TU VIDA ES UN PROYECTO, GESTIÓNALO BIEN
El único macroproyecto que existe es la vida…
El resto son proyectos secundarios : )
Ahora bien, gestionarlos bien es indispensable para alcanzar tus metas.
Si no gestionas bien los proyectos, tu carrera profesional se verá truncada.
Es una habilidad indispensable para seguir progresando.
¿Te lo habías planteado alguna vez?
Todo son proyectos, absolutamente todo: escuela, universidad, maternidad/paternidad, trabajo, emprendimiento, familia…
Quizá habías pensado en algún momento que gestionar proyectos era tarea exclusiva del Project Manager.
¡Para nada!
Todos debemos gestionar proyectos en algún momento y en este post vas a descubrir todo lo que debes saber para hacerlo con éxito.
¿Empezamos?
ERRORES A LA HORA DE GESTIONAR PROYECTOS
Si me permites y antes de empezar con ‘lo que deberías hacer bien’, empezaremos con ‘lo que no deberías hacer’ a la hora de Gestionar Proyectos.
A) OLVIDAS LAS COMPETENCIAS HUMANAS
Solemos seleccionar a las personas que gestionan proyectos por sus habilidades técnicas (y está genial), aunque olvidamos por completo las habilidades directivas de la persona encargada de los proyectos (y termina impactando negativamente al equipo).
Un gestor de proyectos no solamente es un freak de la planificación, sino un excelente líder y comunicador. Sin estas últimas habilidades desarrolladas, el Project Manager se convierte en un robot que solo se encarga de distribuir tareas en el equipo.
Desarrollar la empatía, la inteligencia emocional, las habilidades para cohesionar al equipo, serán imprescindibles para mantener la salud del proyecto y lograr los resultados deseados.
B) NO EMPIEZAS EN EL ‘MOMENTUM’ INDICADO
Todos los proyectos deberían ser especiales, sino corren el riesgo de convertirse en intrascendentes.
Muchas veces empezamos los proyectos sin ningún propósito vinculado, como si formaran parte de nuestra rutina.
Esta situación los hace especialmente vulnerables a las bajadas de motivación en el proyecto, ya que no siempre estaremos al 110% para afrontar el trabajo que debemos realizar.
Es (tremendamente) importante ‘inaugurar’ bien el proyecto, haciendo saber a todo el equipo (tanto directo como indirecto) que el proyecto acaba de nacer. Si no lo hacemos así, la mayoría de los colaboradores no le darán la importancia que merece el propio proyecto.
Por este motivo, recomiendo hacer una reunión inicial para explicar el propósito del proyecto y qué beneficios van a obtener todas las partes interesadas en el proceso. Si la cosa empieza mal… ¡seguramente acabará peor!
C) NO GESTIONAR LA ENERGÍA MENTAL
La energía mental es la frescura con la que ejecutamos las tareas.
Este factor biológico es vital a la hora de distribuir el trabajo y saber qué grado de complejidad exige cada una de las tareas.
Resumiendo mucho, podríamos decir que hay 2 tipos de tareas: las de creación y las de revisión.
Las tareas de creación son esas actividades complejas que requieren concentración, ya que en este caso estamos creando nuevo contenido o empezando algo desde cero: hacer el guion de un proyecto, redactar un informe de resultados, preparar una reunión importante…
Por otro lado, las tareas de revisión son actividades de menor implicación que no requieren tanta concentración: revisar un documento, comprobar que un guion esté correcto, preparar una reunión operativa o poco relevante…
Como gestor de proyectos, debes conocer muy bien las tareas que tu equipo debe hacer y saber qué nivel energético requieren. Tener este punto en cuenta es fundamental para gestionar la sobrecarga laboral de los colaboradores y lograr mejores resultados en el proyecto.
MÉTODO Y HERRAMIENTAS PARA GESTIONAR PROYECTOS
No hay ninguna herramienta ideal para gestionar (bien) tus proyectos.
Con total sinceridad, la gran mayoría de herramientas de gestión de proyectos tienen exactamente las mismas funcionalidades. Sin distinción.
Más allá de la estética de las herramientas digitales, lo de verdad relevante es la metodología que empleas para gestionar adecuadamente tus proyectos.
No importa si es Trello, Asana, Planner, ClickUp, Todoist, Airtable, Monday…
Sin método, las herramientas ‘caen’ por su propio peso. De verdad, no funcionan.
Algunas recomendaciones prácticas a tener en cuenta a la hora de desarrollar el método:
A) LOGRA LA RESPONSABILIDAD TOTAL
No persigas a tus colaboradores, no eres ni un guardián ni un policía.
La clave de los proyectos exitosos es la propia autonomía de los colaboradores, no podemos estar supervisando constantemente el trabajo de nuestro equipo.
Cada persona tiene que ser responsable de sus propios resultados, sabiendo encontrar soluciones cuando la situación lo requiere.
B) HAZ UN RESET SEMANAL
Una de las claves de la gestión de proyectos es la ‘no acumulación’ de tareas.
Esta acumulación despista a los colaboradores y hace mucho más tediosa la priorización de tareas.
Además, este clima de caos también genera una peor organización por parte del equipo y puede llegar a ocasionar algún conflicto derivado del exceso de tareas por hacer.
El gestor de proyectos debería cada semana hacer un reset semanal, eliminando las tareas que ya no tienen sentido y apartado aquellas que no sean prioritarias.
Si lo dejamos todo al azar, lo más probable es que se terminen acumulando tareas de bajo valor añadido que solo generarán interferencias (poco amables) con el resto de los colaboradores.
C) CALIBRA EL ESTADO EMOCIONAL DE TU EQUIPO
Las emociones de los colaboradores son el mejor termómetro para saber que todo avanza bien en el proyecto.
Que sí, es verdad, podemos conseguir los resultados de un proyecto con todas las personas enfadadas.
Ahora bien, olvídate de que este equipo sea sostenible en el tiempo, todo el mundo hará lo posible por no volver a unirse a él (incluso con intentos de boicot).
Evaluar las emociones es fundamental para la salud del proyecto, por esta razón se recomienda realizar encuentros/reuniones grupales de evaluación emocional. Te interesa saber cómo se sienten, qué problemáticas están viviendo, y cómo puede sentirse mejor a través del proyecto.
Las reuniones individuales también te permitirán obtener valiosa información sobre la salud emocional del proyecto, así como resolver situaciones personales que pueden impactar directamente en los resultados del propio proyecto.
Por último, la herramienta.
¡Casi me olvido!
Sí, tienes razón en que te comenté que era lo menos relevante, aunque es muy útil para ganar transparencia y conocer el trabajo del resto de los colaboradores.
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Si en tu caso prefieres experimentar con otras herramientas digitales, te dejo también una lista completa con multitud de tutoriales gratuitos para gestionar tus proyectos.
QUIERO SABER GESTIONAR PROYECTOS
Si el contenido de este artículo te ha resultado inspirador para gestionar tus proyectos, quizás estés pensando en dar un salto cualitativo más grande a la hora de aplicar esta competencia profesional.
La Gestión de Proyectos tiene muchísima oferta laboral y es un rol altamente demandado por las empresas, así que no es una inversión (para nada) sin retorno.
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TÚ TIENES LA ÚLTIMA PALABRA EN TUS PROYECTOS
Los proyectos son un ‘concepto’ algo etéreo.
A veces nos obsesionamos con los proyectos como si fuera imprescindible alcanzarlos, cuando en realidad la gran mayoría de ellos (por no decir todos) los hemos creado nosotros.
Todo lo que has creado tú, también tienes la potestad de destruirlo. Porque nada dura para siempre, tampoco tus proyectos.
Sé flexible, no te aferres a ellos. No merece la pena. Tus proyectos deben ayudarte a conseguir grandes metas, no a flagelarte todos los días de tu vida por no lograrlos.
¡Ahora es tu turno! ¿Cuál es tu experiencia con la Gestión de Proyectos? ¿Qué parte del artículo te gustó más a la hora de gestionar tus próximos proyectos? ¿Qué estrategias sueles usar para gestionar tus proyectos? ¡Encantado de seguir aprendiendo de ti y tus experiencias! Déjame tus impresiones en el apartado de comentarios : ) ¡1000 gracias!
¡Un abrazo!