra, aunque sí es verdad que es preferible tener en cuenta las siguientes recomendaciones antes de instalar software:
Cumple con todas las políticas de seguridad y privacidad de tu empresa: comprueba que las herramientas que estás usando almacenan la información de forma segura y conforme a las reglas de privacidad de tu organización. Vigila con los softwares gratuitos que no protegen tus datos, al final pueden resultar ser un arma de doble filo. Piensa que en estos programas estarás almacenando proyectos, tareas, ideas y estrategias que son confidencias y que no quieres compartir con nadie más.
Funciona igual de bien en todos los dispositivos y sistemas operativos: que si Android o iOS, que si Windows o Apple, que si ordenador/computadora, tablet o smartphone, que si código abierto o no… procura que todas las herramientas sean compatibles con la mayoría de los dispositivos y sistemas operativos que usa tu empresa.
Que encaje en la cultura previa de planificación y organización del equipo: tanto si empleas una metodología de productividad personal como si no, es importante que la herramienta no suponga un cambio drástico en la rutina de tus colaboradores. Si optas por una herramienta muy compleja y alejada del sistema habitual, la resistencia por parte del equipo será muy elevada.
1# TRELLO: Una de mis herramientas favoritas de gestión de proyectos y tareas por la gran versatilidad que ofrece. Es visual, fácil de usar y con millones de integraciones a tus otros programas favoritos. Debo añadir que su newsletter es la mejor de todas con diferencia: artículos, plantillas y recursos de alto valor de forma totalmente gratuita. Los últimos cambios han dejado la herramienta Trello irreconocible, aunque todavía necesita algunos ajustes extra para no convertirse en una herramienta demasiado compleja.
2# ASANA: La competencia directa de Trello y una de las mejores herramientas para organizar tus proyectos y tareas. Incluye una gran cantidad de integraciones con la mayoría de los programas existentes. Debo reconocer que en los últimos meses ha mejorado muchísimo y sus prestaciones superan de lejos la mayoría de las herramientas de su sector. A pesar de que han mejorado mucho su usabilidad, sigue siendo una herramienta con una curva de aprendizaje elevada.
3# AIRTABLE: Una de las herramientas más completas para gestionar tus proyectos y tareas. Tiene una ‘vista’ tipo Excel que es una auténtica maravilla, mucho mejor que la que ofrecen la mayoría de otras herramientas. El único gran fallo (para nada despreciable) es que la integración con otras herramientas -sobre todo el paquete Microsoft/Google- es claramente mejorable.
4# MEISTERTASK: La herramienta más visual y ‘coqueta’ para gestionar tus proyectos y tareas. Si tuviera que elegir la herramienta más sencilla para empezar, sin duda optaría por MeisterTask. Aunque quizá no es el software más completo, tiene las funcionalidades suficientes para gestionar tus tareas a nivel individual y en equipo. Un 10 en simplicidad y efectividad.
5# TODOIST: Una herramienta muy completa y con muchísimas funcionalidades. Una de las mejores opciones es poder copiar los correos completos y con los archivos adjuntos a tu lista de tareas (algo que sólo puedes hacer a medias en otras herramientas). El sistema de etiquetas -para clasificar contextos, proyectos, ideas- de Todoist es el mejor con diferencia.
6# BASECAMP: Uno de los padres más importantes del mercado de herramientas de gestión de proyectos/tareas. Han sabido reinventarse con el paso de los años para adaptarse a las necesidades actuales de planificación y organización. Muy buena para la gestión de equipos en remoto.
7# MONDAY: El último rediseño de la herramienta ha conseguido posicionarla como una de las mejores de su sector. Destaca la funcionalidad de comunicación entre el equipo, así como la gran cantidad de gráficos y reportes que puedes generar a partir de los datos que vas introduciendo.
8# MICROSOFT PLANNER: Una herramienta de gestión que empezó de manera regular, y que ahora se está intentando poner las pilas para competir con las grandes. Cuenta con un enorme ventaja: está integrado con todo el paquete Office 365, algo vital para muchas corporaciones. Software pensado para proyectos pequeños, ya que si quieres proyectos más extensos Microsoft tiene una versión más potente: MS Project.
9# OUTLOOK: La herramienta omnipresente en la gran mayoría de corporaciones. Si bien GMAIL cada vez le va ‘quitando’ licencias al monopolio Microsoft, no podemos negar que Outlook es el mejor gestor de correos, proyectos y tareas que existe en la actualidad (todo en la misma herramienta).
10# HYGGER: La mejor copia de Trello hasta la fecha. Si bien no tiene tantas integraciones con otras aplicaciones, lo cierto es que se trata de un programa muy bien diseñado y con una usabilidad apta para todos los públicos. Una grata sorpresa.
11# FACILE THINGS: Si en tu caso estás implementando la metodología Getting Things Done (GTD), esta herramienta encaja a la perfección con las directrices de David Allen. De factoría española, este programa es sin duda uno de los mejores del mundo para aplicar GTD.
12# NIRVANA GTD: Una herramienta imprescindible para los amantes de GTD, con un interfaz muy atractivo y con muchas posibilidades para integrarlo con otras aplicaciones. Lo cierto es que ha avanzado a pasos agigantados hasta acercarse al nivel de las mejores herramientas de su sector.
13# PODIO: Hace unos años fue mi herramienta favorita para gestionar proyectos y tareas. Ahora no es que sea un programa poco interesante, pero sí que es verdad que otras herramientas han logrado superar las funcionalidades que inicialmente tenía (Podio fue pionera en muchos sentidos).
14# MS PROJECT: Una herramienta pionera en la gestión de proyectos que fue actualizada por completo en 2019. Ideal para manejar proyectos extensos y totalmente compatible con el paquete Office 365. Problema principal: tiene una curva de aprendizaje muy elevada si no estás familiarizado con este tipo de herramientas.
15# JIRA: Uno de los gestores de proyectos y tareas más completos (y más complejos) que existen. Pensado sobre todo para programadores, especialistas en atención al cliente y diseñadores de producto. El nivel de automatizaciones de Jira es increíble, mucho mejor que cualquier otra herramienta con funcionalidades parecidas.
16# OMNIFOCUS: Un referente en la gestión de proyectos y tareas se mire por donde se mire. Si sueles trabajar en entornos Apple, sin duda es uno de los mejores exponentes en el mercado. A destacar también todo el contenido que generan para ayudarnos a ser cada día un poco más productivos (échale un vistazo a su impresionante podcast).
17# EXCEL: Si hablamos de gestionar proyectos y tareas, Excel tiene que estar en esta lista de forma obligada. Si bien es cierto que muchas herramientas han mejorado la agilidad y las integraciones con respecto a Excel, la verdad es que sigue siendo uno de los programas más fiables y con más funcionalidades disponibles. El hecho de poder tenerlo en la nube también ayuda a poder gestionarlo desde cualquier dispositivo.
18# TEAMGANTT: Si lo que te interesa es gestionar proyectos y plasmarlos en un diagrama Gantt, TeamGantt es una verdadera maravilla en este sentido. Merece destacar que su newsletter es increíble, tiene artículos y material muy interesante en el mundo de la gestión de proyectos (súper recomendable).
19# SMARTSHEET: Si buscas un programa clásico pero a su vez completo para gestionar tus proyectos, Smartsheet puede ser uno de los mejores aliados para este propósito. Si bien la gestión de tareas diarias no es tan flexible y práctica como la de sus homólogos, a nivel de proyectos es un carro de batalla casi invencible (sólo comparable con MS Project).
20# NOTION: Una herramienta súper completa ideal para organizar manuales de procesos y wikis de conocimiento compartido. Si quieres almacenar todos los protocolos de tu equipo en remoto para no invertir tiempo en repetir las cosas, Notion tiene la mejor solución para ello. Además de almacenar información, cabe decir que la herramienta tiene todo tipo de funcionalidades de gestión de datos y de organización. No obstante, sí que es cierto que Notion tiene una curva de aprendizaje alta, sobre todo si no estás acostumbrado a este tipo de herramientas.
21# CLICKUP: Igual que Notion, Clickup es una herramienta todoterreno donde puedes integrar todos los procesos que desees: proyectos y tareas, manual de procesos, almacenamiento, vinculaciones integradas con otras aplicaciones en tiempo real… increíble la evolución de Clickup. Ahora bien, saber sacarle todo el rendimiento requiere tiempo y paciencia, ya que muchas funcionalidades no son sencillas de utilizar. Atención especial a la inteligencia artificial del software, ya que clasifica y organiza tareas de forma automática con machine learning.
22# WRIKE: la herramienta está diseñada para empresas que practican la filosofía Agile, ya que su planificación diaria/semanal está basada principalmente en el método Scrum. Desde que la compró Citrix, lo cierto es que sus funcionalidades han ido en aumento y no se nota el sello de calidad de la empresa norteamericana. Cuenta con una versión gratuita y además, la versión premium tiene un precio muy económico (raro en este tipo de software). Una herramienta correcta y muy válida, pero lo cierto es que no destaca especialmente en ninguna funcionalidad.
23# PROOFHUB: Herramienta integral para gestionar proyectos, uno de los software que más ha mejorado en los últimos meses. Una de las funcionalidades más llamativas es la asignación de responsabilidades, ya que incluso cuentas con un panel para saber qué grado de confiabilidad (cumplimiento de las fechas límite de las tareas) tiene cada colaborador que usa la herramienta. Otra cosa interesante es que puedes asignar permisos para los documentos que guardes con ProofHub, algo que sólo había visto en Clickup.
24# AVAZA: si bien es cierto que hablamos de otro ‘wannabe’ de Trello, la verdad es que la herramienta está muy bien diseñada y tiene una usabilidad exquisita. A diferencia de la herramienta de Atlassian, Avaza está más enfocada en los proyectos de larga duración (por eso tiene la función Gantt mucho más desarrollada). Uno de los puntos que más me llamó la atención es la mensajería instantánea, una de las más potentes en herramientas de estas características.
25# MAVENLINK: Junto con Workzone y MS Project, una de las mejores herramientas para gestionar proyectos complejos. Dispone de múltiples funcionalidades (estimaciones, presupuestos, fases…) y es una herramienta fácil de usar. Muy recomendable si sueles gestionar proyectos grandes y con muchos datos para tener en cuenta.
26# TAIGA: Herramienta colaborativa para gestionar proyectos en equipo. Taiga te permite: a) integrar varios tableros en uno (muy innovador); b) muy orientado a la metodología SCRUM; c) bien optimizado para resolución de incidencias (versión simple de Jira).
27# WORKZONE: Herramienta ideal para proyectos colaborativos (de hecho, esta es su especialidad principal). Una de sus grandes ventajas es que las integraciones con los entornos grandes (Microsoft/Google) funcionan muy bien, y eso no lo pueden decir muchos de sus rivales. La gran desventaja es su precio, bastante elevado en comparación con otras herramientas similares (además no cuenta con versión gratuita).
MIS 5 HERRAMIENTAS FAVORITAS
Ninguna herramienta me paga nada por hablar bien de ellas, así que a continuación me gustaría compartir contigo mis mejores recomendaciones hasta la fecha. Estas preferencias no son estáticas, por lo que iré actualizando el ranking en base a las nuevas actualizaciones.
Aquí van mis 5 herramientas favoritas hasta la fecha:
A# TRELLO: Mi preferida, aunque para nada considero que es la mejor. No obstante, sus últimos cambios la elevan hacia otra dimensión como herramienta de gestión de proyectos y tareas. Ahora tiene el reto de mantener la sencillez que siempre le caracterizó, ya que el aumento de funcionalidades puede complicar (un poco) la experiencia del usuario.
B# AIRTABLE: Una joya con tremendas posibilidades. La variedad de vistas y funcionalidades no tiene desperdicio, ideal para planificar y organizar cualquier área de tu empresa. Cuenta con funciones matemáticas incluidas, una perla para gestionar la contabilidad del negocio. Su gran ‘pega’ es que las integraciones con otras herramientas no son su fuerte, y eso penaliza a la hora de trabajar con los grandes del sector como Microsoft o Google.
C# CLICKUP: Uno de los mejores descubrimientos del inicio de esta nueva década. Una herramienta que lo tiene todo, incluso más de lo que puedes necesitar. Quiere convertirse en el software todo en uno, donde poder gestionar tus proyectos e incluso almacenar archivos en su propia nube. Esta maravilla sólo se ve empañada por su gran complejidad, sobre todo si no te sueles desenvolver en este tipo de herramientas (con toda la resistencia que suele suponer cuando trabajas en equipo).
D# MEISTERTASK: La simplicidad convertida en herramienta. Si buscas una herramienta que cumpla sin grandes pretensiones, Meistertask es tu socio de trabajo perfecto. Sorprende su facilidad de uso para todo tipo de públicos. Ideal para empresas donde los proyectos no suelen ser muy largos ni con muchos elementos técnicos (como en las industrias de la construcción, automovilística…)
E# HYGGER: Para mí, la gran sorpresa de este 2021. Aunque todavía sigo investigando su potencial, lo cierto es que la primera impresión es más que positiva. Es la herramienta más similar a Trello que hay en el mercado, no obstante, debo reconocer que Hygger supera en muchas funcionalidades a la herramienta de Atlassian. Los diferentes tablones están perfectamente sincronizados, puedes crear matrices de forma muy fácil y además utiliza un sistema de inteligencia artificial muy potente para priorizar tareas. Si bien es cierto que todavía tiene muchas funcionalidades en beta, te recomiendo que le eches un vistazo porque lo merece.
¡Ahora es tu turno! ¿Cuál es tu herramienta de productividad favorita? ¿En qué elementos te basas de una herramienta para saber si es para ti? ¿Qué es lo que menos te gusta de una herramienta de productividad? ¿Con cuál te quedarías de las 27 que hemos mencionado? ¿Hay alguna otra herramienta que hayas usado y que recomendarías? Déjame tus impresiones en el apartado de comentarios : ) ¡1000 gracias!
¡Un abrazo!