¿ES POSIBLE ORGANIZAR TODO TU TRABAJO EN MICROSOFT 365?
Muchas personas tienen instalado Microsoft 365 en sus respectivas organizaciones, aunque la mayoría de ellas solo usa Outlook y Teams.
¿Te suena esta canción?
Todo se focaliza en correo y calendario, poca cosa más.
Quien trata de ser un poco más osado a la hora de probar nuevas herramientas de 365, suele tener conflicto directo con los colaboradores que prefieren mantener el mismo sistema clásico de siempre.
¿Qué ocurre entonces con todo el resto de las aplicaciones? ¿Por qué en general no se usan?
Empecemos por la definición básica de las herramientas de Microsoft 365:
Microsoft 365 es una plataforma de trabajo colaborativo donde puedes: a) estructurar los equipos para que las políticas laborales y los pilares organizativos estén claros; b) planificar y organizar todas las actividades de los colaboradores; c) comunicar de manera efectiva todos los mensajes que el equipo debe conocer; y d) generar espacios de participación y potenciar la creatividad entre todo el equipo.
Fíjate en la gran cantidad de herramientas de las cuales dispone el entorno de Microsoft 365: OneNote, Planner, Stream, Whiteboard, Sharepoint, Forms, Bookings, Project...
¿Cuánto conoces de cada una de ellas?
Un resumen rápido de las herramientas de Microsoft 365 y su función principal (las más relevantes):
Outlook: correo y calendario (principalmente)
To Do: gestión de tareas a nivel individual
Planner: gestión de tareas a nivel individual y en equipo (sobre todo este último punto)
OneNote: archivador digital para añadir procedimientos, checklist y otros datos de valor
Stream: almacén de videos (YouTube corporativo)
Sharepoint: gestión documental en equipo
Whiteboard: pizarra virtual colaborativa
Forms: encuestas y cuestionarios colaborativos
Bookings: reserva de citas individuales
Project: gestión de proyectos de gran envergadura
¿Sabes el potencial que tienen todas estas herramientas combinadas de Microsoft 365?
En este artículo descubrirás todas las mejores funcionalidades de las distintas herramientas de Microsoft 365 para ser mucho más efectivo. ¿Te atreves a conocerlas?
Por cierto… ¿Sueles usar herramientas de Microsoft 365? ¿Cuál es tu valoración? Me encantará conocer tu experiencia en la sección de comentarios 👇👇
CURSO COMPLETO DE LAS HERRAMIENTAS DE MICROSOFT 365
Si quieres sacarle el máximo rendimiento a la combinación ganadora entre las distintas herramientas de Microsoft 365, estos cursos están diseñados para ti.
Aquí encontrarás estrategias, pautas y recomendaciones para organizar tu trabajo de forma efectiva en distintas herramientas de Microsoft 365.
LA CURVA DE APRENDIZAJE DEL ECOSISTEMA MICROSOFT 365
Lo mejor del paquete de Microsoft 365 es su facilidad de uso. Casi de primeras te haces con sus distintas herramientas sin tener un gran expertise en ellas.
Es una auténtica maravilla, tanto por su sencillez como por la cantidad de opciones disponibles.
Si nunca usaste una herramienta similar, verás que en muy poco tiempo te harás con ella.
El correo (Outlook) es completo y potente, suficiente para enviar cuatro correos o gestionar un negocio complejo.
Crear una tarea y una lista es pan comido con Microsoft To Do y Planner, incluso la movilidad entre diferentes listas es muy versátil.
Clasificar y ordenar procesos nunca fue tan fácil con OneNote, un archivador digital para tenerlo todo bajo control.
Guardar información es sumamente fácil con OneDrive y SharePoint, los grandes almacenes digitales que alberga Microsoft 365.
¿Dispuesto a sacarle el máximo potencial de las herramientas de Microsoft 365? ¡Sigue leyendo porque te interesa!
CÓMO USAR TO DO Y PLANNER PARA ORGANIZAR TUS TAREAS
To Do y Planner son las herramientas elegidas para planificar tareas y proyectos dentro del ecosistema de Microsoft 365.
Es cierto que también existe Microsoft Project, un titán de la gestión de proyectos que no ha envejecido muy bien con los años. A pesar de su veteranía en el mercado, hay aplicaciones mucho mejores que le han pasado la mano por la cara.
¿Cómo puedes organizarte con To Do y Planner?
To Do y Planner, sin aplicar ningún tipo de metodología, se convertiría en una simple lista de tareas.
El problema principal es la sobreacumulación: muchas listas de tareas y poco rendimiento.
No es por menospreciar las listas de tareas, aunque lo cierto es que no tienen nada que ver con el concepto ‘organización’. Es una simple enumeración de ítems, poca cosa más.
En el siguiente tutorial gratuito verás cómo empezar desde el principio sobre Microsoft To Do y Planner para que crees tus primeros proyectos y tareas en base a la metodología de Neuroproductividad.
¿Tienes dudas o preguntas sobre el uso de las herramientas de Microsoft 365? Escríbenos a contact@emorganizer.com y estaremos encantados de brindarte con nuestra mejor respuesta sobre la herramienta.
CÓMO ORGANIZAR LOS PROCEDIMIENTOS EN ONENOTE
Microsoft OneNote es la mejor opción para clasificar, ordenar y compartir procedimientos dentro del entorno de Microsoft 365.
Ya sea para introducir procedimientos técnicos o checklist de equipo, lo cierto es que la facilidad de OneNote nos ahorra muchos quebraderos de cabeza y nos ayuda a centralizar todos los procedimientos repartidos en una misma plataforma digital.
LIMITACIONES Y OPORTUNIDADES DE MICROSOFT 365
Microsoft 365 sirve para cubrir muchas áreas de tus equipos o de tu negocio, aunque para nada es la panacea.
Como cualquier set de herramientas, 365 tiene lagunas importantes que pueden perjudicar el trabajo en equipo.
A nivel de gestión de proyectos de gran envergadura, ahí es donde Microsoft 365 tiene una gran limitación. Es cierto que Microsoft Project puede ayudarnos a subsanar esta deficiencia, aunque es una herramienta obsoleta (además de farragosa) en muchos aspectos.
También encontramos deficiencias entre la fusión del correo y Planner, teniendo que usar Power Automate para integrarlos de una manera más o menos decente (aunque muy mejorable).
Por último, hay que recalcar que el uso de SharePoint no es demasiado intuitivo y puede generar serios problemas a la hora de organizar la información y encontrarla con agilidad.
DISCLAIMER IMPORTANTE PARA ALMAS SENSIBLES
Microsoft 365 es una excelente herramienta para gestionar tus tareas, procedimientos e información; totalmente de acuerdo. Ahora bien, no es la panacea para todo.
Sé flexible, prueba también otras herramientas. Si sueles trabajar con otras personas, es importante testearla para saber qué opinión tienen los colaboradores de la propia herramienta. El feeling y la facilidad de uso serán clave para garantizar la sostenibilidad del uso de la aplicación a largo plazo.
¡Un punto importante! Microsoft 365 no nos patrocina y nos encanta probar todo tipo de herramientas. El hecho de ser una aplicación conocida y funcionar muy bien para planificarse, creímos que hacer un tutorial era como darle un homenaje a todos los amantes de la productividad personal.
Si quieres conocer más herramientas para gestionar tus proyectos y tareas, te recomendamos nuestro canal de YouTube con más de 900 cursos, conferencias y tutoriales.
¿Te gustaría que hiciéramos un tutorial sobre otra herramienta? ¡Háznoslo saber en comentarios!
¡Ahora es tu turno! ¿Sueles usar las herramientas de Microsoft 365 para organizarte? ¿Qué funcionalidades de las herramientas de Microsoft 365 te gustan más? ¿Y cuáles menos? ¿Qué trucos/estrategias has aprendido en las herramientas de Microsoft 365 y te gustaría compartir? ¿Qué otras herramientas conoces a la hora de organizarte mejor? Déjame tus impresiones en el apartado de comentarios : ) ¡1000 gracias!
¡Un abrazo!