¿En serio no echas de menos ESTO? 👀
Estás en la oficina y te surge una duda.
Aprovechas cualquier descanso para dejarte caer cerca la persona que te puede ayudar.
La otra persona, a veces amablemente y otras no tanto, te suele dar la solución que buscabas en muy poco tiempo.
Qué fácil, ¿no?
Sin entrar a valorar si este es el mejor método de comunicación posible para mantener la serenidad y la concentración en la oficina...
Lo cierto es que esta 'técnica' funciona y es altamente efectiva (muy rápida también).
Ahora bien, ¿cómo lo hacemos cuando la otra persona no está en la oficina y tampoco sabemos muy bien cuándo la vamos a ver físicamente?
Creo que ya te sabes el recorrido virtual de memoria...
Le escribes un email... y no hay respuesta
Le escribes un mensaje de Teams/Slack... y no hay respuesta
Le envías un WhatsApp... y no hay respuesta
Le llamas por teléfono... ¡al final contesta!
Este periplo infinito ya lo has vivido varias veces, estoy convencido.
Cuando las personas no están presentes en la oficina, la comunicación directa y ágil se hace más cuesta arriba.
Ahí es donde aparece la importancia del liderazgo hibrido (bien gestionado, claro está).
El liderazgo híbrido tiene que ver con un enfoque de liderazgo que combina elementos del liderazgo presencial y el liderazgo remoto. En este tipo de modelo, el líder lidera tanto a un equipo que trabaja en persona (oficinas) como a un equipo que trabaja de manera remota o en línea.
Entonces...
¿Cómo nos comunicamos con las personas de tu equipo si compartes poco tiempo con ellas en la oficina?
Aquí van 7 claves de liderazgo para gestionar equipos híbridos productivos:
1# Evita tener Ciudadanos de primera y de segunda clase
Hasta hace muy poco tiempo existían 2 tipos de colaboradores en base a su ubicación:
Los que sí están en la oficina
Los que no están en la oficina
Los primeros siempre han sido los más mimados con diferencia, mientras que la segunda categoría normalmente fueron los más denostados y ninguneados en la mayoría de empresas.
Afortunadamente esta concepción tan binaria está cambiando, aunque todavía existe una enorme brecha entre ambos formatos de trabajo.
Más allá de evitar el aislamiento social y tratar a todos los colaboradores de manera equitativa, hay 3 factores a tener en cuenta para lograr la máxima implicación de un equipo híbrido:
Participación: asegúrate de que existen fórmulas de participación que permiten que ambos perfiles puedan aportar sus ideas y sugerencias, de lo contrario siempre primarán las aportaciones de las personas que más tiempo pasen en la oficina. Crea formularios semanales (Microsoft Forms o Google Forms) y espacios colaborativos de participación (Teams o Slack) para que todo el mundo tenga acceso y pueda aportar su visión sobre las temáticas deseadas.
Decisión: una cosa es la participación y otra muy diferente es la decisión final que se acabe tomando. Tener los mecanismos de participación bien diseñados es un buen punto de partida, aunque pueden acabar en un saco roto si después no se tiene en cuenta la decisión de los colaboradores que optan por el formato en remoto. Estructura, sintetiza y facilita la posibilidad de que cualquier persona pueda tomar decisiones en equipo, por mucho que un colaborador/a a duras penas suela pisar la oficina de manera presencial.
Influencia: está genial reconocer la virtudes del equipo y sus hazañas, aunque también es una excelente idea resaltar las aportaciones de las personas que no estén en la oficina. Existe una cierta tendencia al centralismo de las oficinas a la hora de valorar las pequeñas victorias del equipo, así que siempre es bueno fomentar los éxitos de todos los miembros, incluyendo todos aquellos que no están presentes.
2# El número no sirve para nada
La efectividad de los equipos híbridos no está vinculada con el número de días que acudan a las oficinas.
Sé que hay muchas fórmulas en el mercado: 2 días en casa y 3 en la oficina, 3 días en la oficina y 2 días en casa, mañanas en la oficina y tardes en casa, máxima libertad de elección, sin poder de elegir (solamente en casa días muy específicos)...
Hoy por hoy, con la experiencia y la investigación que contamos, no podemos determinar cuál es la mejor combinación.
Por ahora todo son conjeturas que (quizá) nos servirán más adelante para iluminar a otras empresas que quieran aplicar la misma estructura híbrida.
Comparto contigo 3 elementos para tener en cuenta a la hora de decidir cuántos días serán en la oficina y cuántos fuera de ella:
Preferencia Personal: no todo el mundo rinde igual en distintos entornos. Hay muchos mitos sobre el trabajo desde casa; existen personas que no se sienten cómodas y decrece su nivel de rendimiento. También influye la situación vital de cada persona, especialmente si hay personas dependientes en distintos niveles. Es preferible preguntar al colaborador qué prefiere, máxima flexibilidad en este sentido. Una mala elección puede repercutir en los resultados de la empresa y en la calidad de las relaciones dentro del equipo.
KPIs y objetivos definidos: si los indicadores de rendimiento todavía tambalean y no están claros para los miembros del equipo, entonces es preferible potenciar el trabajo presencial por encima del remoto. Una vez estén claros los objetivos del equipo y estén claras las métricas, implementar un entorno híbrido será mucho más sencillo.
Nivel de Responsabilidad: aquí hay 2 variantes a considerar; la primera tiene que ver con si la persona es nueva o no en la empresa. La segunda, por otro lado, está relacionada con si un colaborador tiene personas a su cargo. Es bueno que las nuevas contrataciones pasen más tiempo en la oficina, ya que de esta manera se empapan más rápidamente de la cultura de la empresa y se integran con mayor facilidad. Por esta regla de 3, estas personas preferirán tener cerca a sus responsables, sobre todo para no sentir el aislamiento social inicial y saber que cuentan con un apoyo en todo momento.
3# Analiza el trabajo de tu Equipo
Siguiendo la estela del punto anterior, es imprescindible analizar el tipo de trabajo de los colaboradores para definir un esquema híbrido que sea efectivo.
¿Cómo es el trabajo de tu equipo?
Cultura previa: una conversación rápida con los fundadores/ejecutivos de la empresa será suficiente para determinar cuál es la visión que tienen acerca del trabajo híbrido y remoto. Los fundamentos y preferencias culturas serán determinantes para facilitar el trabajo híbrido, por eso es imprescindible contar con aliados entre los directivos para conseguir una transición efectiva hacia los equipos híbridos.
Tipologías de tareas: no es lo mismo trabajar en una fábrica que hacerlo delante de una pantalla. El formato remoto está reservado para los colaboradores del conocimiento y la innovación, por lo que el trabajo híbrido solo sería posible para un determinado colectivo.
Interdependencia: el grado de la relación entre los colaboradores también será un pilar claro y meridiano para determinar el grado de hibridez. Dependiendo del nivel de co-creación y de colaboracion entre los miembros, será preferible la presencialidad por encima del trabajo remoto. En el próximo punto ahondaremos sobre este tema 👇👇
4# Aplica la Matriz de la Hibridez
Si bien es cierto que existen muchas variables a considerar en el trabajo híbrido, te cuento que hay 2 de ellas que resultan imprescindibles para decidir el grado de hibridez de una actividad profesional:
a) Nivel de interacción: por interacción entendemos el nivel de vínculo que hay entre los colaboradores. Hay trabajos que son más autónomos, mientras que hay otros que requieren constantemente la intervención de múltiples colaboradores. Cuanto más nivel de interacción requiera una actividad profesional, más necesaria será la colaboración en formato presencial. Por otro lado, mientras menor sea la colaboración entre los miembros del equipo, entonces se requerirá una menor presencialidad.
b) Nivel de complejidad: la complejidad tiene que ver con la novedad y la dificultad que representa una actividad para un colaborador. La novedad de una tarea está asociada en si es la primera vez que se hace, o por lo contrario ya se ha realizado varias veces. La dificultad, en cambio, radica en si se tienen los recursos (mentales, informativos, procedimentales) a la hora de realizar la tarea.
5# Diseña Equipos Fractales
No te me asustes con la palabra fractal, verás que tiene mucho sentido.
Un fractal es un objetivo geomético de la cual su estructura principal, se reproduce varias veces en la misma forma de un mismo patrón.
Ahora imagínate un brócoli: el brócoli grande (la unidad completa) tiene una estructura concreta. Curiosamente, todos los tallos tienen la misma estructura concreta que el brócoli grande. ¿Te habías dado cuenta?
Aunque parezca que no tenga relación, este concepto también se puede aplicar a un equipo híbrido.
Los equipos híbridos fractales son representaciones en pequeño de una forma muy concreta de funcionar de un equipo (en base a la filosofía de la empresa).
El objetivo de los equipos fractales es ganar cercanía con los colaboradores y generar equipos autónomos.
Además, están pensados para evitar cuellos de botella con los puestos ejecutivos, así como para conseguir equipos autogestionados que no requieran de autorización constante para decidir cada una de sus acciones.
Algunos puntos clave para desarollar equipos fractales:
Deben ser pequeños e impares (5 es el tamaño ideal)
Cada equipo fractal tiene un líder de equipo (aunque formalmente no tenga esa posición)
Los líderes de los equipos fractales hablan al menos 1 vez por semana con las personas responsables (los supervisores que están por encima)
Los equipos fractales deciden sus propios objetivos siempre en consonancia con las metas de la empresa
6# Reconfigura tu Comunicación Digital
Un problema habitual en los equipos híbridos es el exceso de canales de comunicación para trasladar exactamente el mismo mensaje.
Este desaguisado colectivo genera poca claridad en la comunicación y se instala una sensación de caos que impacta de lleno en los resultados del equipo.
A priori, la solución parece fácil: se establecen unas reglas para comunicarse y listo.
Lo que sucede en realidad es muy diferente a lo que tenemos en el imaginario colectivo: mensajes cruzados entre distintas plataformas, duplicidad de mensajes, conflictos en la comunicación...
Comparto contigo algunos requisitos básicos para crear un protoloco de comunicación efectivo:
Herramientas digitales actuales (en uso): elabora una lista exhaustiva con todas las herramientas digitales que ahora se estén usando en el equipo. Aunque existan softwares que solamente use un determinado colectivo, también es preferible añadirlos para tenerlos en cuenta a la hora de diseñar el nuevo protocolo de comunicación.
Función de las herramientas digitales: cuando ya tengas la lista anterior creada, entonces indica cuál es la función actual de cada una de ellas (qué tipo de información, tareas o procesos se están enviando ahora mismo por ese canal de comunicación). Aquí seguramente encontrarás diferencias entre departamentos que conviene resaltar, normalmente debido a la casuística específica según el área que se esté analizando.
Responsable de la herramienta digital: solo en el caso de que fuera necesario, sería recomendable asignar un responsable a cada herramienta para mantenerla limpia y ordenada. Las herramientas digitales secundarias suelen correr el riesgo de convertirse en un vertedero descontrolado de archivos acumulados y desorganizados.
7# Gestión Emocional a Distancia
¿Cómo podemos saber cómo está el equipo si no nos vemos la cara en mucho tiempo?
Uno de los grandes retos a los cuales se enfrenta el líder híbrido es el de identificar el estado emocional de sus colaboradores antes de que los conflictos se enquisten por completo en la rutina del equipo.
Para evitarlo, lo más sabio es aplicar protocolos de prevención. Ni más ni menos.
Y estos protocolos tienen que ver con la comunicación constante y en aplicar el máximo nivel de honestidad en cada momento.
La mayoría de los conflictos actuales no aparecen de la nada, sino que suelen ser consecuencia de otros conflictos anteriores mal gestionados que han desembocado en el hartazgo de uno o varios colaboradores.
Un par de reuniones prioritarias para mejorar la gestión emocional a distancia:
Check-in emocional semanal: reunión individual con cada colaborador para conocer más en detalle su situación actual a nivel emocional. Preguntas recomendadas: a) ¿Qué actividad te gustó más durante esta semana?; b) ¿Qué actividad te hizo sentir a disgusto/triste y no te gustar repetir?; y c) ¿Qué necesitarías para sentirte mejor la próxima semana?
Reunión emocional de equipo: reunión mensual para conocer experiencias agradables y desagradables que tuvieron los colaboradores con otras personas (otros miembros del equipo, otros departamentos proveedores, clientes...). Más que una reunión abierta donde todo le mundo se exprese de manera libre, aquí la sugerencia es que sea una dinámica preparada por parte del líder híbrido. ¿No se te ocurre ninguna dinámica? Aquí van 5 dinámicas de grupo para estimular la confianza del equipo y equilibrar el termostato emocional.