LOS PROYECTOS FORMAN PARTE DE TU VIDA
Todo son proyectos, lo mires por donde lo mires.
¿Ejemplos?
Crear desde cero tu proyecto emprendedor
Comprar tu próxima vivienda
Empezar una familia
Colaborar con otros profesionales en una nueva iniciativa
¿Cómo gestiono lo proyectos?
Mucha gente piensa en una herramienta para gestionar tareas, cuando en realidad tiene más que ver con la mentalidad.
Tu mente es crucial para gestionar proyectos:
Entender la situación personal/profesional de cada colaborador/a
Identificar el estado emocional de los colaboradores
Recalibrar los momentos de crisis y volver a motivar al equipo
Cómo cuidar la energía mental de los colaboradores
La mejor gestión de proyectos es una combinación óptima entre humanos y procesos, los dos ejes centrales de un proyecto exitoso.
En este artículo me encantaría compartir contigo 12 claves prácticas para humanizar tus proyectos y lograr resultados excelentes.
¿Qué te funciona mejor a la hora de gestionar un proyecto? ¡Te leo en comentarios! 👇👇
1# EVALÚA EL COMPROMISO DE LOS COLABORADORES
¿Estamos haciendo este proyecto por inercia o porque realmente estamos comprometidos con él?
Puede parece una pregunta sin mucho fundamento…
👉 Aunque en realidad es lo que marca la diferencia en la mayoría de los procesos.
¡Un proyecto tiene que removerte por dentro!
Si solamente hay ‘obligación’ por tener que hacer el proyecto, la mediocridad está asegurada.
En este sentido, las entrevistas 1:1 son básicas para conocer el momentum de cada colaborador y valorar el grado de compromiso que tiene con el proyecto.
Algunas preguntas clave:
¿Qué crees que te aportará a nivel personal/profesional este proyecto?
¿Cómo crees que puedes ayudar a tu cliente antes, durante y después de terminar el proyecto?
¿Por qué crees que este es el mejor proyecto que podrías estar haciendo ahora mismo?
2# LOS INICIOS DE LOS PROYECTO SON DETERMINANTES
Empezar con mal pie tiene consecuencias.
Y no suelen ser muy buenas.
Si no le das relevancia al proyecto, la ‘relevancia’ se alejará del proyecto.
A todos nos gusta marcarnos hitos en días especiales: el día de tu cumpleaños, el primer día del año, la vuelta de vacaciones, a principios de mes…
Entonces, ¿por qué tendría que ser diferente con un proyecto?
La primera reunión inicial con todos los colaboradores es vital, y en este caso sería mejor obviar todo lo que tenga que ver con gestión de tareas y procesos que tiene un proyecto.
Se trataría de una reunión más enfocada a cohesionar el equipo y conocer el potencial de aprendizaje del proyecto.
La siguiente reunión sí que sería de coordinación y gestión de tareas.
Cuando inicies un proyecto, ten en cuenta las siguientes preguntas clave:
¿Cómo puedo desarrollar mi carrera profesional gracias a este proyecto?
¿Por qué este proyecto tiene potencial (en mi caso particular)?
¿Estoy preparado/a para colaborar con este equipo?
3# IDENTIFICA LOS ROLES CLAVE
Los colaboradores de los proyectos se sustentan en sus habilidades técnicas.
Sí, ¿seguro?
La especialización del equipo es importante, seguro, aunque también lo son sus habilidades personales a la hora de manejar situaciones complicadas que puedan surgir.
Si gestionas un equipo de robots, entonces adelante.
Si no es el caso y tu equipo tiene un gran componente humanoide, entonces cerciórate de que tengas los siguientes perfiles en tu equipo:
Rol cohesionador: ojalá todos los proyectos cumplan las fechas límite y todos los colaboradores estén 100% motivados. Sabes que NO es así. Este rol es imprescindible (el que más).
Rol de gestión: esta posición es clave para decidir próximos pasos y priorizar tareas. No puede faltar en el proyecto.
Rol estratégico: puede parecer obvio, pero muchas veces se descuida su perfil. Sin visión no hay horizonte, solo una lista plagada de tareas que carecen de sentido (y no hacen equipo).
4# INVIERTE EN METODOLOGÍA DE ORGANIZACIÓN
Ya tienes listo el diagrama Gantt, ¿y ahora qué?
Tienes un documento con una sucesión infinita de tareas, perfecto.
Sin metodología de organización, el equipo está abocado al caos.
Invertir en una metodología significa:
Cómo gestionar la semana para no acumular tareas el fin de semana
Cuándo descartar tareas (o fases del proyecto completas) cuando ya no tienen sentido
Cómo evitar duplicidades y errores en la planificación
Las herramientas para gestionar proyectos son necesarias, claro que sí, pero no deberían ser un método en si mismas si queremos que el proyecto funcione.
5# EQUILIBRA LAS COMPETENCIAS DIGITALES DEL EQUIPO
Las competencias digitales son cada vez más determinantes en el éxito de un proyecto.
No obstante, no todos los colaboradores tienen que poseer las mismas.
El equilibrio es la clave, por eso en el proceso de selección de los colaboradores tiene que ser un requisito fundamental.
Estos son los tipos de perfiles que deberías tener en tu equipo:
Early adopter: es el probador oficial de herramientas, aunque muchas veces no les da continuidad en el día a día. Se agradece tener un perfil así porque te obliga a revisar las últimas aplicaciones y formarte constantemente en el ámbito digital.
Curador de herramientas: se trata de una persona que le gusta probar herramientas y usar solo algunas de ellas. Es un perfil muy exquisito a la hora de selecciona herramientas, ya que le cuesta decidirse por una en concreto. Lo bueno es que minimiza el ‘ruido digital’ y ayuda al resto del equipo a enfocarse.
Conservador digital: no es necesario que tengas un perfil que esté en contra de cualquier mejora tecnológica, pero siempre viene bien tener un colaborador que toque de pies al suelo antes de implementar cualquier solución digital (y no se deje llevar por la impulsividad).
6# PERSONALIZA EL SEGUIMIENTO CON EL EQUIPO
Muchos proyectos se gestionan como si fuera un colegio.
Me explico:
“Cada semana (o día) se hace una reunión para conocer los avances de cada persona. Además, se pregunta constantemente si se completó la tarea o si hay algún obstáculo a la vista”.
¿No crees que es algo muy infantil?
¿Y si creáramos un equipo que se gestione solo?
Sí, ya sé que es muy fácil de decir y más complicado de hacer.
Primer paso. la fractalidad de los equipos es un paso previo. Con una jerarquía rígida todo avanza más lento y se generan conflictos de poder (constantes).
Segundo paso. Pregúntale a cada persona cómo prefiere el seguimiento: individual, grupal, más frecuente, menos frecuente… si estableces metas para cada colaborador, que cada persona se haga responsable de lograrlas.
Tercer paso. Analiza los incumplimientos. Descubre las razones que hay detrás y busca alternativas para que no vuelvan a suceder. Voto de confianza siempre.
7# CONOCE LOS RIESGOS DEL PROYECTO
¡Planifica para lo peor!
Resumiendo:
Estima que las tareas van a durar (mucho) más: añade un 20% de tiempo a la estimación que tenías prevista de cada tarea.
Diseña alternativas al plan principal: si el trayecto del proyecto se trunca, ten alternativas disponibles para poder pivotar en caso necesario.
Ten un plan de crisis detallado: si el caos se apodera del proyecto, ten un protocolo definido para gestionarlo con el equipo y el cliente final.
8# REDUCE LA CANTIDAD DE LAS REUNIONES
Otra vez reunión, ¿en serio?
Suelta lastre con las reuniones, no es necesario verse el rostro precioso todos los días.
Si me preguntaras cuál es el enemigo número 1 de los proyectos, creo que ya tengo respuesta: ¡las reuniones!
Hoy la tecnología nos da muchas herramientas para no tener que preguntar cada día : )
Las reuniones, las buenas de verdad, son las de equipo, es decir, las que genera cohesión y compromiso.
¿Cuántas reuniones innecesarias tuviste esta semana?
9# REAJUSTA EL PROYECTO EN TIEMPOS DE CRISIS
La motivación no es eterna ni viene de serie.
Al contrario, es tremendamente variable.
Lo mismo sucede en los proyectos, ya que no puedes pretender que todos los colaboradores estén 100% motivados en todo momento.
Lo que sí hay que fomentar es la disciplina y la estrategia, 2 aspectos clave para que los proyectos funcionen (y muy olvidados).
Disciplina: tiene que ver con los hábitos de priorizar tareas, informar y avisar al cliente, actualizar la herramienta de gestión de proyectos, hacer seguimiento de tus tareas…
Estrategia: anticipar obstáculos, entender la perspectiva del cliente y del negocio, eliminar tareas secundarias que ‘tapan’ el objetivo final, saber redirigir el proyecto cuando hay cambios…
10# CENTRALIZA LA BUROCRACIA
¡Maldita burocracia!
Aunque siendo honestos, hay que hacerla.
3 claves prácticas:
Evita que la misma persona lo tenga que hacer siempre (es un desmotivador total)
Concéntralo en 1 día a la semana (o 2-3 veces al mes)
Hazlo en horas de baja energía
11# HAZ UN CONTRATO PSICOLÓGICO
¿Estamos todos de acuerdo con el proyecto que tenemos en marcha?
¿Cuáles son las expectativas de cada colaborador/a?
¿Cómo me va a ayudar este proyecto a crecer como profesional?
¡Pregúntalo antes de empezar!
Las cosas que damos por sentadas, después resulta que querían estar levantadas : D
12# ANALIZA EL POST-PROYECTO
¿Podemos contar contigo para el próximo proyecto?
A veces conseguir un resultado concreto no implica éxito.
¿A costa de qué hemos alcanzado el objetivo?
Discusiones, conflictos, horas de sueño, inestabilidad total, errores constantes…
¿Estamos preparados para volver a zarpar de nuevo?
Hay 3 grandes frentes para tener en cuenta cuando termina un proyecto:
Resultados: ¿se lograron los resultados? ¿cómo quedó el cliente con el proyecto?
Tareas: ¿cómo se estructuró el trabajo? ¿hubo claridad en todo momento o fue un caos (o las 2)? ¿se podrían hacer las tareas de otra manera?
Factores psicosociales: ¿cómo está el ánimo del equipo? ¿el liderazgo funcionó bien? ¿cómo se gestionaron los conflictos?
¡Ahora es tu turno! ¿Qué claves te parecieron más útiles en la Gestión de Proyectos? ¿Hay alguna recomendación especial que tengas en cuenta cuando gestionas un proyecto? ¿Cuáles son tus problemas habituales en referencia a la Gestión de Proyectos? Déjame tus impresiones en el apartado de comentarios : ) ¡1000 gracias!
¡Un abrazo!