¡QUIERO LA PLANTILLA YA!
¡No me hagas leer todo el artículo para conseguir la plantilla!
¡Tus deseos son órdenes! Aquí abajo puedes descargar la plantilla totalmente gratis : )
APUESTA POR TU MEJOR INVERSIÓN
🔊 Mensaje para los más escépticos: sé lo que estás pensando…
¿Para qué voy a perder tanto tiempo planificando tareas si las puedo hacer directamente?
Pues ahora que lo dices, también tienes razón.
Bueno, quizá no toda…
Venga, vamos a discrepar un poco. Cariñosamente, claro está 💖
Invertir en la calidad de tu tiempo es la ‘operación bursátil’ más efectiva que puedes hacer.
Vivir en el caos por un tiempo está bien, aunque la claridad es un garante de la calidad de vida.
¿Sabes qué?
La dispersión es amante de la mediocridad.
Cuando picas por todas partes, lo más probable es que tus resultados no sean de lo más brillantes.
Y ahí es donde llega la magia de la ‘semana’, el espacio temporal más determinante y ‘controlable’ que podemos gestionar.
Conocer en detalle qué vas a lograr esta semana es el primer paso para lograr metas a medio y largo plazo.
Piénsalo como una inversión con una rentabilidad muy alta: por cada minuto que le dediques a planificar tu semana, más ingresos en forma de tiempo extra recibirás de vuelta.
¿Te sumas a los beneficios de la planificación?
Si sigues leyendo te cuento (mucho más) 👇
LAS PERSPECTIVAS DE UNA PLANIFICACIÓN INTEGRAL
Este título tiene pinta de rollo teórico.
¡No! ¡Para nada!
Es una clasificación muy sencilla.
Cuando planificas, tienes 2 perspectivas temporales que tener en cuenta:
Medio y Largo Plazo (MACRO): hablamos de un marco temporal más lejano, pensando en tareas que debes desarrollar en las próximas semanas, meses o incluso años. Esta perspectiva estaría más relacionada con la Gestión de Proyectos.
Corto Plazo (MICRO): el marco temporal de una semana, es decir, todas las actividades que puedes llegar a planificar y/o ejecutar en el período de una semana.
En este artículo nos centraremos en la perspectiva micro, ya que es la que está relacionada con la planificación semanal.
¡Ah! Si tienes interés en la Gestión de Proyectos, te invito a que te descargues la plantilla gratuita de Gestión de Proyectos, que además incluye un vídeo de casi 1 hora donde tienes toda la explicación completa sobre cómo usarla.
¡Ah! ¿Quieres un vídeo-tutorial para sacarle el máximo rendimiento a la Plantilla? ¡Haz clic en la imagen de abajo!
POR QUÉ DEBERÍAS DISTINGUIR ENTRE EVENTOS Y TAREAS
Quizá estés acostumbrado a usar el calendario como método de organización semana, ¿puede ser?
Es verdad que esta metodología de planificación puede resultar muy visual, aunque lo cierto es que puede llegar a ser una fuente (increíble) de frustración.
Somos -en general- demasiado optimistas pensando que podremos cumplir los horarios que nos hemos marcado, pero la realidad es implacable y los imprevistos también.
Estos imprevistos en forma de tareas sorpresa, llamadas inesperadas y reuniones sobrevenidas son la excusa perfecta para incumplir con las horas que te habías marcado.
No obstante, hay un elemento de tu calendario que sí suele cumplir: los eventos. Por eventos entendemos las reuniones, citas con un cliente, convenciones, congresos, cursos, conferencias…
Estos elementos sí o sí deberían estar en tu calendario.
Además, fíjate que los eventos tienen un factor crítico que no tienen otro tipo de actividades: son compartidas con otras personas.
Cuando quedas con otras personas en una reunión, sabes que no asistir es una falta de respeto hacia otras personas.
Ahora bien…
¿Qué ocurre con las tareas?
Cuando hablamos tareas nos referimos a actividades individuales que no dependen de otras personas.
Y aquí es donde viene una característica única de las tareas con respecto a los eventos: no tienen una hora asignada de inicio.
Hecha esta aclaración…
¿Por qué deberíamos poner las tareas en el calendario?
🧐 Si sigues leyendo despejaremos la duda : )
LOS 3 ELEMENTOS DE PLANIFICACIÓN QUE DEBERÍAS CONOCER
Una cosa ya quedó clara en el punto anterior:
Los eventos (reuniones, eventos, cursos, convenciones, citas…) van siempre en el calendario.
No obstante, las tareas no van al calendario.
Si no tienen una hora de inicio, el calendario no sería el lugar indicado para las tareas.
Esta es mi sugerencia, por supuesto ; )
Eso sí:
‘No todas las tareas son iguales’
Lee esto que te voy a contar 👇
Si bien es cierto que la plantilla está diseñada para que la puedas usar ahora mismo, me gustaría clarificar algunos conceptos previos para que la puedas utilizar de una manera efectiva.
Cuando planificas tus actividades durante la semana, hay 3 elementos de planificación que deberíamos tener en cuenta:
TAREAS CONTROL: son las tareas repetitivas que sueles hacer los mismos días de siempre (algunas son diarias, otras una vez por semana, un día concreto al mes, un día cada trimestre…)
TAREAS PUNTUALES: son tareas que no tienen una fecha programada y que tú eliges en qué momento las vas a hacer. Normalmente este tipo de tareas se planifican con antelación.
TAREAS IMPREVISTAS: son las tareas que surgen de forma inesperada y que habitualmente hay que hacer lo antes posible.
Nota importante: las tareas imprevistas, en realidad, forman parte de las tareas puntuales. Las expliqué de manera separada por un tema pedagógico, aunque en la plantilla irán en el mismo espacio.
QUÉ ENCONTRARÁS EN LA PLANTILLA DE PLANIFICACIÓN SEMANAL
La plantilla contiene 2 hojas:
PRIMERA HOJA: aquí es donde encontrarás la planificación semanal de lunes a domingo. Cada uno de los 7 días estará dividido en 2 partes principales: las tareas de control y las tareas puntuales.
SEGUNDA HOJA: en esta segunda parte encontraremos el inventario de tareas puntuales, una lista para anotar todas las tareas que tenemos que hacer en un plazo de 1-2 semanas. Además, también hay espacio para escribir los proyectos y los hábitos de la semana (hablaremos de ello más adelante).
CÓMO IMPRIMIR LA PLANTILLA DE PLANIFICACIÓN SEMANAL
La plantilla fue diseñada para ser imprimida (o impresa)
PD: ambos participios están aceptados 🤣
Para imprimirlo de forma óptima, lo ideal es hacerlo en una hoja DIN-A4 en una disposición horizontal.
Si bien es cierto que la plantilla contiene colores, puedes imprimir en blanco y negro o escala de grises para ahorrar tinta.
Y si quieres ahorrar papel, puedes imprimir la plantilla a doble cara.
CADA CUÁNTO HAY QUE CAMBIAR LA PLANTILLA SEMANAL
¿Cuánto me va a durar cada plantilla?
Aunque pueda parecer obvio, creo que es importante clarificarlo.
Cada plantilla que imprimas está pensada para usarla una semana completa. Una vez termines la semana, la recomendación es que vuelvas a imprimir una nueva.
¿Qué pasos debes seguir antes de deshacerte de una plantilla y empezar otra nueva? Esto te lo cuento más abajo 👇
Tip de efectividad 1: con la finalidad de no tener que imprimir una plantilla cada semana, puedes imprimir varias copias a la vez para facilitarte el proceso.
Tip de efectividad 2: la primera vez que uses la plantilla imprime solamente una copia, sobre todo para que puedas valorar si te gusta o no. Si ves que la primera semana la plantilla ya hizo su efecto (en positivo), entonces puedes aplicar el tip de efectividad anterior.
CÓMO USAR LA PLANTILLA DE PLANIFICACIÓN SEMANAL
El primer ejercicio consiste en identificar 2 de los elementos principales que hemos explicado más arriba: las tareas de control y las tareas puntuales.
IDENTIFICA TUS TAREAS DE CONTROL
¿Cuáles son tus tareas de control que tienes a lo largo de una semana?
Nota: todas las tareas de control que tengan una frecuencia superior a una semana (quincenal, mensual, trimestral, anual), mi recomendación es que las ubiques en el calendario.
Además de identificar las tareas de control, añade también la frecuencia que tiene cada una de ellas.
Ejemplos de tareas de control (profesionales):
Revisar tu correo electrónico (diaria)
Revisar tu agenda (diaria)
Preparar la reunión de supervisión de los martes (lunes)
Revisar las KPIs del equipo (viernes)
Revisión diaria (de lunes a jueves)
Revisión semanal (viernes)
Gestionar incidencias diarias de un software determinado (miércoles)
Ejemplos de tareas de control (personales):
Correr 10 minutos (diario)
Meditar 2 minutos (diario)
Enviar mensaje a mis amistades principales (miércoles)
Limpiar mi habitación (sábado)
¿Buscas más ejemplos de tareas de control? En el vídeo explicativo de la plantilla encontrarás más ejemplos profesionales.
Una vez hayas realizado esta lista, el siguiente paso es ubicar todas tus tareas de control en los diferentes días de la semana.
IDENTIFICA TUS TAREAS PUNTUALES
Antes de poner las tareas puntuales en todos los días de la semana, lo primero que tendrás que hacer es identificar tus próximas tareas puntuales a realizar en una lista independiente (algo parecido a lo que hemos realizado con las tareas de control).
Como decíamos antes, una tarea puntual es una actividad no tiene una fecha programada y que tú eliges en qué momento las vas a hacer. Normalmente este tipo de tareas se planifican con antelación.
Para este objetivo, usaremos el inventario de tareas puntuales que aparece en la segunda página. Este inventario tiene 3 características que deberíamos tener en cuenta a la hora de añadir tus tareas puntuales:
Es una lista de tareas a corto plazo: esta lista no está pensada para anotar tareas a muy largo plazo, ni siquiera a medio plazo. Como vivimos en una realidad muy cortoplacista, escribir tareas a varias semanas vista solamente genera frustración y ansiedad. En este caso anotaremos las tareas puntuales que tenemos que hacer a 1-2 semanas vista. Si te estás preguntando dónde puedes anotar las tareas a largo plazo, ahí te recomiendo que te descargues la plantilla gratuita de Gestión de Proyectos.
No deberías tener anotadas más de 20 tareas en la lista: cuanto más larga sea lista, más decisiones tendrás que tomar para priorizar tus tareas. Está claro que el número 20 es orientativo, pero lo que está claro que cuantas más opciones tengas, más tiempo tardarás en escoger tu próxima tarea.
Todas las tareas deberían durar 90 minutos como máximo: esto es una máxima que aplicamos para cualquier tarea (ya sea de control, puntual o imprevista). Las tareas demasiado extensas son difíciles de realizar, además que nuestra (maltrecha) agenda no suele tener espacios de varias horas disponibles. Cualquier tarea que añadas al inventario, procura que no dure más de 90 minutos. Si dura menos de ese tiempo, mejor que mejor.
AÑADE TUS TAREAS PUNTUALES A TU PLAN SEMANAL
Cuando ya tengas escritas las tareas puntuales en el inventario, el siguiente paso es elegir cuáles de ellas vas a hacer esta semana.
De toda la lista de tareas puntuales, redondea o subraya las tareas que vas a hacer esta semana actual.
Siguiente fase:
De esas tareas puntuales que has elegido para esta semana, ahora selecciona solamente las que vas a hacer el lunes.
¿Por qué solo el lunes?
Básicamente porque no sabemos lo que va a ocurrir durante la semana.
Hay tantos imprevistos, que planificar toda la semana entera no implica que se vaya a cumplir. Como no queremos estar moviendo las tareas constantemente, te recomiendo que hagas una revisión diaria para elegir qué tareas vas a hacer.
¿Estás teniendo dudas a la hora de aplicar este sistema de planificación? ¡Escríbenos en los comentarios del vídeo explicativo para poder ayudarte.
CÓMO PLANIFICAR TUS TAREAS CADA DÍA (Revisión Diaria)
Tal como te explicaba en el punto anterior, cada día haremos una revisión diaria para saber qué tareas puntuales vas a hacer mañana.
¿Cuándo haremos la revisión diaria?
La revisión diaria la ejecutaremos de lunes a jueves entre 1 y 2 horas antes de terminar tu jornada laboral.
¿Cuánto debería durar la revisión diaria?
5 minutos. ¿Para qué quieres más?
Así haremos la revisión diaria:
De todas las tareas pendientes que queden para ese día, decidirás cuáles de ellas vas a hacer para el día siguiente.
Si hay alguna tarea pendiente que no vas a hacer el día siguiente, entonces la puedes tachar y eliminar. Esa misma tarea también la tendrás anotada en el inventario de tareas puntuales.
Por último, revisaremos las tareas puntuales que hayas redondeado/subrayado en el inventario de tareas puntuales para ver si hay alguna tarea más que puedas hacer el día siguiente.
Nota: ¿Qué pasa con las tareas imprevistas? Si recibes una tarea imprevista y no la puedes hacer en ese momento, la idea es que la anotas como si fuera una tarea puntual. Si la tarea imprevista la puedes hacer un día determinado, la pondrás en ese día de la semana. Si no sabes muy bien cuándo la vas a hacer, entonces mejor anótala en el inventario de tareas puntuales.
QUÉ HACER CUANDO CAMBIAS DE PLANTILLA SEMANAL (Revisión Semanal)
La revisión semanal es imprescindible para poner en orden la semana en curso y planificar las tareas puntuales para la próxima.
¿Cuándo haremos la revisión semanal?
La revisión semanal la haremos (preferiblemente) el viernes en horario de mañana, sobre todo porque todavía estarás fresco y tendrás una mayor perspectiva de toda la semana.
¿Cuánto debería durar la revisión semanal?
10-15 minutos.
La revisión semanal consistirá en los siguientes puntos:
Imprimiremos una nueva plantilla semanal para planificar la próxima semana
Escribiremos de nuevo todas las tareas de control que tengamos de la plantilla anterior (lo más probable es que se repitan las mismas todas las semanas).
Las tareas que te hayan quedado pendientes del viernes, las anotaremos en el inventario de tareas puntuales del próximo plan semanal (nueva plantilla en PDF).
Todas las tareas del inventario que estén pendientes, las revisaremos para ver si alguna de ellas ya no tiene sentido (ha quedado obsoleta, ha expirado, ya no tiene relevancia…)
Posteriormente, copiaremos todas las tareas puntuales del inventario a la nueva plantilla en el mismo apartado (inventario de tareas puntuales).
En último lugar, repetiremos el mismo proceso que hemos visto ahora. Mira el punto ‘AÑADE TUS TAREAS PUNTUALES A TU PLAN SEMANAL’ para empezar de nuevo.
EJEMPLOS PARA USAR LA PLANTILLA SEMANAL CON EFECTIVIDAD
Si quieres ver cómo configurar tu plantilla de manera visual, te recomendamos que revises este vídeo explicativo sobre cómo planificar tus tareas para cada semana.
NO DESCUIDES TUS OBJETIVOS
En la gran mayoría de ocasiones, tus tareas de esta semana son reflejo de tus metas. Si quieres anotar tus metas en una herramienta fiable y personalizable, te invito a que te descargues la plantilla gratuita en Excel para fijar tus metas.
Los objetivos se dividen en 2 actividades principales: tus proyectos y tus hábitos.
Por proyectos nos referimos a las agrupaciones de tareas que deben hacerse para obtener un resultado específico.
En cambio, los hábitos no tienen por qué estar vinculados resultado específico, sino crear un comportamiento recurrente para incorporarla a nuestra rutina personal y/o profesional.
Los proyectos suelen tener una fecha de finalización clara, mientras que los hábitos corresponden a nuestras expectativas personales (no hay una fecha concreta para ‘consolidarlos’).
La naturaleza de un proyecto también es bastante diferente a la de los hábitos, sobre todo porque las tareas de un proyecto suelen ser muy distintas entre sí, mientras que en los hábitos suelen ser las mismas tareas.
Cada semana, cuando empecemos la planificación de la semana, añadiremos los proyectos y los hábitos que esa semana tengamos activos.
ESCRÍBENOS PARA CUALQUIER CONSULTA
¿Dudas? ¿Preguntas? Estaremos encantados de que nos hagas llegar tu feedback para poder darte nuestra mejor respuesta. Escríbenos en el apartado de comentarios de este vídeo tutorial y te contestaremos lo más rápido posible.
¡Esperamos que la plantilla te sea útil!
¡Ahora es tu turno! ¿Ya pudiste descargar tu plantilla semanal para planificar tus tareas? ¿Qué te gustó más de la plantilla? ¿Qué crees que podría mejorar de la plantilla? ¿De qué manera te ayuda la plantilla a cumplir con todas tus tareas semanales? Déjame tus impresiones en el apartado de comentarios : ) ¡1000 gracias!
¡Un abrazo!