CUIDA TU RELACIÓN CON LAS URGENCIAS
Imagínate que este fin de semana lo todo preparado con tu familia…
Le prometiste a tu hijo/a que llevarías a ese parque temático que tanto anhelaba. Ya lo tienes todo listo para partir, sabes que será un día muy especial.
Si el día de antes te llamara un compañero/a de trabajo para tratar un tema urgente el mismo día de tu actividad familiar, tú lo tendrías (muy) claro. Dirías que no.
Sabes que priorizar tu trabajo por encima de tu vida personal puede arruinar un día que llevas tiempo planificando (con todas las consecuencias que tiene).
Si bien es cierto que -la gran mayoría de las veces- no lo permites en tu vida personal, ¿por qué hemos normalizado las urgencias tanto en el ámbito laboral?
¡Secretos de la vida!
Está claro que son dos entornos distintos, aunque tienen un punto de conexión muy grande.
Ambos espacios son dinámicos, por eso es indispensable que te manejes bien la incertidumbre.
Este post está dedicado especialmente para todas aquellas personas que se pasan la mitad de su jornada laboral gestionando urgencias, perjudicando seriamente su capacidad de priorización y ejecución de sus tareas pendientes.
A continuación, comparto contigo 10 claves para gestionar las urgencias en el trabajo.
¿Qué técnicas usas en tu caso para gestionar las urgencias? ¡Te leo en comentarios! 👇👇
1# LOS CAMBIOS NO SIEMPRE SON NEGATIVOS
Vivimos en un entorno laboral exigente y acelerado.
Lo que hace unas horas era una tarea súper importante, ahora resulta que ya no lo es.
Ahora piensa en la siguiente situación…
‘Te envían un correo híper-mega-urgente que te reclama una respuesta inmediata. Dejas tus tareas por hacer, lo contestas rápidamente y… no se sabe nada de esa persona hasta al cabo de 2 días.’
¿Te (re)suena este caso?
Vivimos inmersos en la economía de la atención, donde todo el mundo trata de reclamar su urgencia con diferentes ‘técnicas de seducción’.
No quiero que lo veas como una visión victimista, todo lo contrario.
La clave, como casi todo en la vida, se halla en relativizar.
Es normal que existan cambios en el trabajo, es la dinámica habitual. Lo raro sería lo contrario.
¿Te imaginas un trabajo donde pase absolutamente nada y siempre sea lo mismo?
2# LAS URGENCIAS NO SIEMPRE SON OBLIGACIONES
A veces llegamos a pensar que una urgencia en el trabajo tiene que trastocar todos tus planes.
Lo que ocurre es que muchas veces no debería ser así…
Hay muchas urgencias que realmente no lo son. Y lo sabes.
Hay una frase que me gusta mucho (autor desconocido):
‘Tu mala planificación no es mi urgencia’
Piensa en las consecuencias que va a tener dejar de hacer la tarea que estás haciendo ahora:
¿Es tan relevante la urgencia como para dejar de hacer mi tarea actual?
¿Me han pasado otras urgencias similares y al final no lo fueron tanto?
¿Qué pasaría (consecuencias) si la urgencia nueva la hiciera al cabo de unas horas?
3# ¿ES NUEVA ESTA URGENCIA?
O, dicho en otras palabras, ¿es la típica urgencia que pasa todos los días?
¿O quizá es algo completamente nuevo que no habías experimentado?
Si ya conoces la urgencia, entonces tendrás herramientas para saber ‘si la tarea es tan urgente como parece’.
Si es una urgencia nueva, plantéate los siguientes puntos:
¿Es algo que puedas resolver tú o quizá hay otra persona que domine más del tema?
¿Te han dado toda la información sobre la urgencia o falta datos por esclarecer (fecha límite, material necesario, pasos previos)?
¿Tienes que aprender algo nuevo o es algo que ya podrías hacer?
4# CUMPLE CON TU PLANIFICACIÓN MÁS RELEVANTE
Antes de sucumbir a cualquier urgencia, sería preferible que terminaras las tareas que más impactan en tus objetivos (y que ya planificaste previamente).
Si vas todo el día a salto de mata sin cumplir tus propias metas, terminarás buscando tiempo extra para poder terminarlas.
¿Lo peor de todo?
En ese momento ya tendrás baja energía, por lo que te costará horrores concentrarte y avanzar rápido en tus proyectos (además de cometer más errores).
5# BLOQUEA TIEMPO PARA IMPREVISTOS
¡No llenes toda tu agenda de tareas y compromisos!
Calcula, al menos, un 20-30% de tu tiempo para imprevistos, sobre todo por todas las urgencias que pueden aparecer.
Si tenemos todos los recovecos de nuestra agenda completamente llenos, no dejaremos ningún espacio a una posible urgencia.
Si estás preocupado por si después te queda un 20-30% de tu tiempo libre… ¡no te preocupes!
Siempre habrá más trabajo del que podemos asumir en un día : )
6# ¿ANOTO LA URGENCIA O NO?
¿Vale la pena anotar la urgencia si la tengo que hacer ahora mismo?
Si la tienes que hacer de forma inmediata, lo lógico sería que no la anotaras.
Ahora bien, si quieres tener una lista con todas tus tareas completadas, entonces sí que sería buena opción anotarla para poder consultarlo después.
Por lo contrario, si no la tienes que hacer ahora, sí que la deberías anotar. Porque muchas veces se nos olvida, y puede acarrear consecuencias (muy) poco deseables.
¿Cómo lo prefieres hacer en tu caso?
7# ANALIZA LAS URGENCIAS
¿Es una urgencia de verdad o es una urgencia a medias?
Ya te avanzo cómo son la gran mayoría de las urgencias: poco urgentes.
Viendo estadísticas de muchos de mis clientes, nos hemos encontrado en que las urgencias reales representan menos del 1%.
¿Te sorprende este dato?
El 99% restante de las urgencias son tareas que puede esperar un poco más.
Algunas supuestas urgencias, incluso, terminan por ser irrisorias, otras incluso acaban desapareciendo.
Te dejo con esta pregunta reflexiva:
¿Cuántas de las urgencias que sueles recibir fueron urgencias reales?
8# REVISA TUS OBJETIVOS
Cada vez que recibas una supuesta urgencia, piensa:
¿Cómo va a impactar esta urgencia en mis objetivos?
Si estás dejando de lado algo que va a impactar en tus objetivos más relevantes, quizá deberías desestimar la urgencia.
A veces las urgencias nos hacen perder el foco, sin saber la consecuencia real de estar ‘todo el día ocupado’.
9# NO CONSIENTAS A TODO EL MUNDO
Las personas mimetizamos los comportamientos que vemos en nuestro espacio de trabajo.
Si envío a una persona un email urgente y me contesta en pocos segundos… ya sé que si lo repito volverá a funcionar.
Si consentimos constantemente que una urgencia debe ser respondida de forma inmediata, nuestros colaboradores repetirán la misma conducta.
10# LAS URGENCIAS CONTIENEN APRENDIZAJE
Aunque no te gusten mucho las urgencias (como a casi nadie), lo cierto es que se les puede sacar mucho néctar.
Algunas áreas que se podría mejorar a través de las urgencias:
Definición: ¿qué es una urgencia real y cómo podríamos definirla para que sea clara con todo el equipo/área/departamento?
Planificación: ¿nos podríamos organizar de una manera distinta para evitar estas urgencias?
Comunicación: ¿hay otra vía menos invasiva para comunicar la urgencia cuando no es tan relevante?
Procesos: ¿hay algún proceso que se podría explicar/desarrollar mejor para que evitar que se produzca la urgencia?
Delegación: ¿se podría delegar/automatizar alguna tarea y así evitar ciertas urgencias?
¡Ahora es tu turno! ¿Qué estrategia te pareció más útil a la hora de gestionar las urgencias en el trabajo? ¿Hay alguna estrategia que añadirías en tu caso para lidiar con tanta urgencia? ¿Qué te suele molestar más de las urgencias? ¿Qué aprendizajes sacaste de tus urgencias? Déjame tus impresiones en el apartado de comentarios : ) ¡1000 gracias!
¡Un abrazo!