TU ‘YO MÁS PRODUCTIVO’ EMPIEZA AQUÍ
‘Me encantaría ser mucho más productivo’.
Todos lo hemos pensado en algún momento (o varias veces) en la vida, pero…
¿En qué estás pensando exactamente con la palabra ‘productividad’?
¿Cómo te visualizas cuando piensas en ‘mejorar tu productividad’?
Empecemos por el principio.
¿Qué es la Productividad Personal?
La Productividad Personal es una metodología de organización para gestionar (y acercarte a) tus expectativas.
La Productividad Personal no significa hacer más tareas y trabajar mil horas.
Sé que en algún momento lo has escuchado, pero ser más productivo no implica trabajar los fines de semana y terminar millones de tareas todos los días.
Ser productivo también implica claridad y foco.
Los seres humanos detestamos la incertidumbre. El hecho de tener nuestras tareas escritas nos da una dosis de tranquilidad y nos ayuda a tener una mayor sensación de control.
¿Lo habías pensado nunca de esta manera?
En este artículo me encantaría compartir contigo 15 hábitos prácticos para mejorar tu rendimiento y conseguir tus metas.
¿Cuál sería tu definición de Productividad? ¡Te leo en comentarios! 👇👇
15 CONSEJOS PARA RENDIR MÁS Y LOGRAR MEJORES RESULTADOS
CONSEJO 1# Cuéntate la verdad sobre qué estás buscando exactamente
¿Qué significa la productividad personal para ti?
Más allá de la definición que te compartí, lo importante es que pienses bien ‘qué es lo que te hace sentir más productivo’.
Aquí encontrarás una mejor definición sobre Productividad Personal, aunque estoy convencido de que tú tienes la última palabra sobre qué indicadores de productividad vas a utilizar.
No todo el mundo está viviendo la misma situación:
“Te fuiste de tu empresa para fundar tu primer proyecto emprendedor. Quieres dedicarle el máximo tiempo posible a tu nueva creación para llegar a factura 1 millón de dólares/euros en 2 años y emplear a 5 personas para seguir creciendo en tu proyecto.”
“Llevas trabajando más de 10 años a pleno rendimiento en varios proyectos corporativos. Debido a tu futura paternidad/maternidad, quieres reducir las horas de trabajo para poder disfrutar más tiempo de tu hijo/a”.
Estas dos situaciones son diametralmente opuestas a nivel laboral, aunque para ambas personas se pueden sentir igualmente productivas.
La Productividad no es un tema estrictamente laboral, sino que puede ir variando según las expectativas que tengamos en cada etapa vital.
Algunas preguntas clave:
¿En qué momento vital estás ahora mismo?
¿Qué actividades te aportan un mayor bienestar y satisfacción?
¿Cómo vas a medir si estás consiguiendo ese nivel de bienestar y satisfacción?
CONSEJO 2# Evita la (sobre)acumulación
Anotarlo todo nos da una tranquilidad enorme.
Ahora bien, anotar todas tus tareas pendientes no significa tener que hacerla todas.
Tendemos a enamorarnos de las tareas: nos aferramos a ellas como si fuera obligatorio conservarlas para siempre, no vaya a ser que alguien nos las reclame o que perdamos esa ‘oportunidad’ en el futuro.
La contrapartida de esta situación es que genera muchísima ansiedad y frustración:
Cuando ves que tu lista de tareas tiene +100 ítems pendientes, nuestros niveles de ansiedad se disparan por las nubes.
Cuando esos mismos +100 ítems perduran en el tiempo, entonces nuestra mente se frustra porque sabe que será incapaz de completarlos todos.
¿Por qué nos cuesta tanto desprenderse de las tareas que ya sabes que no vas a hacer?
Te recomiendo estas 3 prácticas sencillas para evitar la acumulación de tareas:
Anota la fecha de introducción de la tarea: justo en el momento que anotes la nueva tarea en tu lista, escribe también la fecha del día en la que la escribiste. De esta manera y a medida que pase el tiempo, podrás ver cuánto tiempo lleva esa tarea incubando en la lista. Sé lo más radical posible, si esa tarea en 2 semanas no la hiciste la puedes eliminar (o moverla a una lista secundaria).
Dedícale 15 minutos a la semana para eliminar tareas: aunque te pueda parecer un tiempo irrisorio para gestionar tareas, lo cierto es que será más que suficiente para ir apartando tareas de tu lista. Estos simples minutos bastarán para hacer limpieza todas las semanas y evitar la acumulación para la próxima. ¡Muy recomendable!
Renegocia tareas pendientes que se van acumulando: hay muchas tareas que se van acumulando porque nos da ‘cosa’ eliminar tareas sin el consentimiento de otras personas. Si te acostumbras a renegociar tareas, llegará un momento en el que se convertirá en un hábito. El juego de las prioridades es un cambio constante, por lo que no deberías sentirte mal por ir renegociando tus próximas tareas.
CONSEJO 3# Reduce las tentaciones digitales
Cualquier distracción digital es capaz de sepultar tu productividad.
Piénsalo bien:
¿Cuántos minutos al día eres capaz de perder mirando noticias, webs y/o redes sociales?
Si no lo sabes ya, deberías conocer estos datos usando herramientas como Clockify para saber a qué dedicas tu tiempo.
Hay algo sencillo para tener en cuenta:
“Cuantas más distracciones permitas a la hora de trabajar, mayor será el tiempo que necesitarás para completar tu trabajo.”
CONSEJO 4# Invierte en foco y multiplicar tu nivel de atención
¿Cómo proteges a diario tu capacidad de atención mientras estás trabajando?
Nos dejamos seducir por todo, y después ‘culpamos al tiempo’ de que nos permite terminar las tareas a la hora que tocaría.
¿Sabías qué?
Cada vez que te interrumpes o te interrumpen, tu cerebro necesita un total de 25 minutos para recuperar el nivel previo de concentración.
¡Una auténtica barbaridad!
Tu nivel de atención es la mejor garantía para lograr excelentes resultados.
Un profesional innovador, creativo, que sea incapaz de estar concentrado 5 minutos, nunca explotará su verdadero potencial.
Lo hemos olvidado, pero tu capacidad de estar enfocado es la competencia profesional más importante que puedes desarrollar.
No hay ninguna competencia más potente que esta, ya que tu nivel de atención es la semilla de todas las otras competencias.
Fíjate que hoy sabemos que solo tenemos 2 horas de máxima concentración al día; el resto de la jornada nuestro cerebro cognitivo procesa la información a una velocidad menor y con menos precisión.
3 claves prácticas para mejorar tu capacidad de foco y atención:
Reduce todas las distracciones a la mínima expresión: cuantas más ‘voces’ tengas intentado boicotearte, más fácil será caer en la tentación.
Desarrolla el poder de la intención: piensa bien por qué haces lo que haces, y céntrate en esa tarea exclusivamente (olvídate de la multitarea). No pienses en las tareas que harás más adelante.
Calibra bien tu energía mental: deberías hacer las tareas que exijan más foco en las horas que tengas más energía mental (hablaremos de esta temática más adelante en el artículo; consejo 9).
CONSEJO 5# No te dejes secuestrar por el correo electrónico
¿Quién debería dictar tus próximas prioridades? ¿El email o tú?
Le hemos otorgado a nuestro correo electrónico un poder mágico: es que como si él supiera en todo momento cuál es la mejor tarea por hacer en ese momento.
¡Basta ya!
Te lo digo con todo el cariño del mundo: el correo electrónico no debería establecer tus prioridades, tú mismo debes tomar las riendas de tu propia planificación y organización.
Algunas claves prácticas para aplicar y no dejarse llevar por el correo electrónico:
No empieces la jornada laboral mirando el email: empezar el día mirando el correo tiene grandes perjuicios para tu planificación (te dejas arrastrar por la novedad). Lo ideal es planificar el día anterior para así empezar el día con las tareas claras y, cuando ya termines la primera tarea, entonces sí puedas revisar el correo. En mi caso personal, suelo revisar el correo entre 3 y 4 horas más tarde de empezar la jornada laboral (y nunca pasa nada).
No uses el email para urgencias: ¡esto es un pecado capital! Seguro que ya sabes que hay fórmulas más efectivas para comunicar urgencias, y el correo no es una de ellas. Empecemos por el principio: urgencias (de verdad) hay muy pocas, poquísimas. Y si alguna vez hay alguna, entonces el teléfono es la mejor opción. El correo es para mensajes asíncronos, donde en realidad no pasa nada si la persona contesta en unas horas. ¿Estás de acuerdo?
No leas un correo más de una vez: existe una manía muy generalizada de consultar el correo varias veces hasta contestarlo. ¿En serio no podrías hacerlo en el mismo momento? Si solo recibieras un correo al día no habría problema, pero estoy convencido de que recibes bastantes más. Todos los correos deberían desaparecer de la bandeja de entrada cada vez que sea lean, sin excepción.
¿Buscas más claves para gestionar mejor tu bandeja de entrada? Aquí tienes 15 hábitos imprescindibles para mantener tu correo a raya y gestionarlo de una manera más efectiva.
CONSEJO 6# Distingue entre eventos y tareas
Una de las malas prácticas habituales es juntar tareas con eventos.
Miquel, ¿a qué te refieres exactamente?
Los eventos son actividades que hacemos con otras personas que tienen una hora de inicio concreta. Ejemplo: reunión con un cliente a las 11am.
Las tareas son actividades individuales que no tienen una hora asignada. Ejemplo: revisar guion de ventas para un cliente concreto.
La diferencia está clara: los eventos tienen una hora de inicio clara, mientras que las tareas dependen de muchos factores de libre elección y por lo tanto no tienen una hora asignada.
Mi recomendación para tener una agenda más diáfana y efectiva:
Los eventos deberían siempre ir anotados en el calendario (Outlook, Google Calendar…)
Las tareas deberían siempre ir anotadas en tu lista de tareas (To Do, Google Tasks, Trello, Asana…)
CONSEJO 7# Aprende a gestionar proyectos con efectividad
No hace falta ser Project Manager; todos gestionamos proyectos en cualquier momento.
Voy directo al grano:
¿Buscando la herramienta ideal para gestionar tus proyectos? Descarga aquí gratis este Excel gratuito para gestionar tus proyectos de manera efectiva (y personalizable).
CONSEJO 8# Descubre cómo implementar nuevos hábitos
Ser más productivo es una cuestión de hábitos.
Si lo quieres cambiar todo a la vez, lo más probable es que no cambies (absolutamente) nada.
Siempre que quieras cambiar ‘algo’ para ser más productivo, sigue los siguientes pasos:
Sé ridículamente específico: en vez de decirte que quieres dejar de procrastinar por las mañanas, busca una situación concreta donde podrías mejorar ese aspecto. Podrías cambiar esa frase tan generalista por ‘pospondré la revisión del correo cada día 15 minutos cuando empiece mi jornada laboral’. Este nivel de claridad te ayudará a plasmar tu próximo cambio.
Hazlo cada día: los cambios que mejor funcionan son los que se hacen cada día, no solamente un día a la semana. Repítelo cada día sin excepción; notarás los cambios muchísimo antes.
Aumento gradual: empieza con una duración minúscula, sobre todo para tener la sensación de logro. Si no has planificado nunca tus tareas, pruébalo de hacer solo 1 minuto al día. Algo tan sencillo es mucho más potente de lo que parece. Progresivamente y si te sientes cómodo, ya irás aumentando la duración concreta del hábito.
CONSEJO 9# Gestiona tu energía mental
El mejor criterio de productividad persona es la gestión de tu energía mental.
¿Energía… qué?
La energía mental es la frescura de tu cerebro a la hora de ejecutar una tarea.
Se trata de un indicador biológico que nos indica en qué momentos del día estamos más frescos para realizar diferentes actividades.
Ya sé que te encantaría tener energía infinita, pero lo cierto es que los momentos de alta energía solo representan 3 horas de un total de 24.
¡Casi nada!
Primera pregunta que deberías hacerte:
¿En qué momento del día tienes más energía?
Simplificando mucho: puede ser por la mañana, a media mañana, a media tarde, o por la tarde-noche.
Conclusiones rápidas sobre tu energía mental:
Haz las tareas más complejas cuando tengas más energía mental
Empieza los hábitos que más te cuesten cuando más energía mental
No hagas reuniones de seguimiento en las horas que tengas más energía mental
Toma decisiones importantes cuando tengas más energía mental
CONSEJO 10# Vigila tus sesgos cognitivos anti-productivos
Tu mente te engaña (y lo sabes).
Te hace creer cosas que no son.
Incluso te miente descaradamente a la cara, diciéndote que tendrás tiempo para todo.
Clave para ser más productivo: no te creas tus trampas mentales.
Aquí van 3 trampas mentales para tener en cuenta (y evitarlas):
El sesgo de la unidad: es la tendencia de las personas a querer completar una tarea completa en vez de hacerlo en tareas pequeñas de corta duración. Muchas veces no es necesario hacerlo todo para ser productivos, ser selectivo es importantísimo para mejorar tus resultados
La ley del instrumento o el martillo de Maslow: es un sesgo cognitivo que implica una excesiva dependencia de una herramienta. "Supongo que es tentador, si la única herramienta que tienes es un martillo, tratar todo como si fuera un clavo". Las herramientas de planificación no son la panacea, primero deberías invertir en una buena metodología de organización.
El descuento hiperbólico: es un sesgo cognitivo que nos lleva a tomar decisiones hoy como si el futuro fuera algo lejano o no existiera. Se basa en que para nuestro cerebro las recompensas futuras tienen menos valor que las inmediatas o instantáneas. ¡Piensa siempre de forma estratégica!
¿Quieres conocer más sesgos cognitivos? ¡Aquí tienes un total de 70 trampas mentales!
CONSEJO 11# Minimiza la cantidad de reuniones
¿En serio hay que hacer otra reunión?
Las reuniones (o, mejor dicho, el exceso de ellas) es una de las principales causas de improductividad.
Muchas de ellas son puras herramientas de control, sin aportar nada significativo a los asistentes.
3 recomendaciones prácticas para mejorar la productividad de tus reuniones:
Reduce las reuniones periódicas: seguramente se convocaron por inercia, pero… ¿realmente es necesario hacerlas tan a menudo? Si ves que cada vez generan menos interés y que no hay ninguna contribución de valor, considera si merece la pena continuar o no con la reunión. A veces la mejor solución es espaciar la reunión, es decir, que, en vez de hacerla semanalmente, se puede celebrar de carácter mensual.
No superes las 5 personas: 5 o menos personas es una reunión; más de 5 personas es una tertulia. Como no tenemos suficiente trabajo, encima queremos tertulias improductivas en el trabajo. Las reuniones unilaterales no generan compromiso con el equipo, busca dinámicas alternativas mucho más estructuradas y efectivas.
Ten en consideración las horas del día: si recuerdas el criterio de la energía mental, lo que está claro es que tenemos horas mucho más productivas que otras. Si ‘robas’ la energía mental de los colaboradores en los picos energéticos del día, lo más probable es que los resultados tarden más en salir (y de peor calidad). Evita las reuniones operativas o de seguimiento a primera hora del día, mejor convócalas en momentos de baja energía colectiva. Si en cambio es una reunión estratégica donde se exige creatividad y lucidez, entonces sí que deberías convocarla en un momento de alta energía para la mayoría de los colaboradores.
CONSEJO 12# Revisa tus tareas todos los días
Sin mantenimiento, no hay rendimiento.
Esta frase anterior es aplicable a cualquier faceta de nuestra vida: amor, trabajo, relaciones, vehículos… y también dentro de la productividad personal.
¿Cada cuánto deberíamos hacer la revisión de nuestras tareas?
Revisión diaria: solo son 5 minutos al día (de lunes a jueves), aunque son imprescindibles para garantizar que el día acaba bien y que empezarás el día siguiente con la máxima efectividad. Esta revisión consiste en revisar qué tareas se hicieron hoy, qué tareas quedaron sin completar, y qué prioridades deberíamos hacer para el día siguiente en base a tus objetivos.
Revisión semanal: este tipo de revisión es un poco más extensa (15-20 minutos), pero son el Santo Grial de la productividad personal. El viernes es un excelente día para analizar y revisar la semana, con el objetivo de empezar la próxima con las mayores garantías. De esta manera evitamos la acumulación de tareas, hacemos seguimiento con otros colaboradores, y planificamos estratégicamente qué tareas deberíamos hacer para la próxima semana.
CONSEJO 13# No te obsesiones con la herramienta de productividad
Existe una verdadera obsesión en encontrar la mejor herramienta para organizarse.
En realidad, la elección de la herramienta es bastante secundaria, ya que lo más importante de verdad es la metodología en la que nos organizamos tanto a nivel individual como grupal.
Cabe decir que la mayoría de las herramientas digitales de planificación hacen exactamente lo mismo; lo cierto es que las diferencias son mínimas.
¿Buscando la herramienta perfecta? ¡Aquí tienes más de 60 tutoriales de diferentes herramientas para mejorar tu Planificación y Organización!
CONSEJO 14# Toma decisiones acertadas más rápido
Nos encanta hacer tareas de bajo valor para sentir que avanzamos más rápido.
Ejemplo que se repite a diario: empiezas el día y gestionas los correos electrónicos más fáciles de responder, después te entretienes con las noticias/redes sociales, más tarde vas a una reunión de seguimiento donde no participas, y por último decides que quizá ya sería hora de empezar a realizar una tarea (aunque quizá ya te quede poca energía mental…)
Cada decisión que tomas gasta energía.
¿Estás seguro de que estás administrando bien tu energía a la hora de tomar decisiones?
Aquí van 3 sugerencias prácticas para tomar mejores decisiones:
Conoce tus deseos más profundos: las decisiones están muy vinculadas con tus deseos personales, por lo que primero deberías conocer cuáles son tus anhelos para ser consciente de la calidad de las decisiones que tomas. ¿Qué está detrás de cada decisión? Seguridad, reconocimiento, dinero, poder, independencia, estatus, curiosidad, tranquilidad…
Haz lotes de tareas: cuanta mayor claridad, mejor vas a tomar tu próxima decisión. Hacer lotes (o grupos) de tareas funciona muy bien para tener una pauta fácil de seguir a la hora de concentrarse. Procura que esas tareas no superen los 90 minutos de duración, así te será mucho más fácil gestionarlas en tu agenda y avanzar más rápido en tus proyectos.
Alto nivel de energía mental: las mejores decisiones hay que tomarlas cuando tienes alta energía mental. Si necesitas claridad de pensamiento para tomar decisiones de mayor calidad, estar fresco cognitivamente es esencial para facilitar este proceso.
CONSEJO 15# Flexibiliza todos estos consejos y readáptalos
No te creas nada de lo que te estoy contando.
Estos consejos de productividad personal son generales, adáptalos a tus necesidades.
Tu situación personal es única e intransferible, tú tienes la última decisión.
¡Ahora es tu turno! ¿Cuáles son tus mejores estrategias para ser más productivo? ¿Qué es lo que te cuesta más a la hora de planificarte y organizarte? ¿Qué consejo de este artículo te gustó más? ¿Qué consejo consideras que te resultaría mucho más difícil de aplicar? Déjame tus impresiones en el apartado de comentarios : ) ¡1000 gracias!
¡Un abrazo!